Wie sich die Pandemie auf die No-Show Rate bei Events ausgewirkt hat

2019 ist jeder fünfte registrierte Teilnehmer nicht am Event erschienen. Haben virtuelle Events das Potenzial, die No-Show Rate zu senken?
16. Juni 2023 | 
Invitario Redaktion

Jedes Business-Event würde gerne auf sie verzichten: Die No-Shows. So werden jene Teilnehmer genannt, die sich zu einer Veranstaltung anmelden, dann aber nicht auftauchen. Diese No-Shows verursachen nicht nur Kosten, sie wirken sich auch negativ auf das Image des Event-Veranstalters aus und nehmen anderen potenziellen Interessenten den Platz weg. 

Präsenzveranstaltungen feiern im geschäftlichen Kontext seit dem Ende der Pandemie ein großes Comeback. Dennoch kämpfen diese Live-Veranstaltungen mit einer hohen No-Show Rate. In diesem Blogartikel – dem 2. Teil unserer Serie zum Thema No-Shows – werfen wir einen Blick zurück und Sie erfahren, wie sich die No-Show Raten durch die Pandemie verändert haben. Welche Unterschiede hier zwischen Präsenz- und Online-Events bestehen und welche neuen Chancen sich in der Post-Covid-Ära für das Eventmarketing von Unternehmen auftun. Spannend ist dieser Rückblick vor allem, weil wir uns in der Invitario-Studie 2023 mit den aktuellen Herausforderungen im Eventmarketing befassen und die Bedeutung und Zukunft von Business-Events beleuchten. Dies ermöglicht einen guten Vergleich. 

Innovative Strategien für virtuelle Events

Eines ist klar: Die Pandemie hat die Veranstaltungsbranche auf eine harte Probe gestellt. Über Nacht mussten Live-Events abgesagt oder in den virtuellen Raum verlegt werden. Daraus sind eine Vielzahl an virtuellen und hybriden Eventformaten entstanden.

Gleichzeitig haben innovative Marketers und Eventmanager die Chance genutzt, um mit den Online-Formaten neue Teilnehmer-Segmente anzusprechen und die No-Show Rate zu reduzieren. Mit Hilfe von innovativen Strategien wie Gamification, interaktive Elemente oder personalisierte Erlebnisse. Bei viele Unternehmen sind virtuelle Business-Events bereits gut etabliert und werden vor allem dann geschätzt, wenn es zum Beispiel um die kompakte Vermittlung von Wissen geht.

So verhielt sich die No-Show Rate vor der Pandemie

Aus verschiedenen Quellen geht hervor, dass vor der Pandemie im Durchschnitt bis zu einem Fünftel der angemeldeten Teilnehmer nicht bei Business-Events erschienen sind. Das bedeutet eine No-Show Rate von bis zu 20 Prozent!

Welche Auswirkungen hat die No-Show Rate für Veranstalter?

Je höher die No-Show Rate ist, desto gravierender sind die negativen Folgen davon:

  • $Kosten für die Infrastruktur: In der Planung eines Business-Events wird die Infrastruktur nach der erwarteten Teilnehmerzahl ausgerichtet. Wenn die Teilnehmer nicht erscheinen, wird mit der Größe der Räume, dem Catering oder auch der Technik viel Geld verschwendet.
  • $Erwartungen der Stakeholder: Partnern, Sponsoren oder Ausstellern wird aufgrund der Teilnehmergröße eine gewisse Kontaktzahl auf den Events in Aussicht gestellt. Ist die No-Show Rate hoch, kommt es zu Problemen mit den Stakeholdern.
  • $Enttäuschte Interessenten: Eine hohe No-Show Rate führt dazu, dass andere mögliche Teilnehmer von Wartelisten vom Veranstalter nicht eingeladen werden und Plätze unbesetzt bleiben.
  • $Sinkende Attraktivität des Veranstalters: Halbleere Veranstaltungsräume hinterlassen bei den Teilnehmern einen schlechten Eindruck. Diese schlechte Außenwerbung kann ein Problem für die nächsten Veranstaltungen darstellen, da die Attraktivität des Event-Veranstalters dadurch sinkt.

