Wie digitale Tools das Eventmarketing automatisieren und wertvolle Zeit sparen.

Einfach, übersichtlich, schnell: Software bündelt alle Prozesse von der Einladung bis zur Nachbereitung für ein effizientes und effektives Eventmarketing.

24. Januar 2023 |

Invitario Redaktion

Eventmarketing automatisieren mit Invitario

Die Planung von Veranstaltungen ist für viele Unternehmen ein zeitaufwändiges und mühsames Unterfangen. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn Eventmanager noch manuell mit Excel-Tabellen oder gar handschriftlichen Notizen arbeiten oder verschiedene Personen und Abteilungen unterschiedliche Tools verwenden.

Unnötige Abstimmungen und monotone Arbeitsschritte sind die Folge, der Überblick geht verloren, Fehler häufen sich. Zeit und Ressourcen, die besser in die erfolgreiche Planung und Durchführung von Veranstaltungen investiert werden könnten, gehen verloren.

Mit Hilfe von Eventsoftware wie Invitario können Sie diesen Mehraufwand vermeiden und das wahre Potenzial von Events für ein effektives und produktives Eventmanagement entfalten. Wie das geht, lesen Sie hier:

Alle Funktionen an einem Ort

Vom Versand der Einladungen über die Erfassung der Anmeldungen bis hin zur Verwaltung der Teilnehmer – mit einer Eventmanagement-Software führen Sie alle Veranstaltungen und alle Kontaktpunkte mit den Teilnehmern auf einer zentralen Plattform zusammen.

So muss Ihr Team nicht mehr für jeden Arbeitsschritt zwischen verschiedenen Tools wechseln und behält von Anfang bis Ende Ihrer Eventkampagne (und darüber hinaus) den Überblick.

Eine einfache Benutzeroberfläche, die auf jedem Browser und Gerät läuft, ermöglicht ein schnelles und strukturiertes Arbeiten. Für die Erstellung eines Events sind weder technische Vorkenntnisse noch die Installation einer Software notwendig.

Veranstaltungen schnell erstellen

Eine Veranstaltung in wenigen Minuten erstellen? Im digitalen Eventmarketing wird dies Realität. Mithilfe von Vorlagen, die ganz auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind, können Sie neue Events nahezu vollautomatisch in nur wenigen Minuten und Schritten erstellen.

Dazu greifen Sie bei Invitario einfach auf vordefinierte Vorlagen zurück, die neben den gewünschten Abläufen, Zugriffsrechten, Unternehmensrichtlinien und Inhalten auch das gewünschte Design enthalten – inklusive Farben, Schriften und Grafiken Ihres Corporate Designs.

So erstellen Sie mit wenigen Klicks eine komplette Eventkampagne inklusive Eventwebsite und E-Mails mit einheitlichem Branding und den von Ihnen definierten Prozessen. Mit diesem Prinzip können Sie sowohl einzelne Events als auch eine beliebige Anzahl von Events oder komplexe Eventserien erstellen.

Automatisierung manueller Prozesse

Mit einer digitalen Eventmarketing-Plattform verabschieden Sie sich von unübersichtlichen Listen und einem Reporting, das diesen Namen nicht verdient. Noch nie war es so einfach und schnell, Veranstaltungen zu planen und zu jedem Zeitpunkt die Übersicht zu behalten.

Viele Arbeitsschritte, die Ihre Mitarbeiter früher Zeit und Nerven gekostet haben, können heute ganz oder teilweise automatisch von einer Software erledigt werden: Das Erstellen von Veranstaltungswebsites, die Online-Registrierung der Teilnehmer, das Versenden von E-Mails wie Einladungen und Erinnerungen bis hin zum Check-in der Teilnehmer vor Ort – all das ist so einfach wie nie.

Veranstaltungs- und Teilnehmerdaten erfassen und nutzen

Verbinden Sie Ihre Eventmarketing-Software mit CRM und Marketing Automation und sammeln Sie wertvolle Daten für eine 360-Grad-Analyse der Teilnehmer.

Mithilfe von Echtzeitdaten können Sie den Erfolg jeder Veranstaltung messen und noch während Ihrer Kampagnen entsprechende Maßnahmen ergreifen sowie zukünftige Prozesse verbessern.

Darüber hinaus können Sie mit Invitario alle Kontaktpunkte der Teilnehmer erfassen und anhand der Daten die Interessen Ihrer Teilnehmer für die weitere Kommunikation gezielt ansprechen.

Ein Beispiel: Im Anschluss an eine Veranstaltung versenden Sie personalisierte Follow-up-Mailings, die gezielt Kundengruppen für Ihre Produkte erreichen.

Fazit: Mehr Zeit für besseres Eventmarketing

Mit digitalen Tools wie Invitario gewinnen Sie wertvolle Zeit zurück, um das Beste aus Ihrem Eventmarketing herauszuholen – für mehr und zufriedenere Teilnehmer, einen höheren Nutzen und mehr wirtschaftlichen Erfolg. Eine klassische Win-Win-Situation für Teilnehmer, Veranstalter und alle, die an der Planung und Durchführung von Veranstaltungen beteiligt sind.

“Natürlich denken die Teilnehmer:innen nicht daran, dass auch ein, für sie, kostenloses Event viele Ressourcen kostet. Deshalb muss die Minimierung der No-Show Rate für jeden Veranstalter oberste Priorität haben.”

