Werbung per E-Mail? Das klingt eher nach einem Thema für die Marketing-Abteilung als für Event-Manager:innen. Doch Vorsicht: Auch Event-Einladungen gelten oft als Werbung per E-Mail und unterliegen damit strengen DSGVO-Vorgaben.
Wann dürfen Sie also Kontakte per E-Mail zu einer Veranstaltung einladen? Brauchen Sie immer eine Einwilligung – oder gibt es Ausnahmen für Geschäftskontakte? In diesem Blogpost erhalten Sie alle relevanten Informationen für rechtskonforme Event-Einladungen in Deutschland und Österreich, damit Sie Datenschutzverstöße, Abmahnungen und Ärger vermeiden. Konkret erfahren Sie:
- Was Werbung per E-Mail aus rechtlicher Sicht ist und ob auch Event-Einladungen als Direktwerbung gelten
- Was Sie im Datenschutz bei der Einladung zu einer Veranstaltung beachten müssen
- Wann Sie eine Einwilligung für Event-Einladungen per E-Mail benötigen
- Wie Sie die Einwilligung zu Event-Einladungen via E-Mail am besten einholen
- Welche Optionen Sie haben, wenn keine Einwilligung für E-Mail-Kommunikation gemäß DSGVO & Co. vorliegt
- Was es bei telefonischen Einladungen und Werbung per Post zu beachten gibt
- Fazit
1 Was ist Werbung per E-Mail und zählen Event-Einladungen als Direktwerbung?
In Deutschland und Österreich umfasst Werbung per E-Mail aus rechtlicher Sicht jede elektronische Nachricht, die ein Produkt, eine Dienstleistung oder eine Veranstaltung mit kommerziellem Interesse bewirbt.
Da Veranstaltungseinladungen oft geschäftliche Ziele verfolgen, gelten diese meist als Direktwerbung. Allerdings ist Direktwerbung nur unter bestimmten Bedingungen erlaubt.
In Deutschland ist die rechtliche Grundlage dafür § 7 UWG, in Österreich § 174 TKG 2021. Die Konsequenz für Sie als Event-Manager:in: Sie dürfen Event-Einladungen meist nur mit vorheriger Zustimmung der Empfänger:innen versenden – außer es greifen gesetzliche Ausnahmen für Werbung per E-Mail.
2 Was müssen Sie im Datenschutz bei der Einladung für eine Veranstaltung beachten?
Als Event-Manager:in verschicken Sie regelmäßig Event-Einladungen an Kund:innen, Mitarbeiter:innen oder Journalist:innen. Doch in vielen Fällen benötigen Sie dafür eine vorherige Einwilligung der Empfänger:innen.
Der Grund dafür ist, dass Einladungen zu Veranstaltungen personenbezogene Daten beinhalten (z. B. Name oder E-Mail-Adresse). Der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zufolge dürfen Sie diese nur auf Basis einer rechtlichen Grundlage verarbeiten. Aus DSGVO-Sicht müssen Sie folgende Aspekte beachten:
Aspekt 1: Rechtliche Grundlage für den Versand prüfen
Wenn Sie Kontaktlisten von anderen Abteilungen zum Einladen erhalten, klären Sie vorab, ob diese Kontakte eine Einwilligung zum Erhalt von Event-Einladungen gegeben haben. Oder greift eine gesetzliche Ausnahme, sodass Sie keine Einwilligung benötigen (z. B. berechtigtes Interesse)?
Aspekt 2: Transparenz- und Informationspflichten einhalten
Unabhängig davon, ob Sie eine Einwilligung Ihrer Kontakte benötigen – die Transparenz- und Informationspflicht gilt immer. Geben Sie daher in der Datenschutzerklärung klar an, wer welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet, und fügen Sie den Link in die E-Mail-Einladung ein.
Aspekt 3: Opt-out-Möglichkeiten anbieten
Jede Event-Einladung per E-Mail muss eine einfache Abmeldemöglichkeit (Opt-out) enthalten – dies gilt auch für jede Save-the-Date-Mail und Erinnerungsmail. Eine einfache Formulierung ist z. B. „Hier abmelden“.