Was sind die Gründe für die No-Show Raten?

Die Gründe für No-Shows sind vielfältig und können Faktoren wie Terminüberschneidungen, Reiseverzögerungen, Krankheit oder andere Notfälle, mangelndes Interesse am Thema oder einfach das Vergessen der Teilnahme umfassen.

Diesen Effekt hatte die Pandemie auf die No-Shows

Wie hat sich die Pandemie auf die No-Show Raten ausgewirkt und welche Unterschiede gibt es hier zwischen Präsenzveranstaltungen und Online-Events?

Ein Ergebnis gleich vorweg: Virtuelle und hybride Veranstaltungen weisen im Vergleich zu Präsenzveranstaltungen nachweislich niedrigere No-Show Raten auf. Laut Umfragen ist die No-Show Rate bei virtuellen Events 20 bis 30 Prozent niedriger als bei Live-Events. So könnte die Verlagerung hin zu virtuellen und hybriden Business-Events als Reaktion auf die Pandemie somit zu niedrigeren No-Show Raten bei Events beigetragen haben.

Insgesamt sind die Besucherzahlen nach der Pandemie laut Untersuchungen rückläufig und tendieren zu 65 Prozent der Zahlen im Vergleich zum Jahr 2019. Laut Experten wird sich dieser Trend zumindest heuer noch nicht ändern.

Wo liegen die Gründe für die geringeren Besucherzahlen und welchen Effekt hat das auf die No-Show Raten von virtuellen Events?

  • $Jobwechsel: Die Pandemie hat den Arbeitsmarkt nachhaltig verändert, viele Personen haben die Jobs gewechselt und sind nicht mehr in ihren früheren Positionen. Gleichzeitig erreichen die geburtenstarken Jahrgänge ihr Pensionsalter. Nicht nur viele E-Mail-Adressen haben sich dadurch geändert, in vielen Fällen werden E-Mails an Adressen und Teilnehmer gesendet, die nicht mehr existieren. Hier liegt die Chance für Vertrieb und Marketingabteilungen, potenzielle Teilnehmer zu finden und personalisiert anzusprechen.
  • $Steigende Preise: Die Inflation sorgt auch in den Unternehmen für steigende Kosten. Reisebudgets sind nicht mehr auf dem Niveau vor der Pandemie und sämtliche Ausgaben werden genau unter die Lupe genommen. Viele Unternehmen schicken weniger Teilnehmer zu Business-Events als vor 2019. Hier punkten Online-Events mit wegfallenden Reise- und Übernachtungskosten.
  • $Fokus auf virtuelle Events: Auch wenn nicht alle Elemente von Präsenzveranstaltungen – wie zum Beispiel der persönliche Austausch – 1:1 in die Online-Welt übertragen werden können, ist die Qualität von Online-Events stark gestiegen. Durch die einfache Teilnahmemöglichkeit und die geringen Kosten können Teilnehmer bei mehreren Events mit dabei sein. Kürzere Sessions mit mehreren Speakern sind oft erfolgreicher und beliebter als eine einzelne Rede eines CEO. Diese kürzeren Online-Veranstaltungen ziehen mehr Publikum an, da eine größere Themenvielfalt angeboten wird.

FAZIT

Virtuelle und hybride Veranstaltungen haben das Potenzial, die No-Show Raten nach der Pandemie zu senken. No-Shows waren ein großes Problem bei Präsenzveranstaltungen und haben erhebliche finanzielle Verluste verursacht. Für Event-Veranstalter ist es entscheidend, die Gründe für die No-Show Rate zu kennen und die No-Shows gezielt zu kontaktieren. Eine personalisierte Kommunikation mit den Teilnehmern und ein Mix aus Online-, Hybrid- und Präsenzveranstaltungen können dazu beitragen, die No-Show Rate so gering wie möglich zu halten.

Im 3. Teil unserer Serie erfahren Sie, mit welchen Tipps Ihre No-Show Rate sinkt und wie Sie erfolgreiche Events mit vielen Teilnehmern umsetzen.

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Intro-Video mit Carsten Schwarz