Eventmanagement

Schritt für Schritt zur richtigen Eventmanagement-Software

Unternehmen werden 2023 verstärkt auf Events setzen, um ihre Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern zu stärken und ihr Wachstum voranzutreiben. Ohne digitale Unterstützung und die Automatisierung von Abläufen sind Business Events heute kaum mehr durchführbar.
3. März 2023 | 
Olga Hartinger

Dies bestätigt auch unsere Invitario-Studie 2022, die zeigt, dass rund 60 Prozent der Unternehmen die Relevanz von Business Events deutlich höher einschätzen als vor der Covidien-Pandemie. Und 40 Prozent der Unternehmen planen in diesem Jahr mehr Events als vor der Pandemie.

Schließlich eröffnen Events völlig neue Möglichkeiten für Marketing und Vertrieb und verbessern kontinuierlich die Customer Journey. Und das alles ganz einfach und unkompliziert. Wie ist das möglich? Der Schlüssel zum Erfolg liegt in moderner Eventmanagement-Software. 

Doch wie lässt sich die hohe Nachfrage nach Präsenzveranstaltungen und virtuellen Events wie Webinaren bewältigen? Mit der richtigen Eventmanagement-Software. Mit ihr lässt sich nicht nur der Aufwand für Einladung, Registrierung und Teilnehmerverwaltung um bis zu 80 Prozent reduzieren, sondern auch die Qualität der durchgeführten Veranstaltungen steigern. Darüber hinaus stehen eine Vielzahl nützlicher Daten zur Verfügung, um den Erfolg einer Veranstaltung zu analysieren und die Kommunikation im Nachgang zu optimieren. 

Worauf es bei der Auswahl der richtigen Eventmanagement-Software ankommt, haben wir in diesem Artikel für Sie zusammengefasst:

Was ist Eventmanagement-Software?

Die Planung von Veranstaltungen auf herkömmliche Art und Weise ist oft mühsam und aufwändig. Eine geeignete Eventmanagement-Software vereinfacht und automatisiert viele Prozesse bei der Vorbereitung von Business-Events. Und auch während und nach der Veranstaltung bietet sie durch verschiedene Event-Tools viele Vorteile, um die Qualität der Veranstaltung zu steigern und die Veranstaltungsteilnehmer direkt und gezielt mit den passenden Themen anzusprechen.

Beispiele für wichtige Funktionen von Eventmanagement-Software. 

Diese unterstützt Sie mit:

  • $umfangreiche Möglichkeiten zur Erfassung und Verwaltung von Teilnehmerdaten
  • $die Möglichkeit, die gesamte Teilnehmerkommunikation inklusive E-Mail-Kampagnen abzubilden
  • $Funktionen wie Umfragen und Statistiken, um den Erfolg jeder Veranstaltung in Echtzeit zu verfolgen.
  • $ein verbessertes Lead Management, um Listen aller potenziellen Interessenten und die notwendigen Folgeaktivitäten für Marketing und Vertrieb bereitzustellen.


Um die Vorteile einer Eventmanagement-Software für Ihr Unternehmen optimal nutzen zu können, ist die Auswahl der richtigen Software entscheidend. Denn fast jeder Anbieter hat einen Schwerpunkt und richtet seine Funktionen darauf aus.

Folgen Sie diesen Schritten, um die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden:

Schritt 1: Was sind die entscheidenden Faktoren bei der Auswahl einer geeigneten Veranstaltungsmanagement-Software?

Stellen Sie fest, welche Arten von Veranstaltungen in Ihrem Unternehmen von welchen Abteilungen organisiert werden. Folgende Fragen sind dabei wichtig:

  • $Welche Arten von Veranstaltungen wollen Sie organisieren?
  • $Wie groß sind die Veranstaltungen?
  • $Wie viele Personen werden an Ihren Veranstaltungen teilnehmen?
  • $Wie viele Veranstaltungen planen Sie pro Jahr?

So nutzen unsere Kunden Invitario für ihr Teilnehmermanagement: Aktuelle Statistiken über die Rückmeldungen der eingeladenen Personen waren für die B&C Privatstiftung ein entscheidender Faktor bei der Digitalisierung des Teilnehmermanagements, das zuvor manuell und mit hohem Zeitaufwand durchgeführt wurde. Heute lädt die B&C Privatstiftung mit Invitario über 400 hochkarätige Gäste zu einer Gala ein. Lesen Sie die ganze Case Study hier. 

 

Schritt 2: Checkliste der wichtigsten Features und Funktionen einer Eventmanagement-Software.

Nutzen Sie diese Übersicht der wichtigsten Features als Checkliste, um die für Sie passende Teilnehmermanagement-Software zu finden. 