Aspekt 4: Datenminimierung beachten
Erfassen und speichern Sie Daten nur, wenn sie für die Einladung zwingend notwendig sind. Vermeiden Sie unnötige Datenabfragen nach dem Motto „Besser zu viele als zu wenige“. Löschen Sie personenbezogene Daten, wenn Sie diese nicht mehr benötigen.
Aspekt 5: Speicherfristen berücksichtigen
Einwilligungen müssen nachweisbar dokumentiert sein, damit Sie Anfragen von Betroffenen umgehend beantworten können. Für steuerlich relevante Daten (z. B. Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen) gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen – in Deutschland sind dies 10, in Österreich 7 Jahre.
3 Wann benötigen Sie eine Einwilligung für E-Mail-Kommunikation gemäß DSGVO & Co.?
Veranstaltungseinladungen zählen oft als Direktwerbung per E-Mail und stellen eine Verarbeitung personenbezogener Daten dar. Damit unterliegen sie der DSGVO sowie nationalen Gesetzen in Deutschland und Österreich.
Grundsätzlich ist für den Versand von Event-Einladungen eine Einwilligung für E-Mail-Kommunikation mit werblichem Charakter erforderlich. Es gibt jedoch Ausnahmen, insbesondere für Geschäftskontakte (B2B).
Ihr Unternehmen kann in bestimmten Fällen ein berechtigtes Interesse an Direktwerbung per E-Mail geltend machen, sofern die Datenschutzrechte der betroffenen Empfänger:innen nicht überwiegen. Dies reicht in den meisten Fällen allerdings nicht als alleinige Rechtsgrundlage aus.
Ob Sie eine Einwilligung für E-Mail-Kommunikation gemäß DSGVO und nationaler Gesetze benötigen, hängt im Wesentlichen von zwei Faktoren ab:
- Wer sind die Empfänger:innen?
- Wie wurden die Kontaktdaten ursprünglich erhoben?
Was bedeutet das nun für die Praxis? In diesem Abschnitt erfahren Sie, wann Sie unter Umständen keine Einwilligung der Empfänger:innen vor dem Versand einer Event-Einladung via E-Mail benötigen und welche Unterschiede es bei den verschiedenen Zielgruppen gibt.
3.1 Wann Sie keine Einwilligung für den Versand von E-Mail-Einladungen benötigen
3.1.1 Datenschutz bei der Einladung zu einer Veranstaltung: Ausnahmen in Deutschland
Kontaktieren Sie andere Unternehmen (z. B. Bestandskund:innen, Geschäftspartner:innen), ist eine Einwilligung unter Umständen nicht notwendig. In Deutschland müssen dazu alle der folgenden Bedingungen erfüllt sein:
- Ihr Unternehmen hat (oder hatte bis vor Kurzem) eine aktive Geschäftsbeziehung mit diesen Kund:innen oder Geschäftspartner:innen.
- Die Veranstaltungseinladung bezieht sich auf Produkte oder Dienstleistungen, die jenen ähnlen, die die Empfänger:innen bereits in Anspruch genommen haben.
- Ihre Kontakte haben der Nutzung ihrer E-Mail-Adresse für werbliche Zwecke nicht widersprochen.
- Ihre Event-Einladung enthält eine einfache Möglichkeit zum Abmelden (Opt-out).
Sind alle vier Bedingungen erfüllt, ist Direktwerbung per E-Mail ohne vorherige Einwilligung zulässig.
Darüber hinaus dürfen Sie öffentlich einsehbare Unternehmensadressen (z. B. kontakt@firma.de) per E-Mail kontaktieren, wenn die Event-Einladung mit der geschäftlichen Tätigkeit des kontaktierten Unternehmens zusammenhängt. Prüfen Sie dies jedoch im Einzelfall.
3.1.2 Datenschutz bei der Einladung zu einer Veranstaltung: Ausnahmen in Österreich
Auch in Österreich gibt es eine Ausnahme bei der Einwilligungspflicht bei bestehenden Geschäftsbeziehungen. Dazu müssen die folgenden Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sein:
- Sie bzw. Ihr Unternehmen haben die E-Mail-Adresse im Zuge eines Produktkaufs oder der Erbringung einer Dienstleistung erhalten.
