Covid-19: So löst digitales Teilnehmermanagement die aktuellen Herausforderungen

Schwerpunkt „Covid-19 und Events“

Wie können Business-Events im Kontext von Covid-19 umgesetzt werden? In diesen fünf kurzen Videos geben wir die wichtigsten Antworten.

Die Covid-19-Pandemie hat die Planung und Umsetzung von Veranstaltungen verändert – als Eventplaner eines Unternehmens sind Sie mit dynamischen Rahmenbedingungen wie begrenzten Teilnehmerzahlen und behördlichen Auflagen bei Hygiene- und Sicherheit konfrontiert.

Mit digitalen Lösungen für das Einladen und Verwalten von Teilnehmern können viele dieser neuen Herausforderungen gelöst werden: In den folgenden fünf Videos stellen wir die wichtigsten Lösungen für Ihr Teilnehmermanagement vor, die Sie mit Invitario sofort bei Ihren nächsten Veranstaltungen anwenden können.

Digitales Teilnehmermanagement für Unternehmen im Kontext von Covid-19

Einführung

Überblick über die Vorteile digitaler Lösungen für Business-Events im Kontext von Covid-19

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Weitere Informationen

Im Gespräch mit Eventfex-Herausgeber Manfred Machacek gibt Invitario-Geschäftsführer Stefan Grossek einen Überblick über die wichtigsten Funktionsbereiche eines digitalen Teilnehmermanagements.

Bei der Umsetzung von geschlossenen Veranstaltungen bieten sich viele Vorteile bei der Anwendung digitaler Lösungen für die Kommunikation mit den potenziellen Teilnehmern:

• Einladen: Warum mit der Einladung und Online-Anmeldung der Teilnehmer die Grundlage für eine sichere Umsetzung einer Veranstaltung gelegt wird.
• Kommunikation: Von der Einladung bis zum Event – nie zuvor war es wichtiger die Kommunikation mit den Teilnehmern eines Events so aktiv zu gestalten.
• Check-in der Teilnehmer: Der lückenlosen Erfassung aller Teilnehmer und Mitarbeiter bekommt im Kontext von Covid-19 eine besondere Bedeutung.

TIPP

Diese Videos sind Ausschnitte aus unserem Webinar „Herausforderungen und digitale Lösungen für Events von Unternehmen im Kontext von Covid-19”.

Gesamte Aufzeichnung sehen

Einladen und verwalten

Beispiele für das Einladen und Verwalten von Teilnehmern bei geschlossenen Veranstaltungen

In diesem Beispiel sehen Sie alle Schritte, die ein eingeladener Kontakt von der E-Mail-Einladung über die Online-Anmeldung bis zur Anmeldebestätigung mit QR-Code-Ticket in Invitario durchläuft.

Die digitale Umsetzung der Einladung, Online-Anmeldung und Verwaltung der Teilnehmer ist die Grundlage für die sichere Planung und Umsetzung einer Veranstaltung, bei der Sie als Veranstalter immer den Überblick behalten.

Kontingente und Wartelisten

Schließen Sie die Online-Anmeldung automatisch beim Erreichen der möglichen Teilnehmerzahl

Eine der größten Herausforderungen in der Planung und Umsetzung einer Veranstaltung besteht derzeit in der durch Covid-19-Auflagen behördlich begrenzten Teilnehmerzahl.

Mit Invitario lässt sich die Anzahl der Anmeldungen zu einer Veranstaltung mit einem Kontingent auf eine eine bestimmte Anzahl von Personen begrenzen. Sobald das eingestellte Kontingent ausgeschöpft ist, wird die Anmeldung automatisch geschlossen.

Optional lässt sich die Anmeldung um eine Warteliste erweitern – so bleiben Sie flexibel und stellen sicher, dass die begrenzten Plätze Ihrer Veranstaltung tatsächlich genutzt werden.

Zeitslots

Zeitslots ermöglichen die sichere Umsetzung von größeren Veranstaltungen mit vielen Teilnehmern

Die regionalen und behördlich auferlegten Beschränkungen der Teilnehmerzahl einer Veranstaltung verlangt nach Lösungen mit der Unternehmen dennoch größere Events umsetzen können.

Eine derzeit besonders gefragte Lösung ist die Aufteilung von Teilnehmern in Gruppen und Zeitslots. Diese lassen sich mit Invitario freilich ganz einfach umsetzen und können den Teilnehmern im Rahmen der Online-Anmeldung zur Auswahl angeboten werden.

Neben einer beliebigen Anzahl an Zeitslots können Sie jedes Zeitfenster auch an einem anderenZeitpunkt und Ort/Raum planen bzw. mit einem Kontingent sowie einer optionalen Anmeldefrist versehen.

Digitaler Check-in

Warum die elektronische Erfassung aller Teilnehmer jetzt für jede Veranstaltung unverzichtbar wird

Covid-19 macht die lückenlose Erfassung aller Teilnehmer und Mitarbeiter einer Veranstaltung aus zwei Gründen unerlässlich:

1. Veranstalter sind dazu verpflichtet zu dokumentieren, wer tatsächlich an der Veranstaltung teilgenommen hat. Die soll – im Fall einer behördlich angeordneten Nachverfolgung – sicherstellen, dass auch alle Teilnehmer erreicht werden können.
2. Die in vielen Bundesländern begrenzte Zahl der Teilnehmer darf nicht überschritten werden. Insofern ist es erforderlich während der Veranstaltung zu wissen, wie viele Personen bereits anwesend sind.

Die digitale Gästeliste mit der alle Teilnehmer am Laptop, Tablet oder Smartphone erfasst werden können ist die Grundlage für einen schnellen und sicheren Check-in.

Besonders schnell funktioniert der Check-in durch den Scan eines personalisierten QR-Codes, der als Ausdruck oder digitales Ticket im Wallet des Smartphones gespeichert sein kann.

Im Artikel „Warum der digitale Check-in von Teilnehmern für jede Veranstaltung unverzichtbar wird“ erfahren Sie mehr über die sichere Umsetzung der Einlasskontrolle im Kontext von Covid-19.