Warum Ihr Eventmarketing mit Daten effektiver und einfach besser wird.

Drei einfache Möglichkeiten, um aus Ihren Veranstaltungen wertvolle Daten für ein effektiveres Eventmarketing zu generieren.
22. Juni 2022 | 
Invitario Redaktion
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Nutzen Sie die Daten Ihrer Events?

Unternehmen, die auf ihren Business-Events Daten über das Verhalten und die Interessen der Teilnehmer generieren, sind klar im Vorteil. Sie steigern damit die Qualität der Veranstaltungen und ihren wirtschaftlichen Erfolg. 

Ein Event ist mehr als nur ein Check-in. Auf einer Veranstaltung – gleich ob diese nun virtuell oder als klassische Präsenzveranstaltung umgesetzt wird – lassen sich weit mehr Daten erfassen. Heute verraten wir Ihnen, wo viele Unternehmen derzeit immer noch wertvolle Daten liegen lassen und wie Ihre Events durch intelligentes Generieren von Daten noch erfolgreicher werden.

„Wir sind davon überzeugt, dass die meisten Unternehmen ihr Potenzial im Eventmarketing nur minimal ausschöpfen und hier das größte Potenzial für Wachstum besteht.“

Christoph Hütter

Geschäftsführer, Invitario

Welche Daten sind es nun, die für Unternehmen besonders wichtig sind und wie können diese bei Events generiert werden? Wir zeigen Ihnen drei Möglichkeiten, wie Sie Events als Datengenerator besser für sich nutzen können:

Möglichkeit 1: Aktive Steuerung des Eventerfolgs durch das Messen digitaler Kontaktpunkte

 Durch das Messen des Engagements vor dem Event wissen Sie rechtzeitig, was funktioniert und können so den Erfolg der Veranstaltung aktiv steuern. „Es ist wichtig zu wissen, wie eine Veranstaltung bei der Zielgruppe aufgenommen wird und ob diese Resonanz bzw. Interesse weckt“, sagt Christoph Hütter, Co-Founder von Invitario.

Das funktioniert durch das Messen digitaler Kontaktpunkte von E-Mails (Öffner, Klicker von E-Mails) und der Eventwebseite (Besuche, Klicks, Registrierungen). So können Veranstalter in Echtzeit viel über die Effektivität und Attraktivität ihres Events und der Eventkommunikation erfahren. „Nur wer weiß, was funktioniert und was nicht, kann sein Eventmarketing auf Basis fundierter Daten optimieren und die Learnings für kommende Veranstaltungen nutzen“, so Hütter.

Möglichkeit 2: Die Online-Registrierung zur Veranstaltung

Die Online-Registrierung hat den großen Vorteil, dass neben den Stammdaten der Teilnehmer auch noch weitere Daten abgefragt werden können. Zum Beispiel, welche Themenbereiche die Teilnehmer besonders interessieren. Gleichzeitig bietet die Registrierung immer auch die Chance für die Datenpflege. 

„Bei bestehenden Kontakten kann das Anmeldeformular bereits mit den bekannten Daten eines Teilnehmers befüllt sein. Das macht die Anmeldung komfortabler und bietet den zusätzlichen Nutzen, dass der Teilnehmer seine Daten nur noch überprüfen muss und diese bei Bedarf aktualisieren kann“, erklärt Hütter.

Möglichkeit 3: Das Messen von Kontaktpunkten während des Events

Bei vielen Eventorganisatoren bleibt der Check-In der Teilnehmer der einzige Kontaktpunkt, der erfasst wird. Aber auch im laufenden Event können Kontaktpunkte erfasst und ausgewertet werden – zum Beispiel der Besuch eines Vortrags oder die Teilnahme an einem speziellen Programmpunkt der Veranstaltung.

„Solche Kontaktpunkte können aussagekräftige Daten zu den Interessen einzelner Teilnehmer liefern und als Grundlage für weitere Maßnahmen in Marketing und Vertrieb, wie z. B. für die Follow-up Kommunikation, dienen“, sagt Hütter.

 „Events erzielen eine größere Wirkung“

Über unsere Eventmarketing-Plattform Invitario bilden Unternehmen ihr gesamtes Eventportfolio mit teilweise hunderten Events pro Jahr ab. Dadurch können wir die Event- und Teilnehmerdaten nicht nur standardisiert zu jedem Event erfassen und über alle Veranstaltungen hinweg auswertbar machen, sondern auch mit dem bestehenden Marketing Technology Stack unserer Kunden integrieren.

„Damit stehen wir am Beginn einer neuen Ära, in der Events eine vollkommen neue Bedeutung und eine größere Wirkung erzielen – sowohl für den Veranstalter wie auch für den einzelnen Teilnehmer“, erklären die Invitario-Gründer.

Sie möchten Ihre Events effektiver nutzen?

Sichern Sie sich hier einen Termin für unser Live-Webinar mit einem kompakten Überblick über die Eventmarketing-Plattform von Invitario. 

In unserem nächsten Blogbeitrag erfahren Sie, welche Schritte unbedingt notwendig sind, damit Sie diese neu gewonnenen Daten auch für Ihren Unternehmenserfolg nutzen können.

“Natürlich denken die Teilnehmer:innen nicht daran, dass auch ein, für sie, kostenloses Event viele Ressourcen kostet. Deshalb muss die Minimierung der No-Show Rate für jeden Veranstalter oberste Priorität haben.”

