Eventkommunikation der Zukunft: Die Macht der Personalisierung

Durch individuelle Ansprache und maßgeschneiderte Inhalte werden Business-Events erfolgreicher und die Qualität der Teilnehmer steigt. Warum die Personalisierung ein entscheidender Erfolgsfaktor in der Eventkommunikation ist, erfahren Sie in diesem Blogartikel.
21. Juli 2023 | 
Invitario Redaktion

Sie kennen diesen Marketing-Trend sicherlich aus eigener Erfahrung im Bereich des E-Commerce: Wer im Webshop eines großen Unternehmens einkauft, bekommt in Folge per Mail laufend Produktvorschläge und Angebote, die auf den bisher gekauften Produkten basieren. Das Schlüsselwort dabei lautet Personalisierung. Auch immer mehr Eventveranstalter nutzen diese Personalisierung in der Eventkommunikation. Diese geht aber weit über die Möglichkeit hinaus, Interessenten im E-Mail namentlich anzusprechen. Personalisierung in der Eventkommunikation bedeutet, dass die Kommunikation und das Eventmarketing an die spezifischen Interessen, Bedürfnisse und Vorlieben jedes einzelnen Teilnehmers angepasst werden kann.

Die positiven Effekte davon liegen klar auf der Hand: Je persönlicher die Ansprache, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich der Empfänger mit der Botschaft auseinandersetzt und wie gewünscht handelt – also sich zum Beispiel zu Ihrem Business-Event anmeldet und damit auch zum Erfolg Ihres Unternehmens beiträgt. So gelingt es Ihnen, die No-Show-Rate Ihrer Events zu reduzieren.

TIPP: Weitere Strategin zur Senkung der No-Show-Rate haben wir in diesem Blogartikel zusammengefasst. 

Events spielen eine immer wichtigere Rolle im Marketing-Mix und sind eine entscheidende Maßnahme, damit die Unternehmensziele erreicht werden können – von der Intensivierung der Kundenbeziehungen bis hin zur Steigerung der Markenbekanntheit. Mehr zu Events und ihrer Bedeutung in der Customer Journey lesen Sie hier.

Da die Anzahl an Business-Events sowohl live wie auch online steigt, treten Sie mit Ihrer Veranstaltung aber in Konkurrenz zu vielen anderen Events. Mit personalisierter Eventkommunikation wird es Ihnen gelingen, sich klar von der Konkurrenz abzuheben und Ihre Veranstaltungen noch erfolgreicher zu machen.

5 Vorteile der personalisierten Eventkommunikation

Warum ist personalisierte Eventkommunikation so wichtig und welche Effekte hat sie? Diese 5 Vorteile zeigen, warum personalisierte Kommunikation und Erfolg direkt miteinander zusammenhängen:

Vorteil 1: Die Qualität der Teilnehmer steigt

Den Erfolg einer Veranstaltung rein an der Anzahl der Besucher zu messen, greift zu kurz. Einen entscheidenden Einfluss auf den Event-ROI hat die Qualität der Teilnehmer. Nur wenn die Event-Teilnehmer auch genau zu Ihrer gewünschten Zielgruppe gehören, bringt sie das Business-Event Ihrem Ziel näher. Personalisierung steigert die Wahrscheinlichkeit einer Teilnahme, indem sie die Relevanz des Events bei der Zielgruppe deutlich macht. Im Rahmen der Eventmarketings ist es daher wichtig, die Inhalte so genau wie möglich auf den Bedarf der Teilnehmer zuzuschneiden.

Vorteil 2: Die Bindung zu den Teilnehmern wird besser

Durch die personalisierte Kommunikation beim Eventmarketing vermitteln Sie den Teilnehmern, dass Sie ihre Interessen und Bedürfnisse verstehen und auch berücksichtigen. Dadurch intensivieren Sie die Beziehung zu den Teilnehmern und bauen eine stärkere Bindung zu ihnen auf.

Vorteil 3: Die Marketingstrategie wird effektiver

Durch Personalisierung können Sie treffsichere Botschaften erstellen, die speziell auf die Interessen und Verhaltensweisen jedes Einzelnen zugeschnitten sind. Anstatt beispielsweise eine allgemeine Einladung zu einem Business-Event zu versenden, könnten Sie eine Nachricht verschicken, die speziell auf die beruflichen Interessen eines Teilnehmers abgestimmt ist oder aufzeigt, wie die Veranstaltung ihm bei seinen aktuellen Herausforderungen helfen kann. Durch diesen Mehrwert steigern Sie die Aufmerksamkeit für Ihre Marketingbotschaften.

Vorteil 4: Das positive Erlebnis für die Teilnehmer

Welcher Redner spricht die Themen an, die für mich relevant sind? Und welche Workshops sollte ich besuchen, damit ich den maximalen Nutzen von der Veranstaltung habe? Wer als Event-Veranstalter seinen Teilnehmern Orientierung gibt und sie dabei unterstützt, sich besser auf das Event vorzubereiten, schafft ein positives Erlebnis für sie. Dieses positive Erlebnis wird erneut durch personalisierte Inhalte geprägt. Gerade bei großen oder mehrtägigen Veranstaltungen steht der Gast häufig vor der Qual der Wahl.

