Hinter den Kulissen der Eventplaner: Warum Events organisieren zu den stressreichsten Jobs der Welt zählt

Ähnlich stressig wie der Beruf von Feuerwehrleuten oder Krankenschwestern: Der Job des Eventplaners hat es in sich. Welche Faktoren dazu führen, dass Eventmanagement zu den herausforderndsten Berufen der Welt gehört, erfahren Sie in diesem Blogartikel.
2. Juni 2023 | 
Invitario Redaktion

Das Leben der Eventmanager: Abwechslungsreich und herausfordernd

Für viele ist es der Traumjob schlechthin: Als Eventplaner Business-Veranstaltungen zu organisieren und sich dabei um alle vielseitigen Bereiche zu kümmern, die damit in Verbindung stehen. Von der Ideenfindung über das Programm bis hin zur Logistik und der Koordination der Mitarbeiter. Was abwechslungsreich und spannend klingt, hat aber auch eine Kehrseite. In vielen Studien taucht das Eventmanagement in den vergangenen Jahren fast immer unter den Top 10 der stressigsten Jobs weltweit auf. Viele Umfragen reihen das Eventmanagement sogar unter den Top 5 der stressigsten Jobs ein, zusammen mit Berufen wie Feuerwehrmann, Krankenschwester oder Polizist.

Was den Job des Eventplaners so anspruchsvoll macht? Viele Faktoren spielen hier mit hinein: Wie die besondere Dynamik der Eventbranche, die nicht nur seit der Pandemie laufend Änderungen unterworfen ist. Oder die langwierige Suche nach passenden Eventlocations und die unvorhersehbaren Last-Minute-Anforderungen, die kurz vor oder auch während des Events auftauchen.

Einblick in die Welt der Eventmanager

Was genau versteht man unter Eventmanagement und warum ist dieser Job trotz seiner Herausforderungen so attraktiv? Eventmanager konzipieren, organisieren und leiten Veranstaltungen für bestimmte Zielgruppen. Dabei planen sie die Art des Events, den Ort sowie alle Abläufe, die im Rahmen der Veranstaltung stattfinden. Klingt auf den ersten Blick einfach, doch die Komplexität und die Herausforderungen liegen im Detail. Wir werfen einen Blick in die Welt des Eventmanagements und schauen uns an, was den Job des Eventplaners ausmacht. Wie Eventmanagement-Software den Alltag eines Eventplaners erleichtert, lesen Sie hier. 

Phase 1: Definition der Zielsetzung und Bewertung der Durchführbarkeit

Im ersten Schritt ist es wichtig, das Ziel der Veranstaltung zu definieren und die Durchführbarkeit der Veranstaltung zu bewerten. Das betrifft vor allem die Aufstellung eines Veranstaltungsbudgets und die Frage, ob das Ziel mit diesem Budget auch erreicht werden kann.

Phase 2: Fokus auf das Event-Thema und Gestaltung der Veranstaltung

Im zweiten Schritt geht es darum, die Veranstaltung so zu entwerfen, dass die geplanten Ziele auch erreicht werden können.

In diesem Zusammenhang müssen vom Eventkoordinator Fragen wie diese geklärt werden:

+ Wie sieht der genaue Ablauf des Events aus?
+ Wer wird als Keynote-Speaker auftreten?
+ Sind weitere Workshops und Seminare während der Veranstaltung geplant?
+ Wie sieht die Anordnung von Stühlen, Tischen und Bühne aus?
+ Wo und wie werden Markenschilder und Werbeträger positioniert?

Phase 3: Konzentration auf die Details

Sobald sich der Eventplaner und sein Team auf das Ziel und den grundlegenden Ablauf für die Veranstaltung geeinigt haben, geht es an die Details. Diese Phase umfasst den größten Teil des Eventmanagements und kann folgende Punkte umfassen:

+ Abschluss von Verträgen mit Veranstaltungsorten und Referenten.
+ Erstellung einer Veranstaltungswebsite.
+ Gestaltung von Umfragen nach der Veranstaltung.
+ Starten der Social-Media-Kampagne vor der Veranstaltung.
+ Kommunikation mit den Teilnehmern.
+ Marketing und Öffentlichkeitsarbeit für das Event.
+ Besprechung des Veranstaltungsplans mit den Rednern.
+ Organisation von Transport- und Servicedienstleistungen.
+ Gestaltung des Check-in-Prozesses.