- Sie verwenden die E-Mail-Adresse ausschließlich für die Bewerbung ähnlicher Produkte und Dienstleistungen.
- Die Empfänger:innen können sich von der Zusendung von Event-Einladungen beim Erfassen der Daten sowie bei jeder weiteren Zusendung abmelden (Opt-out).
- Die Empfänger:innen können die Zusendung von Event-Einladungen von Vornherein ablehnen, indem sie sich in die E-Commerce-Gesetz-Liste der Rundfunk und Telekom Regulierungs-GesmbH (RTR) eintragen.
Passt die Einladung inhaltlich zur geschäftlichen Tätigkeit des kontaktierten Unternehmens, ist es auch in Österreich zulässig öffentlich einsehbare E-Mail-Adressen anzuschreiben. Dies sollten Sie jedoch im Einzelfall prüfen.
3.2 E-Mail-Datenschutz: Wen dürfen Sie zu Ihrer Veranstaltung einladen?
Falls das Thema E-Mail-Datenschutz bei Events für Sie noch zu theoretisch klingt, erfahren Sie in diesem Abschnitt, welche Regelungen für unterschiedliche Zielgruppen gelten.
3.2.1 Geschäftliche Kontakte
Benötigen Sie von Kund:innen und Geschäftspartner:innen gemäß DSGVO eine Einwilligung zu E-Mail-Kommunikation? Einladungen an geschäftliche Kontakte sind auch ohne Zustimmung zulässig, wenn bestimmte Voraussetzungen gelten. Welche das sind, lesen Sie im verlinkten Abschnitt.
3.2.2 Potenzielle Kund:innen
Wie sieht es bei Interessent:innen aus, die Ihr Unternehmen als Kund:innen gewinnen möchte? Grundsätzlich ist sowohl in Deutschland als auch in Österreich Werbung per E-Mail in Form einer Event-Einladung verboten, es sei denn, dass Sie eine vorige Einwilligung dieser Kontakte haben.
In Deutschland können Sie möglicherweise berechtigtes Interesse geltend machen, wenn Sie mit dem Unternehmen bereits in Kontakt stehen und die Einladung berufsrelevant ist. Dies sollten Sie jedoch im Einzelfall prüfen. In Österreich gelten keine Ausnahmen für potenzielle Kund:innen.
3.2.3 Journalist:innen und Medienkontakte
Auch Journalist:innen sind eine häufige Zielgruppe bei Veranstaltungen, insbesondere bei Pressekonferenzen, Produkt-Launches oder Fachkonferenzen. Doch auch hier gilt: Event-Einladungen an Journalist:innen zählen als Werbung per E-Mail.
In Deutschland gibt es keine ausdrückliche Ausnahme für Presseanfragen. Wenn die Einladung für die journalistische Arbeit relevant ist, kann dies in Einzelfällen eine Kontaktaufnahme über allgemeine Redaktionsadressen (z. B. redaktion@magazin.de) rechtfertigen. Persönliche Adressen sollten Sie jedoch nur mit Einwilligung nutzen. Mit einer vorherigen Zustimmung sind Sie jedenfalls auf der sicheren Seite.
Letzteres gilt ebenso für Österreich: Auch hier gibt es keine expliziten Ausnahmen für journalistische Kontakte. Es ist daher sicherer, diese vorab um Zustimmung zu bitten. Beachten Sie dabei auch, ob sich Journalist:innen auf der E-Commerce-Gesetz-Liste eingetragen haben.
3.2.4 Mitarbeiter:innen
Einladungen an Mitarbeiter:innen gehören für Sie vermutlich zum Arbeitsalltag – sei es für Weiterbildungen, Teambuilding-Aktivitäten oder andere interne Veranstaltungen. Diese gelten in der Regel nicht als Direktwerbung per E-Mail, weil es sich um interne Kommunikation ohne werblichen Charakter handelt. Damit entfällt auch die Pflicht zum Einholen einer vorigen Einwilligung.
