Spätestens seit Einführung der DSGVO sind Zustimmungserklärungen ein fester Bestandteil im Datenschutz. Im Kontext von Veranstaltungen sind diese besonders wichtig – schließlich benötigen Sie die Zustimmung Ihrer Teilnehmer, um diese überhaupt zu einer Veranstaltung einladen zu können.
Wenn Sie über die Zustimmung eines Betroffenen verfügen, können Sie die personenbezogenen Daten für die bekanntgegebenen Zwecke verarbeiten. Im Idealfall verfügen Sie also bereits vor dem Versand der Einladung über die Zustimmung für die elektronische Übermittlung von Einladungen, auch wenn dies nicht in jedem Fall zwingend erforderlich ist. In unserem Artikel zum Thema Einladen erfahren Sie mehr darüber, welche Voraussetzungen für das Einladen von der DSGVO vorgegeben werden.
Dazu kommt, dass Zustimmungserklärungen nach der DSGVO noch genauer zu formulieren sind als bisher. Vor Einführung der DSGVO wurden Zustimmungserklärungen sehr generisch und schwammig formuliert, um die Verarbeitung von Daten möglichst nicht einzuschränken und den Betroffenen nicht im Detail über die Zwecke der Verarbeitung zu informieren.
Die DSGVO setzt nun aber voraus, dass Betroffenen im Detail über die nachstehenden Punkte informiert werden müssen:
- Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten: z.B. Name, Firma, Adresse etc.
- Zweck der Verarbeitung: z. B. Planung und Umsetzung einer Veranstaltung.
- Wer die Daten verarbeitet: Welches Unternehmen die Daten zu welchem Zweck nutzt.
Bitte bedenken Sie, dass im Streitfall der Beweis für die Zustimmung immer durch den Verantwortlichen erbracht werden muss (Rechenschaftspflicht). Im Rahmen der Zustimmung muss auch immer eine Widerrufsbelehrung erfolgen, da die Zustimmung sonst keine Gültigkeit hat. Erfolgte die Zustimmung mündlich, bestätigen Sie dies in einer E-Mail an den Betroffenen und dokumentieren diese.
Bei der Formulierung von Zustimmungserklärungen sollten Sie folgende Punkte beachten:
- Eine Zustimmung (Einwilligung) sollte immer schriftlich erfolgen.
- Bei der Formulierung auf eine klare und einfache Sprache achten.
- Eine elektronische Zustimmung durch das Anklicken einer Checkbox oder eine mündliche Zustimmung genügt. Achtung: Schweigen, bereits angeklickte Checkboxen oder Ähnliches sind keine gültigen Zustimmungserklärungen!
- Eine bereits gegebene Zustimmung kann jederzeit widerrufen werden. Hierfür bedarf es einer Widerrufsbelehrung.
- Sensible Daten müssen immer mittels ausdrücklicher Zustimmung freigegeben werden.
- Bei reiner Vertragserfüllung ist keine Zustimmung erforderlich.
Muster für eine Zustimmungserklärung
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