Stefan Grossek

Geschäftsführer, Invitario

Von welchen Faktoren ist die No-Show Rate abhängig?

PFehlende finanzielle Verpflichtung: Teilnehmer, die für eine Veranstaltung bezahlen müssen, erscheinen eher beim Event.
PUnterschied Online vs. Präsenz-Events: Online ist die No-Show Rate bei kostenlosen Events meist deutlich höher, da den Teilnehmenden die Nicht-Teilnahme besonders leicht fällt und auch weniger auffällt.
PEchte Intention zur Teilnahme fehlt: Einige Personen melden sich bei kostenfreien Veranstaltungen nur deswegen an, weil sie eben gratis sind. Ohne eine echte Intention, wirklich teilnehmen zu wollen.

Darum ist die No-Show Rate bei Events mit Eintritt niedriger

Bezahlte Veranstaltungen können in allen möglichen Formen wie Konferenzen, Networking-Events, Messen, Webinare oder virtuelle Konferenzen stattfinden, die für die Teilnehmenden kostenpflichtig sind.

Die No-Show Rate fällt – wie zu erwarten – bei kostenpflichtigen Veranstaltungen deutlich geringer als bei kostenlosen Events aus und liegt durchschnittlich zwischen 5 und 10 Prozent. Das Erheben einer Eintrittsgebühr scheint daher eine effektive Strategie zu sein, um No-Shows zu verhindern. Diese Lösung ist aber nicht immer möglich und zum Beispiel für interne Events, PR-Veranstaltungen oder klassische Business-Events weniger geeignet. Aber es gibt noch weitere Faktoren, welche die No-Show Rate beeinflussen.

Wovon hängt die No-Show Rate bei kostenpflichtigen Events ab?

PEarly Bird-Angebote und Incentives: Je früher die Teilnehmer die Karten kaufen, desto eher nehmen sie auch am Event teil. Spezielle Early-Bird-Angebote und weitere Incentives können daher zur Verbesserung der No-Show Rate beitragen.
PReminder und Follow-ups: Beim Versenden von E-Mails im Vorfeld eines Events ist Zurückhaltung unangebracht. Regelmäßige Reminder – im Idealfall mit für den Teilnhemer relevanten und hilfreichen Informationen – führen dazu, dass die Anzahl der Teilnehmer bei Events steigt.
PRichtlinien zur Ticket-Rückerstattung: Je strenger die Richtlinien zur Refundierung der bereits gekauften Tickets sind, desto geringer ist die No-Show Rate.

„Mit Invitario können Sie Ihre Teilnehmer sowohl vor, während als auch nach der Veranstaltung automatisiert mit den passenden Inhalten gezielt ansprechen. So halten Sie die No-Show Rate ohne großen Aufwand niedrig.“

Marko horngacher

Produkt Manager, Invitario

Vergleich von Online- und Präsenz-Events: Wie ändert sich die No-Show Rate?

Unabhängig davon, ob Veranstaltungen kostenpflichtig oder frei sind: Vergleicht man die No-Show Rate von Online und Live-Events, so ist sie bei Veranstaltungen im virtuellen Raum in der Regel deutlich höher. Bei kostenlosen Events liegt der Unterschied durchschnittlich zwischen 10 bis 20 Prozent bei Live-Events im Vergleich zu 20 bis 30 Prozent bei Online-Veranstaltungen. Bei kostenpflichtigen Events bestehen jedoch nur rund 5 Prozent Unterschied zwischen Präsenz und Online.

Faktoren, welche die No-Show Rate online und live beeinflussen:

PTechnische Probleme: Potenziell schlechte Internet-Verbindungen und technische Probleme auf Seite der Teilnehmer erhöhen die No-Show Rate bei Online-Events.
POn-Demand: Online-Events können mit On Demand-Zugriffsmöglichkeit auf ein Video auch im Nachgang noch die Anzahl ihrer Teilnehmer steigern.
PPersonalisierte Kommunikation: Je direkter und persönlicher die Teilnehmenden angesprochen werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie am Event teilnehmen.
PEvent-Größe: Die No-Show Raten sind höher, je größer ein Event ist – sowohl bei Präsenz-Events als auch bei Veranstaltungen im virtuellen Raum.
PDie Hauptgründe für No-Shows sind in beiden Fällen Terminkollisionen, Vergesslichkeit und unvorhergesehene Notfälle.

Die Aufgabe von Event-Veranstaltern liegt darin, abhängig vom jeweiligen Veranstaltungs-Typ Maßnahmen zu treffen, um die No-Shows so gering wie möglich zu halten.

FAZIT

Die No-Show Rate ist ein relevantes Problem für alle Veranstalter von Business-Events und die Minimierung muss eine der obersten Prioritäten bei jedem Event sein. Um die No-Show Rate auf ein Minimum zu reduzieren, ist es wichtig zu verstehen, aus welchen Gründen Teilnehmer vom Event fernbleiben und welche Besonderheiten die einzelnen Event-Arten bei den No-Shows aufweisen.

In den kommenden 2 Teilen unserer Serie erfahren Sie, welche Unterschiede es bei der No-Show Rate im Vergleich vor und nach der Pandemie gibt und mit welchen Tipps Sie Ihre No-Show Rate so gering wie möglich halten.

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