Covid-19: Warum der digitale Check-in jetzt für jede Veranstaltung unverzichtbar wird

Ein entscheidender Faktor für die Sicherheit Ihrer Veranstaltung ist die lückenlose Erfassung aller Teilnehmer – nur so lässt sich sagen, wie viele Personen bereits anwesend sind und wer am Event tatsächlich teilgenommen hat.
Covid-19: Warum der digitale Check-in jetzt für jede Veranstaltung unverzichtbar wird

SCHWERPUNKT „COVID-19 UND EVENTS“

Ein entscheidender Faktor für die Sicherheit Ihrer Veranstaltung ist die lückenlose Erfassung aller Teilnehmer.

Denn nur so lässt sich sagen, wie viele Personen bereits anwesend sind und wer am Event tatsächlich teilgenommen hat.

Die behördlich auferlegten Anforderungen stellen Sie bei der Umsetzung von Veranstaltungen auch vor die zwei folgenden Fragen, die Sie jederzeit auf „Knopfdruck“ beantworten können sollten:

  • Wie viele Personen sind bereits auf der Veranstaltung anwesend?
    Die Teilnehmerzahl wurde von den Behörden als ein entscheidender Faktor für die Sicherheit von Veranstaltungen definiert und ist in vielen Ländern begrenzt. Die Art der Erhebung und Einhaltung der Teilnehmerzahl spielt eine wesentliche Rolle und sollte daher in das Sicherheitskonzept Ihrer Veranstaltungen einfließen.
  • Wer hat tatsächlich an der Veranstaltung teilgenommen?
    Die lückenlose Dokumentation der Anwesenheit von Personen sowie von deren Kontaktdaten ist bei Veranstaltungen jeder Art eine weitere Schlüsselanforderung von Behörden. Nur so kann gewährleistet werden, dass im Fall einer notwendigen Nachverfolgung alle Teilnehmer durch die Behörde erreicht werden können.

 

Die Lösung liefert die digitale Umsetzung des Check-ins.

 

1. Massnahme

Digitale Gästeliste

Grundlage ist die digitale Gästeliste einer Veranstaltung, auf der all jene Teilnehmer angeführt sind, die mit einer Zusage auf Ihre Einladung reagiert haben.

In Invitario stehen Ihnen für jede Veranstaltung eine Gästeliste sowie eine eigene Funktion für den Check-in zur Verfügung, in der sich die von Ihnen benötigte Anzahl an Check-in-Stationen ganz nach Ihren Anforderungen konfigurieren lässt. Die Möglichkeiten reichen von unterschiedlichen Eingängen für spezielle Teilnehmergruppen über den Druck von Namensschildern bis hin zu Einstellungen für den Datenschutz.

Ihre Teilnehmer werden auf der Veranstaltung vom Check-in-Personal mittels Laptop, Tablet oder Smartphone entweder durch die Angabe des Namens oder den Scan eines QR-Codes erfasst.

Den Fortschritt des Check-ins verfolgen Sie in Echtzeit auf Ihrem Smartphone – so wissen Sie bereits während der Veranstaltung, wie viele und welche Personen bereits anwesend sind. Eine Überschreitung der behördlich erlaubten Teilnehmerzahl kann damit ganz einfach vermieden werden.

Im Nachgang der Veranstaltung steht Ihnen eine Anwesenheitsliste zur Verfügung, auf der das Eintreffen jedes Teilnehmers mit Datum und Uhrzeit dokumentiert ist.

 


 

Tipp

Durch die fortlaufende Synchronisation verfügen alle Check-in-Stationen immer über den gleichen und aktuellen Stand der Gästeliste.

Darüber hinaus können ausgewählte Anwender jederzeit Teilnehmer ergänzen oder von der Liste entfernen – so bleibt die Gästeliste auch noch während der laufenden Veranstaltung flexibel.

 


2. Massnahme

Kontaktloser Check-in

Wenn Sie die Einlasskontrolle Ihrer Teilnehmer (fast) ohne persönlichen Kontakt und mit einem möglichst großen Sicherheitsabstand durchführen möchten, dann empfiehlt sich der Einsatz von QR-Codes.

Diese werden in Invitario automatisch für jeden Teilnehmer erstellt und können im Vorfeld der Veranstaltung per E-Mail versendet werden. Von den Teilnehmern werden QR-Codes entweder als digitales Ticket im Wallet des Smartphones oder als E-Mail gespeichert.

 


 

Tipp

Ein Wallet-Ticket bietet den zusätzlichen Vorteil, dass es bereits in den Stunden vor der Veranstaltung am Bildschirm des Smartphones aufscheint. Die ideale Erinnerung an Ihre Veranstaltung!

 


 

Der Check-in auf der Veranstaltung erfolgt mittels Laserscanner und nimmt nur einen Sekundenbruchteil in Anspruch: Kommt ein Ticket in die Nähe des Scanners, wird der QR-Code automatisch erfasst und der Teilnehmer eingecheckt.

Der Vorgang wird vom Check-in-Personal mit Laptop über den Web-Check-in von Invitario verfolgt. Dieser zeigt die Daten des erfassten Teilnehmers an und ermöglicht auch den Zugriff auf weitere Daten, wie z. B. die Anzeige einer Tischnummer.

 


 

Vorteile eines digitalen Check-ins

Der digitale Check-in ist auch über Sicherheitsmaßnahmen hinaus ein sinnvolles Instrument für alle Arten von Veranstaltungen.

Die wichtigsten Vorteile:

  • Nur angemeldete Personen werden eingelassen
  • Beliebig viele Check-in-Stationen mit synchroner Gästeliste
  • Flexible Gästeliste: Jederzeit Gäste hinzufügen oder entfernen
  • Jeder Teilnehmer kann nur einmal erfasst werden
  • Keine unbekannten bzw. anonymen Teilnehmer
  • Schneller Check-in durch den Scan von QR-Codes
  • Jederzeit aktuelle Übersicht der anwesenden Personen
  • Anwesenheitsliste zur möglichen Nachverfolgung
  • Datenschutzkonforme Umsetzung nach DSGVO
  • Anzeige von Details zu Teilnehmern, z. B. Tischnummer
  • Sofortdruck von Namensschildern am Check-in

 

 


 

Invitario Service

Auf Wunsch übernimmt Invitario die vollständige technische Umsetzung der Einlasskontrolle und stellt Mitarbeiter sowie die erforderliche Hardware für Ihre Veranstaltung zur Verfügung.

 

Über den Autor

Über den Autor

Stefan Grossek ist in der Geschäftsführung von Invitario für den Datenschutz sowie für die wirtschaftlichen und rechtlichen Agenden des Unternehmens verantwortlich. Im Invitario-Magazin schreibt Stefan über aktuelle Themen im Teilnehmermanagement und den Datenschutz bei Veranstaltungen. Darüber hinaus ist Stefan mit seiner Expertise in der Digitalisierung von Eventprozessen und Geschäftsmodellen als Autor von Fachartikeln sowie ein gefragter Gastredner. Stefan hat an der Harvard University ein Management-Studium absolviert und Kommunikationswirtschaft in Wien studiert.

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