Mit einer personalisierten tagesaktuellen Zusammenfassung der Highlights oder einer individualisierten Agenda im Vorfeld gestalten Sie die Teilnahme so gewinnbringend wie möglich und bringen Ihr Teilnehmermanagement auf das nächste Level.

Vorteil 5: Die verbesserte Datenqualität

Ihre künftigen Events und Marketingstrategien werden durch die personalisierte Eventkommunikation laufend verbessert. Und zwar, indem Sie wertvolle Daten über die Präferenzen und das Verhalten der Teilnehmer gewinnen. Dadurch lassen sich datenbasierte Entscheidungen wesentlich leichter und fundierter treffen und das Teilnehmermanagement verbessern. So können Sie beispielsweise Ihre Inhalte oder das Timing basierend auf den bisherigen Erfahrungen ausrichten oder Sie können Ihre Veranstaltung an die Präferenzen Ihrer Teilnehmer anpassen.

    2 Schritte zur erfolgreichen Eventkommunikation

    Schritt 1: Definieren Sie zuerst Ihr Eventziel und danach die Kommunikationsstrategie

    Ein entscheidender Punkt wird von Eventveranstaltern oft übersehen. Es geht um die Frage, warum überhaupt ein Business-Event veranstaltet wird und welches Ziel damit verfolgt werden soll. Erst wenn ein Event ein klar definiertes Ziel hat, wird es auch möglich, das Eventmarketing und die Kommunikation darauf abzustimmen und den Erfolg der Veranstaltung zu messen.

    Wenn Sie Mitarbeiter-Events veranstalten, kann das Ziel zum Beispiel darin liegen, bis zu einem bestimmten Zeitpunkt alle Mitarbeiter über ein bestimmtes Thema zu informieren. Ein weiteres Ziel könnte sein, die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu erhöhen.

    PRO TIPP: So finden Sie Ihr Eventziel:

    Mit Antworten auf diese 5 Fragen definieren Sie Ihr Eventziel:

    Wer soll am Business-Event teilnehmen?

    Was wollen Sie mit dem Event erreichen?

    Wie werden die Teilnehmer davon profitieren?

    Warum ist genau jetzt der richtige Zeitpunkt für dieses Event?

    Wie messen Sie den Erfolg des Business-Events?

    Schritt 2: Analysieren Sie Ihre Zielgruppe

    Ein Event kann nur dann zum Erfolg werden, wenn Sie Ihre Zielgruppe kennen und damit auch direkt deren Interessen ansprechen. Dies umfasst Aspekte wie das Thema der Veranstaltung, die ausgewählten Redner, das Event-Format und sogar praktische Aspekte wie den Veranstaltungsort und den Zeitpunkt.

    Identifizierung und Segmentierung der Zielgruppe

    Wenn Sie das Ziel Ihres Business-Events festgelegt haben, ergibt sich dadurch meist auch die entsprechende Zielgruppe. Wenn das Ziel Ihres Events zum Beispiel darin besteht, ein neues Produkt zu bewerben, könnte Ihre Zielgruppe potenzielle Kunden sein. Gleichzeitig ist es wichtig, die Bedürfnisse, Vorlieben und Erwartungen der Zielgruppe zu identifizieren, um sie dann in der Kommunikation gezielt darauf ansprechen zu können. Für die Segmentierung können Sie unterschiedliche Kriterien wie Alter, Bildungsstand, Beruf, Interessen oder auch Persönlichkeitsmerkmale heranziehen.

    Ein Zielgruppensegment könnte zum Beispiel so aussehen: Frauen im Alter von 30-45 Jahren, die in der IT-Branche arbeiten und sich für Umweltthemen interessieren.

    Personalisierung der Kommunikationsinhalte

    Sie kennen nun Ihr Eventziel und auch Ihre Zielgruppe mit ihren wesentlichen Merkmalen. Damit kann die Personalisierung in Ihrer Eventkommunikation die größtmögliche Wirkung entfalten. Senden Sie zum Beispiel personalisierte Einladungen an potenzielle Teilnehmer, die speziell auf ihre Interessen, Bedürfnisse oder Erfahrungen zugeschnitten sind. Das bedeutet nicht nur, die Empfänger mit Namen anzusprechen, sondern im Rahmen des Teilnehmermanagements auch spezifische Aspekte des Events hervorzuheben, die für sie von Interesse sein könnten, oder ihnen besondere Angebote oder Incentives zu bieten.

    Das ist aber nur ein kleiner Teil Ihrer gesamten Kommunikationsstrategie, die durch die Personalisierung wesentlich effektiver wird. So können Sie auch E-Mail-Kampagnen erstellen, die speziell auf die verschiedenen Segmente Ihrer Zielgruppe zugeschnitten sind. Sie könnten unterschiedliche E-Mails für Erstbesucher und regelmäßige Besucher, für Teilnehmer aus verschiedenen Branchen oder mit unterschiedlichen Interessen versenden.