Anders sieht es jedoch aus, wenn Sie Mitarbeiter:innen zu externen Veranstaltungen einladen, die nicht direkt mit dem Arbeitsverhältnis zusammenhängen (z. B. öffentliche Events von Kund:innen). In diesem Fall gelten die allgemeinen Datenschutz- und Werberegeln.
3.2.5 Privatpersonen
Event-Einladungen via E-Mail an Privatpersonen (B2C) sind sowohl in Deutschland als auch in Österreich stets nur mit ausdrücklicher Einwilligung erlaubt.
3.2.6 Gekaufte Adressen
Der Kauf von E-Mail-Adressen klingt nach einer schnellen Möglichkeit potenzielle Kund:innen zu erreichen. Doch aus datenschutzrechtlicher Sicht ist der Einsatz gekaufter Adressen sowohl in Deutschland als auch in Österreich unzulässig, da Direktwerbung per E-Mail nur mit nachweisbarer, freiwilliger und informierter Einwilligung erlaubt ist. Diese kann bei gekauften Adressen nicht sichergestellt werden. In anderen Worten: Nein, Sie dürfen keine gekauften E-Mail-Adressen für Event-Einladungen nutzen.
3.2.7 Öffentlich einsehbare E-Mail-Adressen
E-Mail-Adressen von Unternehmen, Journalist:innen oder Einzelpersonen sind manchmal auf Websites, in Branchenverzeichnissen oder auf Social-Media-Profilen zu finden. Die bloße Veröffentlichung einer E-Mail-Adresse bedeutet jedoch keine automatische Einwilligung für E-Mail-Kommunikation gemäß DSGVO und nationaler Gesetze. In diesem Zusammenhang dürfen Sie andere Unternehmen nur dann kontaktieren, wenn ein klarer Bezug zur geschäftlichen Tätigkeit des jeweiligen Unternehmens besteht. Prüfen Sie dies jedoch im Einzelfall.
4 So holen Sie gemäß DSGVO & Co. die Einwilligung zu E-Mail-Kommunikation von Ihren Gästen ein
Sie merken also schon: In den meisten Fällen benötigen Sie aufgrund nationaler Gesetze und der DSGVO eine Einwilligung für E-Mail-Kommunikation. Diese muss jederzeit widerrufbar sein sowie freiwillig, informiert und nachweisbar erfolgen. Damit Sie den Status zur Einwilligung pro Kontakt nicht manuell aktualisieren müssen, empfiehlt sich der Einsatz einer professionellen Software für Einladungs- und Teilnehmer:innen-Management wie z. B. Invitario. So sparen Sie erheblich Zeit und können Teilnehmer:innendaten DSGVO-konform verwalten.
Beachten Sie dabei auch das Koppelungsverbot der DSGVO, das untersagt, die Teilnahme an einer Veranstaltung von einer zusätzlichen, nicht freiwilligen Zustimmung (z. B. zum Erhalt eines Newsletters) abhängig zu machen.
4.1 Datenschutz bei der Anmeldung zur Veranstaltung durch aktives Opt-in
Wie holen Sie die Einwilligung nun am besten von Ihren Gästen ein? Dazu inkludieren Sie im Anmeldeformular eine Checkbox mit einem kurzen Einwilligungstext, z. B. „Ich möchte auch in Zukunft Event-Einladungen per E-Mail erhalten.” samt einer kurzen Widerrufsbelehrung. Diese Zustimmung muss freiwillig erfolgen und darf nicht an die Event-Anmeldung gekoppelt sein.
Wenn Sie auf der sicheren Seite sein wollen, empfiehlt sich ein Double-Opt-in. In diesem Fall erhalten Ihre Event-Gäste nach der Anmeldung über das Formular eine Bestätigungsmail mit einem Link, um die Anmeldung für diese Art der Kommunikation zu bestätigen.
Grundsätzlich können Sie auch bei einzelnen Kontakten persönlich nachfragen und die Daten in Ihrem Einladungsmanagement-Tool ergänzen. Dies ist jedoch zeitlich deutlich aufwendiger und muss DSGVO-konform dokumentiert werden.
