Case Study

Wie die B&C Privatstiftung mit Invitario über 400 hochkarätige Gäste zu ihrer Gala einlädt

Unsere Case Study blickt hinter die Kulissen des Teilnehmermanagements der hochkarätigen Gala im Zeichen der Forschung.
Invitario Teilnehmermanagement Case Study: Wie die B&C Privatstiftung über 400 hochkarätige Gäste zu ihrer Gala einlädt

Hochkarätige Gala der Forschung

Die Verleihung des Houskapreises zählt seit über 10 Jahren zu den hochkarätigsten Veranstaltungen für Entscheider aus Forschung, Industrie und Wirtschaft. Neben der Vergabe des Awards dürfen sich Gäste auf den Vortrag eines internationalen Top-Speakers sowie auf ein exklusives Galadinner freuen.

Die Planung und Organisation der Veranstaltung, die eine Mischung aus Award-Verleihung und Galaabend ist, wird von einem kleinen Organisationsteam des Veranstalters durchgeführt. Unterstützung kommt von ausgewählten Dienstleistern, die das Event seit Jahren begleiten und zusammen mit dem Veranstalter immer wieder auf eine neue Ebene heben.

Schon aufgrund der hochkarätigen Gästeliste, die sich ausschließlich aus Top-Entscheidern sowie renommierten Wissenschaftlern zusammensetzt, überlässt der Veranstalter nichts dem Zufall: das Teilnehmermanagement für die rund 400 Gäste liegt in den Händen von Doris Mayr, der langjährigen Assistentin des Vorstands der B&C Privatstiftung.

Eindrücke von der Houskapreis Gala 2018

Die Rolle von Invitario

Um das Einladen und Verwalten der Gäste zu optimieren, hat sich der Veranstalter für Invitario entschieden. Durch die Einführung eines digitalen Teilnehmermanagements wurde der bisher manuell umgesetzte Einladungsprozess deutlich effizienter und übersichtlicher.

Doris Mayr

Doris Mayr

B&C Privatstiftung

„Einer der Vorteile von Invitario ist, dass wir immer die aktuellen Rückmeldungen der Gäste abfragen können. So wissen wir jederzeit, wer bereits auf die Einladung reagiert hat und können gezielt bei jenen Gästen nachfassen, die sich bisher weder mit einer Zu- noch mit einer Absage gemeldet haben.“

Aktuelle Statistiken zu den Rückmeldungen der eingeladenen Personen waren für die B&C Privatstiftung ein entscheidender Faktor für die Digitalisierung der zuvor unter großem Zeitaufwand manuell umgesetzten Gästeverwaltung.

Gedruckte Einladung

Um dem hochwertigen Rahmen des Events auch bei der Einladung gerecht zu werden, kommen ausschließlich gedruckte und postalisch versandte Einladungen zur Anwendung. Die Brücke zum digitalen Teilnehmermanagement wird geschlagen, indem diese Einladungen per Digitaldruck personalisiert werden.

„Die Kombination aus einer gedruckten Einladung und den digitalen Lösungen von Invitario macht es unseren Gästen leicht, online jederzeit auf die Einladung zu reagieren. Darin sehen wir einen großen Vorteil für unsere Gäste und für uns als Veranstalter.“

Die Personalisierung enthält neben der persönlichen Ansprache des Gastes auch den individuellen Zugangscode zur Event-Website, die ebenfalls direkt in Invitario erstellt wird. Bei Eingabe des Codes erkennt Invitario den Teilnehmer und kann diesen auf der Landingpage – z. B. mit „Sehr geehrte Frau Dr. Muster“ – persönlich ansprechen.

Houskapreis: Die gedruckten und postalisch versendeten Einladungen

Darüber hinaus ist das Online-Anmeldeformular mit den bereits bekannten Daten des Gastes ausgefüllt. Der Teilnehmer muss nur noch die fehlenden Informationen ergänzen oder seine Daten aktualisieren. Um zu vermeiden, dass eine der begehrten Einladungen weitergegeben wird, sind im Online-Anmeldeformular die Felder Vor- und Nachname schreibgeschützt. Gäste können sich dadurch nur unter dem eigenen Namen anmelden. Mit einem Klick auf den Anmelde- und Abmeldebutton wird die Rückmeldung abgeschlossen.