  • PMehr Teilnehmerinnen und Teilnehmer durch effektives Veranstaltungsmarketing: Mit Veranstaltungen erreichen Sie gezielt mehr Teilnehmende, die sich für Ihre Inhalte interessieren.
  • PDigitaler Check-in und lückenlose Erfassung der Teilnehmenden: Durch den schnellen und besonders komfortablen Check-in der Teilnehmenden entfallen Wartezeiten am Eingang. Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, auch während der Veranstaltung die Teilnahme Ihrer Gäste an einzelnen Vorträgen oder Workshops zu erfassen und so einen Überblick über die Interessen Ihrer Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu erhalten.
  • PEinfache Integration in die CI Ihres Unternehmens: Eine moderne Eventmanagement-Software stellt Ihnen mit wenigen Klicks eine Event-Website im CI Ihres Unternehmens zur Verfügung.
  • PVirtuelle und hybride Veranstaltungen: Mit virtuellen und hybriden Veranstaltungsformaten erweitern Sie Ihren Teilnehmerkreis und können Ihre Inhalte auch international verbreiten. Moderne Eventmanagement-Software vereint daher alle Veranstaltungsformate auf einer Plattform, mit der sich Präsenzveranstaltungen ebenso einfach umsetzen lassen wie hybride oder rein virtuelle Events. Der große Vorteil: Sie steuern alle Kontaktpunkte mit den Teilnehmenden über ein zentrales Tool und haben so immer den kompletten Überblick über Ihr Eventportfolio. Und Sie können einfach zwischen den verschiedenen Veranstaltungsformaten wechseln und bleiben so flexibel.
  • PTeilnahme erfassen und auswerten: Durch die Erfassung der Kontaktpunkte bei Präsenzveranstaltungen oder die Auswertung des Engagements bei virtuellen Veranstaltungen können Sie mit einer Teilnehmermanagement-Software Informationen über die Interessen und Aktivitäten Ihrer Teilnehmer sammeln und auswerten. So können Marketing und Vertrieb Ihres Unternehmens diese Daten in der Follow-up-Kommunikation nach der Veranstaltung nutzen, um jedem Teilnehmer die für ihn relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen.
  • PUmfassendes Reporting und Analyse: Die Eventmanagement-Software erfasst für Sie die wichtigsten Daten zu Event und Teilnehmenden, zeigt Statistiken und Analysen an, indem sie verschiedene Datenquellen verknüpft und in Echtzeit zur Verfügung stellt. So haben Sie während der gesamten Eventkampagne jederzeit den Überblick über die Entwicklung Ihrer Veranstaltung und können gezielt Maßnahmen ergreifen, um die gesteckten Ziele zu erreichen.

So lösen es Invitario-Kunden: Die Wirtschaftskanzlei Taylor Wessing hat mit Invitario bereits über 200 Veranstaltungen für rund 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an fünf Standorten in Deutschland realisiert. Was die Kanzlei an Invitario besonders schätzt, sind die vielfältigen Möglichkeiten, auch Veranstaltungen mit individuellen Abläufen zu gestalten. In dieser Case Study erfahren Sie mehr.


Schritt 3: Einfache Integration mit anderen Tools im Unternehmen 

Unternehmen profitieren am meisten von einer Eventmanagement-Software, wenn sie sich als zentrale Plattform für alle Veranstaltungen des Unternehmens in die bestehende Softwarelandschaft integrieren lässt. Ziel ist es, möglichst viele Prozesse zu standardisieren und zu automatisieren. Besonderes Augenmerk sollte dabei auf den Datenaustausch mit CRM-Systemen und Marketing-Automation-Tools gelegt werden – so können die im Rahmen Ihrer Events gewonnenen Daten optimal für weitere Kommunikationsmaßnahmen oder Aktivitäten in Marketing und Vertrieb genutzt werden.  

Wie werden Prozesse durch die Integration einer Eventmanagement-Software effektiver?

“Natürlich denken die Teilnehmer:innen nicht daran, dass auch ein, für sie, kostenloses Event viele Ressourcen kostet. Deshalb muss die Minimierung der No-Show Rate für jeden Veranstalter oberste Priorität haben.”

Stefan Grossek

Geschäftsführer, Invitario

 

Von welchen Faktoren ist die No-Show Rate abhängig?

  • PFehlende finanzielle Verpflichtung: Teilnehmer, die für eine Veranstaltung bezahlen müssen, erscheinen eher beim Event.
  • PUnterschied Online vs. Präsenz-Events: Online ist die No-Show Rate bei kostenlosen Events meist deutlich höher, da den Teilnehmenden die Nicht-Teilnahme besonders leicht fällt und auch weniger auffällt.
  • PEchte Intention zur Teilnahme fehlt: Einige Personen melden sich bei kostenfreien Veranstaltungen nur deswegen an, weil sie eben gratis sind. Ohne eine echte Intention, wirklich teilnehmen zu wollen.