4.2 Visitenkartenregel: Gilt das Überreichen einer Visitenkarte als Einwilligung?
Visitenkarten werden oft auf Messen, Networking-Events oder Meetings ausgetauscht. Doch bedeutet die Übergabe einer Visitenkarte automatisch, dass Sie diese Person per E-Mail zu einem Event einladen dürfen? Die kurze Antwort: Nein, die Übergabe einer Visitenkarte allein ist keine ausdrückliche Einwilligung für Event-Einladungen per E-Mail. Es handelt sich um einen – leider noch immer weit verbreiteten – Irrglauben, dass das Überreichen einer Visitenkarte als Einwilligung für E-Mail-Kommunikation gemäß DSGVO (z. B. für Event-Einladungen oder Newsletter) gilt.
Eine Einladung ist nur zulässig, wenn die Person aktiv zustimmt. Diese Zustimmung sollten Sie nachweisbar dokumentieren.
4.3 Eventserien: Gilt eine Einwilligung für alle zukünftigen Einladungen?
Eine einmal erteilte Einwilligung für Event-Einladungen gilt nur für den konkret genannten Zweck. Das bedeutet, dass Sie eine Zustimmung für eine Veranstaltung nicht automatisch für zukünftige Einladungen nutzen dürfen – auch nicht im Rahmen einer Eventserie. Dies ist nur möglich, wenn der Kontakt eindeutig und nachweisbar im entsprechenden Umfang zugestimmt hat.
Die Teilnahme an einer Veranstaltung darf nicht an die Zustimmung zu künftigen Einladungen gekoppelt werden, da dies gegen das Koppelungsverbot der DSGVO verstößt. Eine Formulierung wie „Mit meiner Anmeldung stimme ich zu, über zukünftige Events der Reihe informiert zu werden“ ist daher unzulässig. Fügen Sie stattdessen eine optionale Checkbox im Anmeldeformular hinzu, z. B.: „Ich möchte auch in Zukunft per E-Mail über Veranstaltungen der Eventreihe informiert werden und kann meine Einwilligung jederzeit widerrufen.“
Eine bestehende Einwilligung bleibt gültig, solange Sie die Teilnehmer:innen regelmäßig informieren und jede Einladung eine Abmeldemöglichkeit enthält. Falls sich das Thema der Eventserie ändert oder länger keine Kommunikation erfolgt, ist eine neue Einwilligung erforderlich.
5 Einladen ohne Zustimmung: Was tun, wenn die Einwilligung für E-Mail-Kommunikation (DSGVO, nationale Gesetze) fehlt?
Idealerweise erhalten Sie stets Kontaktlisten mit klarem Opt-in von Ihren Kolleg:innen. In der Praxis sieht es oft anders aus. Welche Möglichkeiten stehen Ihrem Unternehmen nun zur Verfügung?
Option 1: Holen Sie die Zustimmung ein.
Bevor Sie eine Event-Einladung per E-Mail versenden, müssen Sie sicherstellen, dass eine gültige Einwilligung der Empfänger:innen vorliegt. Sie dürfen nicht nachträglich per E-Mail um Zustimmung bitten.
Allerdings können Sie die Einwilligung auf andere Weise einholen:
- Persönlich nachfragen (z. B. in einem ohnehin stattfindenden Telefonat oder Meeting)
- Über eine entsprechende Checkbox in einem Online-Formular auf Ihrer Website
Dokumentieren Sie jede Einwilligung elektronisch oder schriftlich, damit Sie jederzeit nachweisen können, dass diese freiwillig, informiert und nachweisbar erfolgt ist.
Option 2: Nutzen Sie alternative Kommunikationskanäle (z. B. Werbung per Post).
Ihnen fehlt vielleicht die Zustimmung für Werbung per E-Mail. Werbung per Post unterliegt in Deutschland und Österreich allerdings weniger strengen Bedingungen als E-Mail-Werbung. Sie dürfen Bestandskund:innen per Brief einladen, sofern deren Adressen rechtmäßig erfasst wurden und kein Widerspruch vorliegt (z. B. durch Eintrag in die Robinsonliste). Weitere Details zu den rechtlichen Voraussetzungen finden Sie im verlinkten Abschnitt.
