Welche Kennzahlen entscheiden, ob ein Business-Event erfolgreich ist? Ein wichtiger Faktor, der von Veranstaltern oft unterschätzt wird, ist die Anzahl der No-Shows bzw. die No-Show Raten. No-Shows sind Teilnehmer, die sich zu einem Event anmelden, dann aber nicht erscheinen. Die No-Show Rate ist der prozentuale Anteil dieser No-Shows an der Gesamtzahl der Anmeldungen. Wie hoch diese No-Show Raten durchschnittlich sind und wie die Art der Veranstaltung diese beeinflusst, haben wir im ersten Teil unserer 3-teiligen Serie über No-Shows verraten. Im zweiten Blogartikel haben wir analysiert, welchen Effekt die Pandemie auf die No-Show Raten hatte und warum dadurch virtuelle und hybride Events das Potenzial haben, die Anzahl der No-Shows zu senken.
No-Shows verursachen nicht nur Kosten, sondern gefährden auch das Ansehen des Event-Veranstalters – besonders bei seinen Stakeholdern. Daher ist es wichtig, die möglichen Gründe für das Nichterscheinen der Event-Teilnehmer bei Business-Events zu kennen und die No-Show Rate zu messen. 👉 In unserer aktuellen Studie zur Bedeutung und Zukunft von Business-Events beleuchten wir den Status quo des Eventmarketings. Nehmen Sie direkt hier teil!
Wie Sie die No-Show Rate minimieren
Eines ist klar: No-Shows wird es immer geben. Event-Veranstalter haben aber schon bei der Veranstaltungsplanung viele Möglichkeiten, hier gegenzusteuern. Wir stellen Ihnen 7 wertvolle Tipps vor, wie Sie die No-Show Rate senken und Ihre Events dadurch erfolgreicher werden.
Strategie 1: Bestätigung der Anmeldung inklusive Reminder:
Bleiben Sie mit Ihren Event-Teilnehmern vor der Veranstaltung in Kontakt. Zum Beispiel, indem sie den Teilnehmern eine Bestätigung der Anmeldung senden und regelmäßig Reminder vor dem Event-Termin verschicken – als Mail, via whatsApp oder als SMS. So können Sie als Veranstalter sicherstellen, dass die Teilnehmer das Event nicht vergessen und pünktlich erscheinen.
Strategie 2: Unkomplizierte Möglichkeit zur Absage:
Viele Teilnehmer melden sich von einer Veranstaltung nicht ab, weil es zu aufwändig ist, die Abmeldung durchzuführen. Das betrifft vor allem kostenfreie Events. Sie sollten es Ihren Teilnehmern daher so bequem wie möglich machen, sich von Ihrer Veranstaltung abzumelden. Zum Beispiel mit einem Link direkt in der Bestätigungs-Mail, der den Teilnehmern die Abmeldung mit nur einem Klick ermöglicht. Gleichzeitig ist es besonders bei kostenpflichtigen Events wichtig, die Stornierungsrichtlinien von Beginn an klar zu kommunizieren. Aus den AGBs sollte eindeutig hervorgehen, bis zu welchem Zeitpunkt die Tickets kostenlos storniert werden können.
Strategie 3: Gute Kommunikation der Teilnehmer-Incentives:
Jedes Event hat bestimmte Incentives, die sehr unterschiedlich sein können. Angefangen von kleinen Geschenken über Rabatte bis hin zu Top-Speakern. Diese tragen dazu bei, die No-Show Raten zu minimieren. Allerdings nur dann, wenn sie vor dem Event auch gut kommuniziert werden und die Teilnehmer darüber Bescheid wissen. Eine gute Möglichkeit, um die Teilnehmer über die Incentives zu informieren, sind die Mail-Reminder vor dem Event. So können Sie beispielsweise interessante Inhalte Ihrer Redner vorab kurz im Mail anteasern.
Vor Ort oder online, kostenlos oder teuer – Lesen Sie hier, wie sich der Event-Typ auf die No-Show Rate auswirkt.
Welchen Effekt hatte die Pandemie auf die No-Show Raten. Hier erfahren Sie, warum virtuelle und hybride Veranstaltungen das Potenzial haben, die No-Show Raten nach der Pandemie zu senken.
