Vor Ort oder online, kostenlos oder teuer: So wirkt sich der Event-Typ auf die No-Show Rate aus.

Event-Teilnehmer, die zusagen, dann aber nicht bei der Veranstaltung auftauchen: No-Shows verursachen Kosten und sind schlecht für das Image. Wer seine No-Show Rate reduzieren und Business-Events erfolgreich nutzen will, muss die Ursachen für das Nicht-Erscheinen kennen.
4. April 2023 | 
Invitario Redaktion

Sie kennen das bestimmt auch: Man plant, organisiert und kalkuliert ein aufwändiges Event mit dem klaren Ziel, eine erfolgreiche Veranstaltung auf die Beine zu stellen. Doch oft ist für Eventmanager, Marketer und Veranstalter die Ernüchterung am Event groß – denn es gibt immer Teilnehmer, die sich zwar zu Ihrem Event anmelden, dann aber nicht erscheinen. Die sogenannten No-Shows.

Wer die No-Show Rate reduzieren und Business-Events erfolgreich nutzen will, sollte die Ursachen für das Nicht-Erscheinen kennen.

Eine Absage wäre doch so einfach gewesen, denken Sie sich?! Denn diese No-Shows verursachen Kosten und verbrauchen Ressourcen, die nicht notwendig gewesen wären. Wie zum Beispiel zu viel bestelltes Essen vom Catering oder bei der Anmeldung aufgrund begrenzter Kapazität abgewiesene Teilnehmer.

Um die Anzahl der No-Shows so gering wie möglich zu halten, ist es für die Veranstalter im ersten Schritt entscheidend, die No-Show Rate als eine zentrale Statistik über alle Veranstaltungen hinweg zu verfolgen.

Dies ist der erste Blogartikel einer 3-teiligen Serie, in der Sie erfahren, wovon die No-Show Rate abhängt, mit wie vielen No-Shows sie je nach Typ der Veranstaltung rechnen müssen und wie Sie diese so gering wie möglich halten.

Was ist die No-Show Rate und wie wird sie berechnet?

Die No-Show Rate gibt den Anteil der nicht erschienen Personen von allen ursprünglich eingeplanten Teilnehmern an. Sie wird berechnet, indem die Anzahl der nicht erschienenen angemeldeten Teilnehmer durch die Anzahl der angemeldeten geteilt wird.

Ein einfaches Beispiel dafür: Insgesamt wurden 200 Tickets verkauft, der Einlass hat jedoch nur 150 Besucher gezählt, damit sind 50 Personen nicht erschienen. Die No-Show Rate wird durch die Division von 50/200 ermittelt und beträgt 25 Prozent.

Wie die Art der Veranstaltung die No-Show Rate beeinflusst

Studien sagen, dass die durchschnittliche No-Show Rate weltweit bei bis zu 40 Prozent liegt. Typische statistische Benchmarks für den Anteil an No-Shows sind stark abhängig von der Art des Events. So liegt die Quote bei kostenlosen Events bei 50 Prozent. Bei Veranstaltungen, für die Tickets gekauft werden müssen, fällt die Quote deutlich geringer aus, liegt in vielen Fällen aber trotzdem noch zwischen 20 und 30 Prozent.

Einen Unterschied gibt es auch zwischen Online- und Präsenzveranstaltungen: Online-Events haben in der Regel eine höhere No-Show Rate als Live-Veranstaltungen vor Ort. Schließlich fühlt sich die Anmeldung zu einem Online-Event bei weitem nicht so verbindlich an, wie jene zu einer Präsenzveranstaltung. Auch fällt die Teilnahme an einem rein virtuellen Event oft einem anderen kurzfristigen Termin zum Opfer oder wird übersehen.

Diese Zahlen bieten eine gewisse Orientierung. Die No-Show Rate ist aber für jede Veranstaltung einzigartig und von vielen verschiedenen Faktoren abhängig.

Diese Faktoren beeinflussen die No-Show Rate bei kostenlosen Events

Kostenlose Veranstaltungen ermöglichen den Zugang ohne Teilnahmegebühr und stellen auch kostenlose Inhalte bereit. Die No-Show Rate ist bei diesen Events meist höher als bei bezahlten Veranstaltungen.

Von welchen Faktoren ist das abhängig?

  • $Fehlende finanzielle Verpflichtung: Teilnehmer, die für Tickets bezahlen müssen, erscheinen eher beim Event.
  • $Unterschied Online vs. Präsenz-Events: Online ist die No-Show Rate bei kostenlosen Events meist deutlich höher, da den Teilnehmenden die Absage leichter fällt, wenn sie die Veranstaltung online verfolgen können.
  • $Echte Intention zur Teilnahme fehlt: Einige Personen melden sich bei kostenfreien Veranstaltungen nur deswegen an, weil sie gratis sind. Ohne eine echte Intention, wirklich teilnehmen zu wollen.