Geht es Ihnen weniger um spezifische Personen, sondern vielmehr um eine bestimmte Zielgruppe, die Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen wollen, können andere Formen des Eventmarketings hilfreich sein z. B. Social-Media-Anzeigen oder Platzierungen des Events auf Fachportalen.
6 Werbung per Post oder Telefon: Alternativen zu Event-Einladungen per E-Mail
6.1 Werbung per Post (Briefkastenwerbung)
Wie im vorherigen Abschnitt erwähnt werden Sie in der Praxis wohl viel zu oft feststellen, dass Ihnen die aufgrund nationaler Gesetze und der DSGVO notwendige Einwilligung für E-Mail-Kommunikation fehlt. Bedeutet das, dass Sie diese Kontakte gar nicht einladen dürfen? Nicht zwangsläufig – unter gewissen Bedingungen ist Werbung per Post (Briefkastenwerbung) ohne Zustimmung zulässig. Eine vorherige Einwilligung ist sowohl in Deutschland als auch in Österreich nicht notwendig, sofern folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Ihr Unternehmen hat die Postadresse rechtmäßig erhoben (z. B. aus bestehenden Geschäftsbeziehungen oder aus öffentlich einsehbaren Quellen, sofern kein Werbewiderspruch vorliegt).
- Es liegt kein Widerspruch der Kontakte vor (z. B. durch Eintrag in die Robinsonliste).
- Die Werbung richtet sich an Bestandskund:innen oder an Empfänger:innen, die voraussichtlich Interesse an der Veranstaltung haben (z. B. aufgrund früherer Anfragen).
- Die Werbung per Post enthält eine Möglichkeit zum Widerspruch.
Beachten Sie, dass gekaufte Adresslisten hohe rechtliche Risiken bergen und ohne nachweisbare Einwilligung oder berechtigtes Interesse in der Regel nicht dem erforderlichen Datenschutz für E-Mails entsprechen.
6.2 Werbung per Telefon
Einladungen zu Veranstaltungen via Telefon eignen sich wohl kaum für umfangreiche Kontaktlisten. Wollen Sie jedoch einzelne Personen kontaktieren oder nachfassen, kann diese Methode äußerst effektiv sein.
Ob eine telefonische Einladung zu einem Event zulässig ist, hängt in Deutschland davon ab, ob es sich um einen Privatkontakt (B2C) oder ein Unternehmen (B2B) handelt. Während Sie für B2C-Kontakte eine vorherige Einwilligung benötigen, ist telefonische Werbung im B2B-Bereich in Deutschland zulässig, wenn ein mutmaßliches Interesse besteht. Dies liegt vor, wenn die beworbene Veranstaltung für das Unternehmen voraussichtlich relevant ist, beispielsweise durch eine bestehende Geschäftsbeziehung oder ein vorheriges Interesse an ähnlichen Events (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG).
In Österreich ist Telefonwerbung grundsätzlich nur mit vorheriger Einwilligung zulässig. Eine Ausnahme besteht, wenn eine bestehende Geschäftsbeziehung vorliegt und die beworbene Veranstaltung thematisch mit dieser Geschäftsbeziehung zusammenhängt (§ 174 Abs. 2 TKG 2021).
In beiden Ländern müssen Sie die Möglichkeit zum Widerspruch für zukünftige Einladungen via Telefon anbieten. Automatisierte Anrufe (Callbots) sind in Deutschland und Österreich ohne ausdrückliche Einwilligung verboten.
7 Fazit zu Event-Einladungen als Werbung per E-Mail
In diesem Blogpost haben Sie erfahren, warum Einladungen zu Veranstaltungen meist als Werbung per E-Mail bzw. Direktwerbung gelten. Aufgrund nationaler Gesetze sowie der DSGVO ist E-Mail-Kommunikation ohne vorherige Einwilligung grundsätzlich nicht zulässig – es sei denn, eine gesetzliche Ausnahme greift. In folgenden Fällen dürfen Sie dennoch Einladungen per E-Mail verschicken:
- Die Empfänger:innen haben dem Erhalt von Veranstaltungseinladungen zu werblichen Zwecken zugestimmt.