Phase 4: Durchführung der Veranstaltung

Dies ist die wichtigste Phase für jeden Veranstaltungsleiter. Denn jetzt entscheidet sich, ob die Planungen im Vorfeld richtig waren und das Event tatsächlich zum Erfolg wird. Je nach Umfang der Veranstaltung kann der Aufbau am Morgen des Events oder einige Tage vorher beginnen. Die Aufgaben für den Eventplaner und sein Teams reichen hier vom Durchführen der Sound- und Technikchecks, der Registrierung der Teilnehmer und Gästebetreuung bis hin zur Kommunikation mit den Stakeholdern. Besondere Flexibilität und Ideenreichtum ist im Umgang mit unerwarteten Problemen und Notfällen gefragt.

Phase 5: Nach der Veranstaltung: Team-Nachbesprechung und Teilnehmer-Kommunikation

Diese Phase wird oft unterschätzt, obwohl sie viel Potenzial für die Umsetzung erfolgreicher Veranstaltungen bietet. Wichtig ist eine Besprechung mit dem internen Team, um herauszufinden, was richtig und was falsch gelaufen ist. Daraus entwickelt man einen Aktionsplan, um ähnliche Probleme bei der nächsten Veranstaltung zu vermeiden. Genauso wichtig ist die Kommunikation mit den Teilnehmern. Eventmarketingmanager verschicken Umfragen, um Feedback auf die Veranstaltung zu erhalten.

Warum der Job des Eventplaners so stressig ist

Läuft eine Veranstaltung genau wie nach Plan ab, dann kann sich der Eventmanager entspannt zurücklehnen. Das kommt aber – auch bei penibler Vorbereitung – nur in den seltensten Fällen vor. Diese 5 Faktoren führen dazu, dass der Job des Eventmanagers regelmäßig unter den Top 10 der stressreichsten Jobs auftaucht.

Stress-Faktor 1: Agile und dynamische Branche

Events organisieren ist ein Beruf, der sich, so wie die Branche selbst, ständig ändert. Besonders seit der Pandemie muss sich die Eventbranche ständig ändernden Bedingungen anpassen. Das macht die gesamte Veranstaltungsbranche ziemlich unberechenbar – und das erschwert die Arbeit von Veranstaltungsleitern.

Stress-Faktor 2: Die Frage der passenden Tools

Um die Vorbereitung und Umsetzung von Events effizienter werden zu lassen, ist der Einsatz der richtigen Eventmanagement-Tools entscheidend. Wer auf diese Tools verzichtet oder die falschen Mittel einsetzt, erhöht automatisch seinen Stress-Level.

Stress-Faktor 3: Die Jagd nach dem geeigneten Veranstaltungsort

Welcher Veranstaltungsort passt zum Event? Einen für die Veranstaltung geeigneten Veranstaltungsort zu einem bestimmten Datum und an einem bestimmten Ort zu finden, kann äußerst schwierig sein. Vor allem wird es oft ein Wettlauf mit der Zeit, da die besten Eventlocations meist langfristig ausgebucht sind. Das kann viel Zeit und Mühe kosten und auch die Eventplaner verunsichern, da ein einziger Fehler bei der Auswahl des Veranstaltungsortes schwerwiegende Folgen für den Verlauf der Veranstaltung haben kann.

Stress-Faktor 4: Die Ungewissheit vor der Veranstaltung

Die Location wurde ausgewählt und die Besichtigung bereits durchgeführt. Trotzdem bleibt die Ungewissheit, ob der Veranstaltungsort am Tag des Events, mit allen Teilnehmern und in voller Ausstattung, auch so funktioniert wie geplant. Diese Ungewissheit kann für die Eventkoordinatoren sehr nervenaufreibend sein und sie begleitet sie bis zum Start des Events.

Stress-Faktor 5: Die Last-Minute Änderungen  

Nicht nur während des Planungsprozesses, auch während der Veranstaltung müssen Eventplaner ständig spontan auf Änderungen reagieren. Gerade Änderungen während des Events müssen kurzfristig passieren, damit der Erfolg der Veranstaltung nicht gefährdet ist.

FAZIT:

Events organisieren gehört zu den spannendsten, aber gleichzeitig auch zu den stressreichsten Tätigkeiten. Die Branche ist laufend Veränderungen unterworfen, auf die Eventplaner kurzfristig reagieren müssen. Und auch die beste Vorbereitung ist kein Garant dafür, dass die Veranstaltung auch zum Erfolg wird. Denn auch während des Events ist das Können des Eventplaners gefragt, der auf kurzfristige Änderungen und Geschehnisse spontan reagieren muss.

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Intro-Video mit Carsten Schwarz