Darum ist die No-Show Rate bei Events mit Eintritt niedriger

Bezahlte Veranstaltungen können Konferenzen, Networking-Events, Messen, Webinare oder virtuelle Konferenzen sein, die für die Teilnehmenden kostenpflichtig sind.

Die No-Show Rate ist bei kostenpflichtigen Veranstaltungen deutlich geringer als bei freien Events und liegt durchschnittlich zwischen 5 und 10 Prozent. Das Erheben einer Eintrittsgebühr scheint daher eine effektive Strategie zu sein, um No-Shows zu verhindern. Diese Lösung ist aber nicht immer möglich und zum Beispiel für interne Events, PR-Veranstaltungen oder Partnerevents weniger geeignet. Aber es gibt noch weitere Faktoren, welche die No-Show Rate beeinflussen.

Wovon hängt die No-Show Rate bei kostenpflichtigen Events ab?

  • $Early Bird-Angebote und Incentives: Je früher die Teilnehmer die Karten kaufen, desto eher nehmen sie auch am Event teil. Spezielle Early-Bird-Angebote und weitere Incentives können daher zur Verbesserung der No-Show Rate beitragen.
  • $Reminders und Follow-up Emails: Hier ist Zurückhaltung unangebracht. Regelmäßige Reminder führen dazu, dass die Anzahl der Teilnehmer bei Events steigt.
  • $Richtlinien zur Ticket-Rückerstattung: Je strenger die Richtlinien zur Refundierung der bereits gekauften Ticktes sind, desto geringer ist die No-Show Rate.

Vergleich von Online- und Präsenz-Events: Wie ändert sich die No-Show Rate?

Unabhängig davon, ob Veranstaltungen kostenpflichtig oder frei sind: Vergleicht man die No-Show Rate von Online und Live-Events, so ist sie bei Veranstaltungen im virtuellen Raum in der Regel höher. Bei kostenlosen Events liegt der Unterschied durchschnittlich zwischen 10 bis 20 Prozent bei Live-Events im Vergleich zu 20 bis 30 Prozent bei Online-Veranstaltungen. Bei Events mit Bezahl-Ticktes bestehen 5 Prozent Unterschied zwischen Präsenz und Online.

Faktoren, welche die No-Show Rate online und live beeinflussen:

  • $Technische Probleme: Schlechte Internet-Verbindungen und technische Probleme erhöhen die No-Show Rate bei Online-Events.
  • $On-Demand: Online-Events können mit On Demand-Zugriffsmöglichkeit die Anzahl ihrer Teilnehmer steigern.
  • $Personalisierte Kommunikation: Je direkter und persönlicher die Teilnehmenden angesprochen werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie am Event teilnehmen.

    „Mit Invitario können Sie Ihre Teilnehmer sowohl vor als auch nach der Veranstaltung automatisiert mit den passenden Inhalten gezielt ansprechen. So halten Sie die No-Show Rate niedrig.“

    Christoph Hütter

    Geschäftsführer, Invitario
    • $Event-Größe: Die No-Show Raten sind höher, je größer ein Event ist – sowohl bei Präsenz-Events als auch bei Veranstaltungen im virtuellen Raum.
    • $Die Hauptgründe für No-Shows sind in beiden Fällen Terminkollisionen, Vergesslichkeit und unvorhergesehene Notfälle.

    Die Aufgabe von Event-Veranstaltern liegt darin, abhängig vom jeweiligen Veranstaltungs-Typ Maßnahmen zu treffen, um die No-Shows so gering wie möglich zu halten.

    FAZIT

    Die No-Show Rate ist ein relevantes Problem für alle Veranstalter von Business-Events. Sie zu ignorieren, kann sich kurz- oder langfristig sehr negativ auswirken. So könnte es schwierig werden, den geplanten Umsatz oder eine entsprechende Anzahl an Leads zu generieren. Als Veranstalter kann man aber die No-Show Rate auf ein Minimum reduzieren. Um dies zu erreichen ist es wichtig zu verstehen, aus welchen Gründen Teilnehmer vom Event fernbleiben und welche Besonderheiten die einzelnen Event-Arten bei den No-Shows aufweisen.

    In den kommenden 2 Teilen unserer Serie erfahren Sie, welche Unterschiede es bei der No-Show Rate im Vergleich vor und nach der Pandemie gibt und mit welchen Tipps Sie Ihre No-Show Rate so gering wie möglich halten.

    Lernen Sie Invitario in 4 Minuten kennen.

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    Hier geht es zur Studienteilnahme

    Intro-Video mit Carsten Schwarz