Von Michael Köttritsch (Die Presse)
Business-Events digitalisieren, ist denn das möglich? Ja, sagt Christoph Hütter. Er muss es wissen, betreibt er doch den Eventbutler, eine Agentur für digitales Einladungs- und Gästemanagement. Doch der 36-Jährige schiebt ein Aber nach. Der Kern, sagt er, dass Menschen Menschen treffen, lasse sich nicht ersetzen.
Das habe auch die Studie gezeigt, die er kürzlich in Auftrag gegeben hat. Unternehmen, die Business-Events ausrichten, geht es um Imagepflege (79 Prozent), um Kundenbindung (73 Prozent) und neue Kontakte (71 Prozent). Den Gästen ist der letzte Punkt noch wichtiger: Acht von zehn Besuchern nehmen teil, um neue Kontakte zu knüpfen und bestehende zu pflegen.
Digitalisieren hingegen, sagt Hütter, lassen sich nicht nur Einladungs- und Gästemanagement, Check-in und das Nachfassen nach dem Event. Dank digitaler Tools könnten auch Inhalte besser an die Interessen der Gäste angepasst werden, und die Blackbox Event könnte nach und nach ausgeleuchtet werden. Mit dem Ziel, den Wert und den Effekt von Events transparenter zu machen, sagt Hütter, dem dabei seine technische Ausbildung und seine Erfahrung aus dem Eventmanagement zugute kommen. Damit es nach einem Event nicht nur heiße, „wir hatten Spaß, jeder hat sich wohlgefühlt, und wir haben positives Feedback bekommen“. Sondern dass Entscheider belegen können, wie viele Kontaktpunkte sie erreicht haben und wie viele Dialoge entstanden sind.
Schon jetzt gebe es, sagt Hütter, Matching-Apps, mit denen sich potenzielle Gesprächspartner vor Ort auch tatsächlich treffen, Tools, um Visitenkarten digital auszutauschen, und solche, um digitales Infomaterial zu triggern. „Der nächste Digitalisierungsschritt wird sein, all diese Tools in einem System zu verbinden.“ Aus den so gewonnenen Daten – Stichwort Big Data – ließen sich Schlüsse ziehen, die helfen könnten, Events noch genauer zu planen und in die Kommunikations- und Salesstrategie eines Unternehmens einzubauen. Anhand der Parameter Wochentag, Veranstaltungsort, Verkehrsanbindung, Parkplätze, Veranstaltungstyp, Ticketpreis etc. lasse sich letztlich die entscheidende Frage vorab beantworten: Wie viele Menschen muss ich einladen, um eine bestimmte Gästezahl auf dem Event zu haben?
„Der nächste Digitalisierungsschritt wird sein, all diese Tools in einem System zu verbinden.“
Christoph Hütter
Prozesse dürfen nicht stören
Die Idee, Eventbutler zu gründen, hatte Hütter, als er noch als Geschäftsführer im Eventmanagement tätig war – aus praktischen Gründen. Denn das Einladungs- und Gästemanagement funktionierte nur mäßig, weil es keine einheitlichen Gästelisten gab und der Anmeldungsstand kaum zu ermitteln war. Hütter ließ eine Urversion des Eventbutler programmieren und wagte einige Zeit später, 2013, den Schritt in die Selbstständigkeit. „Für mich war dabei wichtig zu sehen: Was kann ich wirklich gut und wo brauche ich externe Expertise?“ Als Konsequenz dieser Reflexion hat er als Partner Stefan Grossek an Bord geholt, der viel Gründungs- und Wirtschaftserfahrung einbringt.
„Für mich war dabei wichtig zu sehen: Was kann ich wirklich gut und wo brauche ich externe Expertise?“
Christoph Hütter
Mittlerweile umfasst das Team sieben Personen, und als nächstes Ziel wartet der deutsche Markt. Das kleine Team, sagt Hütter, sei unglaublich dynamisch. Die große Herausforderung sei, Prozesse einzuführen. „Nicht nur aus wirtschaftlichen Gründen, sondern auch aus Qualitätsgründen haben wir Standards für die Projektabwicklung definiert.“ Diese aber sollen die Dynamik nicht stören – „wir sind ja kein Großkonzern“, sagt Hütter. „Da tu‘ ich mir schwer, weil ich auf Prozesse stehe.“ Die Kunst sei, die Prozesse so zu definieren, dass sie Sicherheit geben, ohne aber eigenständiges Handeln zu verhindern.
Eine ambivalente Aufgabe – mit der Hütter gut umgehen kann. Denn, sagt er, „ich möchte Entscheidungen auf Basis von Fakten treffen können – um letztlich aus dem Bauch heraus zu entscheiden.“
Christoph Hütter, Bild: (c) Stanislav Jenis (Die Presse)
ZUR PERSON
Christoph Hütter (36) verantwortet als Managing Director das operative Tagesgeschäft der Agentur Eventbutler, die sich auf Einladungs- und Gästemanagement spezialisiert hat. Der Steirer begann seine Karriere in der Finanz- sowie in der Medienbranche, ehe er 2002 die Eventagentur Mandarin Group aufbaute. 2013 gründete er gemeinsam mit dem Unternehmer Stefan Grossek die Eventbutler GmbH.
(„Die Presse“, Print-Ausgabe, 05.03.2016)