Stefan Grossek

Geschäftsführer, Invitario

 

Von welchen Faktoren ist die No-Show Rate abhängig?

  • PFehlende finanzielle Verpflichtung: Teilnehmer, die für eine Veranstaltung bezahlen müssen, erscheinen eher beim Event.
  • PUnterschied Online vs. Präsenz-Events: Online ist die No-Show Rate bei kostenlosen Events meist deutlich höher, da den Teilnehmenden die Nicht-Teilnahme besonders leicht fällt und auch weniger auffällt.
  • PEchte Intention zur Teilnahme fehlt: Einige Personen melden sich bei kostenfreien Veranstaltungen nur deswegen an, weil sie eben gratis sind. Ohne eine echte Intention, wirklich teilnehmen zu wollen.

 

Darum ist die No-Show Rate bei Events mit Eintritt niedriger

Bezahlte Veranstaltungen können in allen möglichen Formen wie Konferenzen, Networking-Events, Messen, Webinare oder virtuelle Konferenzen stattfinden, die für die Teilnehmenden kostenpflichtig sind. 

Die No-Show Rate fällt – wie zu erwarten – bei kostenpflichtigen Veranstaltungen deutlich geringer als bei kostenlosen Events aus und liegt durchschnittlich zwischen 5 und 10 Prozent. Das Erheben einer Eintrittsgebühr scheint daher eine effektive Strategie zu sein, um No-Shows zu verhindern. Diese Lösung ist aber nicht immer möglich und zum Beispiel für interne Events, PR-Veranstaltungen oder klassische Business-Events weniger geeignet. Aber es gibt noch weitere Faktoren, welche die No-Show Rate beeinflussen.

Wovon hängt die No-Show Rate bei kostenpflichtigen Events ab?

  • PEarly Bird-Angebote und Incentives: Je früher die Teilnehmer die Karten kaufen, desto eher nehmen sie auch am Event teil. Spezielle Early-Bird-Angebote und weitere Incentives können daher zur Verbesserung der No-Show Rate beitragen.
  • PReminder und Follow-ups: Beim Versenden von E-Mails im Vorfeld eines Events ist Zurückhaltung unangebracht. Regelmäßige Reminder – im Idealfall mit für den Teilnhemer relevanten und hilfreichen Informationen – führen dazu, dass die Anzahl der Teilnehmer bei Events steigt.
  • PRichtlinien zur Ticket-Rückerstattung: Je strenger die Richtlinien zur Refundierung der bereits gekauften Tickets sind, desto geringer ist die No-Show Rate.

„Mit Invitario können Sie Ihre Teilnehmer sowohl vor, während als auch nach der Veranstaltung automatisiert mit den passenden Inhalten gezielt ansprechen. So halten Sie die No-Show Rate ohne großen Aufwand niedrig.“ 

Marko horngacher

Produkt Manager, Invitario

 

Vergleich von Online- und Präsenz-Events: Wie ändert sich die No-Show Rate? 

Unabhängig davon, ob Veranstaltungen kostenpflichtig oder frei sind: Vergleicht man die No-Show Rate von Online und Live-Events, so ist sie bei Veranstaltungen im virtuellen Raum in der Regel deutlich höher. Bei kostenlosen Events liegt der Unterschied durchschnittlich zwischen 10 bis 20 Prozent bei Live-Events im Vergleich zu 20 bis 30 Prozent bei Online-Veranstaltungen. Bei kostenpflichtigen Events bestehen jedoch nur rund 5 Prozent Unterschied zwischen Präsenz und Online.

Faktoren, welche die No-Show Rate online und live beeinflussen:

  • PTechnische Probleme: Potenziell schlechte Internet-Verbindungen und technische Probleme auf Seite der Teilnehmer erhöhen die No-Show Rate bei Online-Events.
  • POn-Demand: Online-Events können mit On Demand-Zugriffsmöglichkeit auf ein Video auch im Nachgang noch die Anzahl ihrer Teilnehmer steigern.
  • PPersonalisierte Kommunikation: Je direkter und persönlicher die Teilnehmenden angesprochen werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie am Event teilnehmen.
  • PEvent-Größe: Die No-Show Raten sind höher, je größer ein Event ist – sowohl bei Präsenz-Events als auch bei Veranstaltungen im virtuellen Raum.
  • PDie Hauptgründe für No-Shows sind in beiden Fällen Terminkollisionen, Vergesslichkeit und unvorhergesehene Notfälle.

Die Aufgabe von Event-Veranstaltern liegt darin, abhängig vom jeweiligen Veranstaltungs-Typ Maßnahmen zu treffen, um die No-Shows so gering wie möglich zu halten.

FAZIT

Die No-Show Rate ist ein relevantes Problem für alle Veranstalter von Business-Events und die Minimierung muss eine der obersten Prioritäten bei jedem Event sein. Um die No-Show Rate auf ein Minimum zu reduzieren, ist es wichtig zu verstehen, aus welchen Gründen Teilnehmer vom Event fernbleiben und welche Besonderheiten die einzelnen Event-Arten bei den No-Shows aufweisen. 

In den kommenden 2 Teilen unserer Serie erfahren Sie, welche Unterschiede es bei der No-Show Rate im Vergleich vor und nach der Pandemie gibt und mit welchen Tipps Sie Ihre No-Show Rate so gering wie möglich halten.

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