 

Darum ist die No-Show Rate bei Events mit Eintritt niedriger

Bezahlte Veranstaltungen können in allen möglichen Formen wie Konferenzen, Networking-Events, Messen, Webinare oder virtuelle Konferenzen stattfinden, die für die Teilnehmenden kostenpflichtig sind. 

Die No-Show Rate fällt – wie zu erwarten – bei kostenpflichtigen Veranstaltungen deutlich geringer als bei kostenlosen Events aus und liegt durchschnittlich zwischen 5 und 10 Prozent. Das Erheben einer Eintrittsgebühr scheint daher eine effektive Strategie zu sein, um No-Shows zu verhindern. Diese Lösung ist aber nicht immer möglich und zum Beispiel für interne Events, PR-Veranstaltungen oder klassische Business-Events weniger geeignet. Aber es gibt noch weitere Faktoren, welche die No-Show Rate beeinflussen.

Wovon hängt die No-Show Rate bei kostenpflichtigen Events ab?

  • PEarly Bird-Angebote und Incentives: Je früher die Teilnehmer die Karten kaufen, desto eher nehmen sie auch am Event teil. Spezielle Early-Bird-Angebote und weitere Incentives können daher zur Verbesserung der No-Show Rate beitragen.
  • PReminder und Follow-ups: Beim Versenden von E-Mails im Vorfeld eines Events ist Zurückhaltung unangebracht. Regelmäßige Reminder – im Idealfall mit für den Teilnhemer relevanten und hilfreichen Informationen – führen dazu, dass die Anzahl der Teilnehmer bei Events steigt.
  • PRichtlinien zur Ticket-Rückerstattung: Je strenger die Richtlinien zur Refundierung der bereits gekauften Tickets sind, desto geringer ist die No-Show Rate.

„Mit Invitario können Sie Ihre Teilnehmer sowohl vor, während als auch nach der Veranstaltung automatisiert mit den passenden Inhalten gezielt ansprechen. So halten Sie die No-Show Rate ohne großen Aufwand niedrig.“ 

Marko horngacher

Produkt Manager, Invitario

 

Vergleich von Online- und Präsenz-Events: Wie ändert sich die No-Show Rate? 

Unabhängig davon, ob Veranstaltungen kostenpflichtig oder frei sind: Vergleicht man die No-Show Rate von Online und Live-Events, so ist sie bei Veranstaltungen im virtuellen Raum in der Regel deutlich höher. Bei kostenlosen Events liegt der Unterschied durchschnittlich zwischen 10 bis 20 Prozent bei Live-Events im Vergleich zu 20 bis 30 Prozent bei Online-Veranstaltungen. Bei kostenpflichtigen Events bestehen jedoch nur rund 5 Prozent Unterschied zwischen Präsenz und Online.

Faktoren, welche die No-Show Rate online und live beeinflussen:

  • PTechnische Probleme: Potenziell schlechte Internet-Verbindungen und technische Probleme auf Seite der Teilnehmer erhöhen die No-Show Rate bei Online-Events.
  • POn-Demand: Online-Events können mit On Demand-Zugriffsmöglichkeit auf ein Video auch im Nachgang noch die Anzahl ihrer Teilnehmer steigern.
  • PPersonalisierte Kommunikation: Je direkter und persönlicher die Teilnehmenden angesprochen werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie am Event teilnehmen.
  • PEvent-Größe: Die No-Show Raten sind höher, je größer ein Event ist – sowohl bei Präsenz-Events als auch bei Veranstaltungen im virtuellen Raum.
  • PDie Hauptgründe für No-Shows sind in beiden Fällen Terminkollisionen, Vergesslichkeit und unvorhergesehene Notfälle.

Die Aufgabe von Event-Veranstaltern liegt darin, abhängig vom jeweiligen Veranstaltungs-Typ Maßnahmen zu treffen, um die No-Shows so gering wie möglich zu halten.

FAZIT

Die No-Show Rate ist ein relevantes Problem für alle Veranstalter von Business-Events und die Minimierung muss eine der obersten Prioritäten bei jedem Event sein. Um die No-Show Rate auf ein Minimum zu reduzieren, ist es wichtig zu verstehen, aus welchen Gründen Teilnehmer vom Event fernbleiben und welche Besonderheiten die einzelnen Event-Arten bei den No-Shows aufweisen. 

In den kommenden 2 Teilen unserer Serie erfahren Sie, welche Unterschiede es bei der No-Show Rate im Vergleich vor und nach der Pandemie gibt und mit welchen Tipps Sie Ihre No-Show Rate so gering wie möglich halten.

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