    So wird Ihre Eventkommunikation mit Invitario effizient und erfolgreich

    Mit Invitario als Event-Tool für Ihr Einladungsmanagement bringen Sie die Kommunikation mit jedem Teilnehmer auf eine persönliche Ebene – und das in vielen Bereichen völlig automatisiert.

    Personalisierte E-Mails

    Versenden Sie visuell beeindruckende und unverwechselbare E-Mails wie Einladungen, Reminder und Anmeldebestätigungen direkt aus Invitario. Mit den richtigen Botschaften sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Empfänger direkt angesprochen fühlen. Mit intelligenten Gästelisten, intuitiven Filter und Sortierungen können Sie Ihre Teilnehmer in unterschiedliche Zielgruppen segmentieren. Mit den gleichen Tools gestalten Sie auch die Follow-up Kommunikation wesentlich effektiver.

    Personalisiertes Design

    Begeistern Sie Ihre Teilnehmer bei jedem Kontaktpunkt mit einem hochwertigen personalisierten Design. Mit Invitario erstellen Sie mühelos individuelle Designs für Ihre Event-Websites und E-Mails. Verwenden Sie dabei Farben, Schriftarten und viele andere visuelle Elemente, um maßgeschneiderte Designs und Vorlagen zu erstellen, die perfekt zu Ihrem Unternehmen, den Business-Events und der Zielgruppe passen.

    Mailings zum richtigen Zeitpunkt

    Sie können Ihre E-Mails mit Invitario so planen, dass sie genau zu den Zeiten versendet werden, zu denen Ihre Zielgruppe am wahrscheinlichsten verfügbar und aufnahmefähig ist. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails gelesen und auf sie reagiert wird. Somit erreichen Sie die richtige Zielgruppe jeweils genau zum richtigen Zeitpunkt.

    Personalisierte Agenden

    Mit Invitario können Sie Ihren Teilnehmern genau jene Workshops oder Vorträge anzeigen lassen, die für sie aufgrund der vorhandenen Informationen besonders interessant sind. Gibt ein Gast zum Beispiel bei der Anmeldung zum Event seinen Beruf an, dann werden ihm im nächsten Schritt relevante Workshops, Vorträge oder Kurse angezeigt und er kann sich direkt für diese anmelden.

    Dynamische Inhalte für jede Zielgruppe

    Ein besonderes Highlight unter den Invitario-Tools sind die dynamischen Inhalte. Sowohl Text, Bild und auch Video in den Mails oder auf der Event-Webseite können jeweils an die Zielgruppe angepasst werden. Zum echten Hingucker für die Teilnehmer werden dabei die Event-Header auf der Website, die ebenfalls personalisiert werden können. Diese Anwendung wird im Teilnehmermangement zum Beispiel dann eingesetzt, wenn in der Kommunikation zwischen VIP- und Non-VIP-Gästen oder geladenen und nicht geladenen Gästen unterschieden wird.

    Personalisierte Event-Agenda

    Ein besonders positives Event-Erlebnis können Sie für Ihre Teilnehmer mit einem eigenen QR-Code auf jedem Namensschild schaffen. Nach dem Scannen des Codes gelangt jeder Teilnehmer auf eine für ihn personalisierte Landingpage. Dort werden ausgewählte Inhalte, wie zum Beispiel die persönliche Agenda für die Veranstaltung, angezeigt.

    FAZIT

    Immer mehr Unternehmen nutzen Business-Events, um ihren Geschäftserfolg zu steigern. Für die potenziellen Teilnehmer ergibt sich dadurch eine große Auswahl an Veranstaltungen. Daher ist es für Sie wichtig, den Teilnehmern klar zu kommunizieren, warum gerade Ihr Event besonders relevant ist und einen Mehrwert bringt. Personalisierte Eventkommunikation ist der Schlüssel, mit dem Sie direkt ansprechen und aktiv überzeugen können.

    Die Chancen für Eventmanager liegen darin, dass sie mit der personalisierten Eventkommunikation das Engagement der Teilnehmer erhöhen, deren Zufriedenheit verbessern und ihre Marketingstrategie wesentlich effizienter gestalten können. Eine Herausforderung dabei liegt in der detaillierten Datenerfassung und -verwaltung. Moderne Event-Tools wie Invitario unterstützen Eventmanager wesentlich beim Einladungsmanagement, Teilnehmermanagement und dem Eventmarketing.

    Lernen Sie Invitario in 4 Minuten kennen.

    Erhalten Sie einen Überblick über die Eventmarketing-Plattform von Invitario, mit der Unternehmen aller Branchen ihr gesamtes Eventportfolio steuern.

    Hier geht es zur Studienteilnahme

    Intro-Video mit Carsten Schwarz