SCHWERPUNKT „COVID-19 UND EVENTS“
Was tun mit einer Software für Teilnehmermanagement, wenn Veranstaltungen aufgrund einer Ausnahmesituation wie der Corona-Krise gerade nicht erlaubt sind und nicht an das Einladen von Kunden, Geschäftspartnern oder Mitarbeitern zu denken ist?
Außergewöhnliche Zeiten erfordern außergewöhnliche Maßnahmen – und kreatives Handeln. Die von den Regierungen auferlegten Versammlungs- und Veranstaltungsverbote haben zu einem vorübergehenden Stillstand im Eventmanagement geführt. Aber in vielen Unternehmen und Organisationen wird gerade in Zeiten der Krise nach sozial wertvollen Ideen mit Mehrwert gesucht.
„Es freut uns sehr, dass unsere Kunden während der Corona-Krise gesellschaftlich wertvolle Projekte mit Invitario zur Umsetzung bringen.“ so Christoph Hütter, Geschäftsführer von Invitario.
Dazu zählt etwa die Landesregierung eines Bundeslandes, die mit Invitario Freiwillige für Hilfsaktionen erfasst. In den vergangenen Wochen haben sich bereits zahlreiche Personen gemeldet, die nun in ihrer Umgebung Menschen, die aufgrund einer Quarantäne auf fremde Hilfe angewiesen sind, mit Einkäufen und anderen Besorgungen unterstützen.
Oder ein Mobilfunkanbieter, der rund um Ostern mit Invitario ein national kommuniziertes Gewinnspiel zur Umsetzung brachte, an dem sich zehntausende Personen beteiligten. Da an ein normales Osterfest nicht zu denken war, kam der Osterhase in der Form attraktiver Geschenke per Post zu den Gewinnern nach Hause.
Diese und andere Beispiele zeigen eindrucksvoll, was mit einer Software für Teilnehmermanagement möglich ist – schließlich muss diese flexible Prozesse im Einladungsmanagement abbilden können, personalisierte und automatisierte Kommunikation mit den Teilnehmern einer Veranstaltung erlauben, dabei die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung erfüllen und im Idealfall auch in die bestehende Softwareumgebung eines Unternehmens integrierbar sein. All das macht eine Software wie Invitario zu einem vielseitigen Instrument, das sich eben nicht nur für das Einladen und Verwalten von Teilnehmern einer Veranstaltung eignet.
In den vergangenen Wochen haben wir bei unseren Kunden bereits einige sehr innovative und eindrucksvolle Anwendungen von Invitario weit abseits des üblichen Teilnehmermanagements gesehen – in diesem Artikel haben wir für Sie einige Ideen zusammengestellt.
Online-Events
Die Corona-Krise hat zu einem Boom bei online durchgeführten Veranstaltungen geführt. Freilich lassen sich digital umgesetzte Events kaum mit Veranstaltungen, an denen man persönlich teilnimmt, vergleichen. Aber als vorübergehende Lösung ist es allemal besser, als vollständig auf Veranstaltungen zu verzichten. So hat etwa einer unserer Kunden innerhalb weniger Tage seine Podiumsdiskussionen, die üblicherweise bei mittelständischen Unternehmen im gesamten DACH-Raum stattfinden, in das Internet verlegt: Die Diskutanten unterhalten sich nun via Webcam und die Teilnehmer können sich per Chat an der Diskussion beteiligen. Eingeladen wird wie bisher mit Invitario und die Übertragung der Diskussion findet mittels Livestream statt.
Personalisierte Kommunikation
Gerade in Krisen ist eine aktive Kommunikation mit Stakeholdern wie Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartner von besonderer Bedeutung. Auch in schwierigen Zeiten in Kontakt zu bleiben, zeugt von Verantwortungsbewusstsein und strahlt Vertrauen aus. Mit Invitario können Sie Ihre Kontakte einfach in Segmenten organisieren und mit personalisierten Inhalten per E-Mail informieren.
Gewinnspiele
Mit wenigen Klicks lassen sich in Invitario Formulare erstellen, um Daten aller Art zu erfassen. Ideal, um Gewinnspiele einfach und schnell – nach dem Vorbild einer offenen Veranstaltung ohne Einladung – umzusetzen. Auch die Erfassung diverser Zustimmungen nach den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung ist möglich. Die Daten der Teilnehmer fließen direkt in die Gästeliste ein und lassen sich mit einem Klick als Excel-File exportieren. Durch den automatisierten Versand einer E-Mail-Bestätigung kann sich auch jeder Teilnehmer sicher sein, dass er am Gewinnspiel teilnimmt. Die Teilnahme lässt sich auf einmal pro E-Mail-Adresse beschränken, auch die Umsetzung eines Double-Opt-in ist möglich.
Umfragen abwickeln/Feedback sammeln
Ähnlich wie bei der Umsetzung von Gewinnspielen können Sie die Funktionen von Invitario auch ganz einfach zur Erstellung von Umfragen und zum Einholen von Feedback nutzen. Erstellen Sie ein Formular als Online-Umfrage und senden Sie diese mit personalisierten Einladungen an Ihre Kontakte. Die Erfassung der Rückmeldungen kann natürlich auch vollkommen anonym erfolgen.
Daten bestehender Kontakte pflegen
Auch wenn aktuell noch nicht an das Einladen zum nächsten Event zu denken ist, können Sie eine Einladung zur Überprüfung und Aktualisierung der Stammdaten Ihrer Stakeholder – wie Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner – übermitteln. So kreieren Sie nicht nur einen positiven Kontaktpunkt, sondern haben dabei auch die Qualität Ihrer Daten optimiert.
Das Team von Invitario wünscht Ihnen viel Gesundheit, Ausdauer und einen guten Neustart nach der Corona-Krise.