Meldet sich ein Gast zur Veranstaltung an, erhält er sofort automatisch eine Anmeldebestätigung per E-Mail, die alle wichtigen Informationen zur Veranstaltung wie Datum, Programm, Ort und Anfahrt enthält.

Darüber hinaus wird ein auf den Namen des Gastes ausgestelltes Ticket mit QR-Code zur Verfügung gestellt, das der Gast ähnlich einem Flugticket im Wallet seines Smartphones abspeichern kann.

Wenige Tage vor der Veranstaltung erhalten alle angemeldeten Gäste noch einmal eine Erinnerung mit einem Update zum Event. Auch in diesem Mailing ist ein Link zum persönlichen Ticket enthalten.

Brücke zum digitalen Teilnehmermanagement

Sobald ein neuer Gast zu einer Veranstaltung hinzugefügt wird, stellt Invitario automatisch einen individuellen Zugangscode zur Verfügung. Diese Codes können – zusammen mit allen anderen Gästedaten – als Excel-Liste exportiert und von einer Druckerei zur Herstellung der Einladungen als Datenquelle eingesetzt werden.

Christoph Hütter

Christoph Hütter

Geschäftsführer Invitario

„Für den Erfolg einer Veranstaltung ist der Check-in von hoher Bedeutung. Für den Gast ist es der Auftakt zur Veranstaltung, der reibungslos funktionieren muss. Gleichzeitig muss sichergestellt sein, dass der Veranstalter immer den Überblick behält und der Prozess sicher ist. Ein schneller und unkomplizierter Einlass ist für mich ein eindeutiges Qualitätsmerkmal professioneller Events.“

Schneller und sicherer Empfang der Gäste

Auf der Veranstaltung selbst werden die Gäste an mehreren Check-in-Stationen empfangen. Der Check-in erfolgt entweder per Scan eines QR-Codes oder durch Eingabe des Gästenamens in ein Suchfeld. Dabei greifen die Check-in-Mitarbeiter über den Browser eines Laptops (Invitario Web-Check-in) auf die digitale Gästeliste der Veranstaltung zu, die nach jedem Check-in mit dem Invitario-Server synchronisiert wird. So stehen dem Veranstalter bereits während der Veranstaltung Daten zu den bereits eingetroffenen Gästen zur Verfügung. Hier sieht Doris Mayr einen weiteren Vorteil:

Doris Mayr

Doris Mayr

B&C Privatstiftung

„Einerseits bin ich als Veranstalter immer informiert, wer eingetroffen ist, und kann dadurch die Gäste noch besser betreuen, andererseits entfällt die Listenführung und dadurch ist auch der Datenschutz besser gewährleistet.“

Neben dem Web-Check-in am Laptop können Teilnehmer auch über die Invitario App per Smartphone oder Tablet erfasst und Namensschilder ausgedruckt werden. Hier erfahren Sie mehr über den Check-in.

Profi-Tipp: Denken Sie bei der Planung Ihrer Veranstaltung auch an die Umsetzung des Check-ins. Gerade bei Veranstaltungen ab 100 Teilnehmern sollten Sie hier nichts dem Zufall überlassen. Je nach Art und Größe der Veranstaltung ist das passende Setup der Einlass-Situation, wie z. B. die Anzahl der Check-in-Stationen sowie die Auswahl der passenden Hardware, Möbel und Mitarbeiter, zu definieren. Dazu kommen viele Faktoren wie Jahreszeit (Garderobe?) oder Wetter (Regen?), die Sie nicht beeinflussen können.

Folgende Mailings werden beim Houskapreis verschickt

  • Save the Date: Bereits einige Monate vor der Veranstaltung wird ein Save the Date an die eingeladenen Gäste per E-Mail versandt. Neben den Eckdaten der Veranstaltung wird auch darauf hingewiesen, dass die persönliche Einladung per Post folgt.

    Um die Aktualität der bei den Gästen hinterlegten Adressdaten für den postalischen Versand der Einladung zu gewährleisten, können Gäste ihre Daten auf der Event-Website einsehen und gegebenenfalls aktualisieren. Dazu wurde ein eigenes Online-Formular angelegt, das lediglich die Aktualisierung der Adressdaten erlaubt. Klickt ein Gast im Save the Date Mailing auf den Button „Kontaktdaten prüfen“, gelangt er zu dem mit seinen Daten ausgefüllten Formular.