Strategie 4: Effektive Event-Bewerbung:
Achten Sie bei der Veranstaltungsplanung darauf, die richtige Zielgruppe für Ihre Events mit den passenden Inhalten anzusprechen, um so die Veranstaltung so effektiv wie möglich zu bewerben. Nutzen Sie dafür Daten, die Sie auf bisherigen Events über das Teilnehmerverhalten gesammelt haben, wie zum Beispiel: Besondere Interessen der Teilnehmer oder bisherige Eventbesuche und Teilnahmen an Workshops. Nutzen Sie Newsletter und Ihre Social Media-Kanäle, um diese Personen gezielt zu erreichen.
Strategie 5: Geplante Überbuchung
Diese Strategie gegen No-Shows wird vor allem von Fluglinien oder Hotels angewendet und wird stark diskutiert. Bei der Überbuchungs-Strategie werden die No-Show Raten vergangener Events analysiert und auf dieser Grundlage mehr Tickets verkauft, als Plätze verfügbar sind. Dabei besteht jedoch das Risiko, dass Personen mit bezahlten Tickets der Eintritt verwehrt werden muss und das Image des Veranstalters leidet.
Strategie 6: Gebühr bei Nichterscheinen:
Ebenso umstritten wie die Überbuchung ist die Einhebung einer No-Show Gebühr. Was bedeutet das? Erscheint der Teilnehmer nicht, ohne vorher abzusagen, wird vom Veranstalter eine eigene Gebühr eingehoben. Natürlich ist diese Methode praktikabel, um die No-Show Rate zu senken. Allerdings ist es wichtig, klare Regelungen zu haben, wann und aus welchen Gründen eine No-Show Gebühr eingehoben wird. Wie gehen Sie zum Beispiel mit Teilnehmern um, die zu spät zum Event erscheinen? Muss ein Teilnehmer eine No-Show Gebühr zahlen, wenn er aufgrund eines Staus oder einer kurzfristigen Krankheit nicht kommen kann? Sind Fragen wie diese nicht geklärt, kann sich das ebenfalls negativ auf das Image des Event-Veranstalters auswirken.
Strategie 7: Kontaktaufnahme mit den No-Shows:
Bleiben Sie trotz Nichterscheinens mit Ihren No-Shows in Kontakt. Durch Umfragen nach dem Event können Sie genau herausfinden, welche Gründe die Teilnehmer dazu veranlasst haben, nicht zu erscheinen. War der Beginn Ihres Events zu früh, die Location schwer erreichbar oder der Inhalt einfach zu uninteressant? Durch eine Befragung erfahren Sie, mit welchen Maßnahmen sie in Zukunft Ihre No-Show Rate minimieren können.
So messen Sie die No-Show Raten
Mit diesen zwei Möglichkeiten können Sie die No-Show Rate Ihres Business-Events im Auge behalten:
+ Anzahl der Registrierungen:
Vergleichen Sie die Anzahl der Registrierungen mit der Zahl jener Personen, die tatsächlich am Event teilgenommen haben. Das funktioniert am einfachsten, wenn sowohl die Registrierung wie auch der Check-In elektronisch erfolgen.
+ Befragungen nach dem Event:
Kontaktieren Sie die Veranstaltungsteilnehmer nach dem Event mit einer Umfrage. Damit können Sie einerseits die Qualität und den Erfolg Ihre künftigen Veranstaltungen steigern. Indem Sie Ihre Teilnehmer befragen, welche Inhalte sie besonders interessiert haben und welche Themen Sie sich für künftige Events wünschen. Andererseits fragen Sie ab, warum Personen trotz Anmeldung nicht erschienen sind und wie diese No-Shows verhindert hätten werden können.
FAZIT:
No-Shows wird es immer geben. Wer Events erfolgreich für sein Unternehmen nutzen will, muss aber darauf achten, die No-Show Rate so gering wie möglich zu halten. Als Veranstalter hat man während der Veranstaltungsplanung viele Möglichkeiten, um die No-Show-Rate auf ein Minimum zu reduzieren. Vor allem ist es wichtig zu verstehen, aus welchen Gründen Teilnehmer vom Event fernbleiben. Mit diesen Informationen über das Teilnehmerverhalten kann dann die No-Show-Rate für die nächsten Veranstaltungen niedrig gehalten werden. Darüber hinaus bieten gute Inhalte, hochklassige Redner oder interessante Workshops, gekoppelt mit Incentives eine gute Grundlage, die No-Show Rate zu senken. Gleichzeitig ist es wichtig, die Kommunikation vor und nach dem Event mit den Teilnehmern aufrecht zu erhalten.
