Welche Funktionen Sie sich 2023 von einem Event-Tool erwarten können.

Mit einer neuen Generation von Event-Tools machen Sie das Management Ihrer Veranstaltungen bald noch effizienter und effektiver.
14. November 2022 | 
Invitario Redaktion
Event-Tool Funktionen 2023

Exceltabellen voller Besucherdaten, Word-Dokumente mit Planungsdetails, unzählige E-Mails und dazu noch eine Vielzahl an handgeschriebenen Notizen auf Zetteln: Wer schon länger an der Vorbereitung und Durchführung von Business-Events beteiligt ist, kennt diese Situation sicherlich. Und vor allem auch das Durcheinander, das entstehen kann, wenn viele Abteilungen noch dazu mit unterschiedlicher Software miteinander arbeiten.

Neue Event-Tools wie Invitario haben das Eventmanagement grundlegend verändert. Sie vereinfachen nicht nur die Planung der Business-Events, sondern steigern auch deren Erfolg für das durchführende Unternehmen. Dafür sorgen neue Möglichkeiten und Funktionen, die Veranstaltungen zu einem noch effektiveren Instrument für Marketing, Vertrieb und HR machen. Welche Funktionen sind es, die das Teilnehmermanagement so effizient werden lassen?

Ein Überblick über die wichtigsten Funktionen

Hier ein Überblick über die wichtigsten Funktionen, die Eventmanagemet-Tools für 2023 für die Phasen vor, während und nach der Veranstaltung haben müssen:

Vor der Veranstaltung: Die Teilnehmer und die Kommunikation im Fokus

Der Großteil des Aufwands bei der Organisation einer Business-Veranstaltung entfällt auf die Vorbereitung. In dieser Phase werden zum Beispiel Ort und Datum, Ziele und Zielgruppen sowie der Ablauf und die Inhalte des Events definiert.

Besonders wichtig sind dabei die zielgerichtete Kommunikation und Event-Bewerbung. Für folgende Bereiche haben sich Event-Tools für die Vereinfachung und Automatisierung von Abläufen bewährt:

  • $Datenmanagement: Zusammenstellen der Gästeliste über eine zentrale Plattform statt unübersichtlicher Verwaltung mittels Excel-Listen.
  • $Einladungsmanagement: Einladen der Teilnehmer mit personalisierten E-Mails und persönlichen Links, die direkt zur (vorausgefüllten) Registrierung der Veranstaltung führen.
  • $Eventwebseite: Erstellung einer Event-Webseite im Design der Veranstaltung oder dem Corporate Design des Unternehmens. Ideal zur Ankündigung der Veranstaltung und zur Bereitstellung aller wichtigen Informationen.
  • $Registrierung der Teilnehmer: Über die Eventwebseite lassen sich alle Daten Ihrer Teilnehmer schnell und einfach erfassen, die Sie zur Umsetzung Ihrer Veranstaltung benötigen.

Während der Veranstaltung: Besseres Eventerlebnis und mehr Daten zu den Interessen Ihrer Teilnehmer

Mit den passenden Funktionen eines Event-Tools wird die Teilnahme am Event nicht nur allen Teilnehmern deutlich erleichtert und ihr Eventerlebnis verbessert, sondern auch der Veranstalter erhält wertvolle Einblicke in die Interessen und Verhaltensweisen seiner Teilnehmer und kann diese Informationen für zukünftige Business-Events nutzen.

  • $Beschleunigter und sicherer Check-in: Digitales Erfassen der eintreffenden Teilnehmer ist schnell und kann kontaktlos durch den Scan eines QR-Codes in nur wenigen Sekunden erfolgen.
  • $Kontaktpunkte: Erfassen Sie auf der Veranstaltung weitere Kontaktpunkte, um mehr über die spezifischen Interessen jedes einzelnen Teilnehmers zu erfahren. Dazu können Sie etwa die Teilnahme an einzelnen Vorträgen, den Besuch ausgewählter Veranstaltungsbereiche oder den Besuch von Side-Events nutzen.
  • $Check-out: Erfassen Sie die Teilnehmer auch beim Verlassen der Veranstaltung, um die Verweildauer auswerten zu können und einen besseren Überblick über den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu erhalten.

Nach der Veranstaltung: Erfolgsmessung und Informationsgewinn für Vertrieb und Marketing

Mit den passenden Funktionen eines Event-Tools ist es möglich, die Daten der Event-Teilnehmer zu analysieren und damit mehr über deren Bedürfnisse und Präferenzen zu erfahren.

Damit können Veranstaltungen fortlaufend verbessert werden und die Vertriebs- und Marketing-Abteilungen können die gewonnenen Informationen dazu nutzen, um jeden Teilnehmer im Nachgang eines Events mit den für ihn passenden Informationen zu bespielen.

  • $Eventkommunikation: Das Follow-up nach einem Event ist ein wichtiger Bestandteil jeder Event-Kampagne, auch mit Personen, die zwar zur Veranstaltung angemeldet waren, aber dann doch nicht teilnehmen konnten.
  • $Feedback der Teilnehmer: Das Einholen von Rückmeldungen nach einer Veranstaltung ist eine der besten Möglichkeiten, um einen Kontaktpunkt zu setzen. Als Veranstalter ist eine – zumindest kurze – Befragung der Teilnehmer ein absolutes Muss!
  • $Analyse der Eventdaten: Die systematische Auswertung der Event- und Teilnehmerdaten ist die Grundlage für die Optimierung aller künftigen Veranstaltungen.
  • $Verarbeitung der Eventdaten (CRM): Erst das Zurückspielen der im Rahmen des Events gewonnenen Teilnehmerdaten in das CRM (oder Marketing-Automation) ermöglichen ein effektives Eventmarketing.
  • $Messung des Eventerfolgs: Anhand standardisierter Statistiken kann der Erfolg eines Events objektiv beurteilt und mit anderen Veranstaltungen verglichen werden.

Dem Eventmanager das Leben erleichtern

Die vielseitigen Funktionen von Event-Tools und Eventmarketing-Plattformen erleichtern mit standardisierten und automatisierten Abläufen die Arbeit jedes Eventmanagers- und Eventplaners. Zusätzlich eröffnen sich neue Möglichkeiten, um das Eventmarketing gezielt in die Customer Journey zu integrieren und Veranstaltungen zu einem integralen Bestandteil von Marketing- und Vertriebskampagnen zu machen.

Wir von Invitario sind davon überzeugt, dass sich die volle Power von Veranstaltungen erst durch diese neuen Möglichkeiten entfalten kann und Unternehmen in Zukunft noch viel mehr von ihren Veranstaltungen profitieren werden.

FAZIT

Diese beiden Tage waren für mich spannend und inspirierend, die investierte Zeit hat sich auf jeden Fall gelohnt. Auch die Diskussionen in den Sessions und Panels haben mir viele neue Erkenntnisse gebracht.

Und hat mich vor allem auch darin bestätigt, dass der Weg, den wir mit Invitario als Eventmarketing-Plattform eingeschlagen haben, der richtige ist.

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