  • Gedruckte Einladung: Die gedruckte und postalisch versandte Einladung enthält neben der Internet-Adresse (URL) der Event-Anmeldeseite auch den für jeden Gast individuellen Zugangscode. Mit diesem Code hat der Gast Zugriff auf die Event-Website und kann mit einer Zu- oder Absage auf die Einladung reagieren.
  • Reminder zur Einladung: Manueller Versand an alle Gäste, die bisher weder mit einer Zusage noch mit einer Absage auf die Einladung reagiert haben. Invitario stellt automatisch eine Zielgruppe mit diesen Kontakten zum Versand der Erinnerung zur Verfügung.
  • Anmeldebestätigungen: Automatischer Versand von An- und Abmeldebestätigungen nach jeder Rückmeldung eines Gastes. Gäste, die zur Veranstaltung zugesagt haben, erhalten mit der Anmeldebestätigung weitere Informationen zur Veranstaltung. Hier kann inhaltlich zwischen der Anmeldung mit und ohne Begleitung unterschieden werden. Die Anmeldebestätigung enthält auch einen Link zum persönlichen QR-Code-Ticket des Gastes, das einen schnellen und sicheren Check-in auf der Veranstaltung ermöglicht.
  • Info-Mailing an alle zugesagten Gäste: Da zwischen der Einladung und der Veranstaltung ein Zeitraum von mehreren Wochen liegt, werden die Gäste wenige Tage vor dem Event noch einmal mit einem Info-Mailing an die Veranstaltung erinnert.
  • Follow-up: Nach der Veranstaltung wird allen Gästen, die tatsächlich an der Veranstaltung teilnahmen, ein Mailing mit einem Dank für die Teilnahme und einem Fotolink übermittelt.

Fazit

Beim Einladen der hochkarätigen Gäste setzt die B&C Privatstiftung auf eine Kombination aus einer klassischen Printeinladung und dem digitalen Teilnehmermanagement-System Invitario.

Die hohe Wertigkeit einer persönlichen und per Post übermittelten Einladung wird dabei für den Gast mit den Vorteilen der schnellen und einfachen Antwortmöglichkeit einer Event-Website kombiniert. Nach der Zusage erfolgt die weitere Kommunikation per E-Mail.

Der Empfang der Gäste ist genau auf die Location abgestimmt. Um einen schnellen und sicheren Einlass der Gäste zu gewährleisten, erfolgt der Check-in mittels Scan eines QR-Codes oder Namenssuche auf der digitalen Gästeliste von Invitario.

Die Veranstaltung

  • Veranstaltungsart: Gala, Award
  • Typ: Geschlossene Veranstaltung
  • Teilnehmer: ca. 400
  • Veranstalter: B&C Privatstiftung

Eingesetzte Produkte

Über die B&C Privatstiftung

Mit der jährlichen Verleihung des Houskapreises fördert die B&C Privatstiftung seit 2005 wirtschaftsnahe Forschungsprojekte und drückt so ihre Wertschätzung für hervorragende Arbeit aus. Der Forschungspreis der B&C Privatstiftung trägt dazu bei, die finanziellen Grundlagen für Innovation und Forschung in Österreich zu verbessern. Mit einer Dotierung von 500.000 Euro ist der Houskapreis Österreichs größter privater Forschungspreis.

Fotos: Christina Anzenberger-Fink (7), Invitario GmbH (4)

Über den Autor

Über den Autor

Stefan Grossek ist in der Geschäftsführung von Invitario für den Datenschutz sowie für die wirtschaftlichen und rechtlichen Agenden des Unternehmens verantwortlich. Im Invitario-Magazin schreibt Stefan über aktuelle Themen im Teilnehmermanagement und den Datenschutz bei Veranstaltungen. Darüber hinaus ist Stefan mit seiner Expertise in der Digitalisierung von Eventprozessen und Geschäftsmodellen als Autor von Fachartikeln sowie ein gefragter Gastredner. Stefan hat an der Harvard University ein Management-Studium absolviert und Kommunikationswirtschaft in Wien studiert.

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