- Ihr Unternehmen hat keine Einwilligung der Empfänger:innen, aber es kommen gewisse rechtliche Ausnahmen zum Tragen.
- Ihrem Unternehmen fehlt die Zustimmung der Empfänger:innen für Event-Einladungen zu werblichen Zwecken, aber Ihre Einladung fällt nicht unter Direktwerbung (z. B. E-Mail-Einladung für eine interne Veranstaltung).
In puncto Datenschutz bei E-Mails spielt auch die Zielgruppe eine zentrale Rolle, insbesondere, ob es sich um B2B- oder B2C-Kontakte handelt. Im verlinkten Abschnitt sehen Sie die Unterschiede.
Weniger streng sind die gesetzlichen Regelungen bei Briefkastenwerbung bzw. Werbung per Post. Unter bestimmten Voraussetzungen ist Werbung per Post ohne vorherige Zustimmung möglich, solange kein Werbewiderspruch vorliegt.
Auch wenn Sie nicht jedes rechtliche Detail selbst klären müssen: Sie haben jetzt das Wissen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und mit internen Expert:innen oder Datenschutzbeauftragten auf Augenhöhe zu diskutieren. Viel Erfolg bei Ihren Event-Einladungen per E-Mail!
FAQ
Ist Werbung per E-Mail in Deutschland und Österreich erlaubt?
Werbung per E-Mail ist ohne vorherige Einwilligung grundsätzlich nicht zulässig, es sei denn, es greift eine gesetzliche Ausnahme. In Deutschland (§ 7 Abs. 3 UWG) und Österreich (§ 174 Abs. 4 TKG 2021) dürfen Unternehmen Bestandskund:innen unter bestimmten Bedingungen auch ohne Einwilligung kontaktieren,
- wenn die E-Mail-Adresse im Zuge eines Vertragsabschlusses erhoben wurde,
- die Werbung für ähnliche Produkte oder Veranstaltungen erfolgt und
- eine einfache Abmeldemöglichkeit angeboten wird.
Wann sind Event-Einladungen per E-Mail erlaubt?
Event-Einladungen per E-Mail gelten meist als Werbung und unterliegen strengen Datenschutzregeln. Sie sind erlaubt, wenn:
- Eine ausdrückliche Einwilligung der Empfänger:innen vorliegt.
- Das Bestandskund:innenprivileg greift (z. B. wenn bereits eine Geschäftsbeziehung besteht und es um ähnliche Events geht).
- Die Einladung nicht werblich ist (z. B. für interne Veranstaltungen).
In jedem Fall muss eine einfache Abmeldemöglichkeit (Opt-out) enthalten sein.
Was passiert, wenn ich Werbung per E-Mail ohne Einwilligung versende?
Werbung per E-Mail ohne Einwilligung kann rechtliche Konsequenzen haben z. B.:
- Abmahnungen von Mitbewerber:innen oder Verbraucher:innenverbänden
- Bußgelder nach der DSGVO (abhängig vom Verstoß bis zu 20 Mio. Euro oder 4% des Jahresumsatzes)
- Strafen nach dem UWG (Deutschland) oder TKG (Österreich)
- Unterlassungsklagen von Betroffenen
- Imageschäden für das Unternehmen
Rechtlicher Hinweis
Dieser Blogpost wurde von Invitario erstellt und von dem Datenschutzexperten und Rechtsanwalt Dr. Rainer Lassl, MA (META legal) geprüft. Bitte beachten Sie, dass dieser Blogpost dennoch nur einen ersten Einblick in den Bereich des Datenschutzrechts gibt und Invitario keine wie auch immer geartete Haftung für die Inhalte übernimmt. Dieser Blogpost ersetzt keine auf Ihr Unternehmen abgestimmte Rechtsberatung. Klären Sie weitergehende Fragen stattdessen mit Rechtsanwält:innen ab.
