Dies bestätigt auch unsere Invitario-Studie 2022, die zeigt, dass rund 60 Prozent der Unternehmen die Relevanz von Business Events deutlich höher einschätzen als vor der Covidien-Pandemie. Und 40 Prozent der Unternehmen planen in diesem Jahr mehr Events als vor der Pandemie.
Schließlich eröffnen Events völlig neue Möglichkeiten für Marketing und Vertrieb und verbessern kontinuierlich die Customer Journey. Und das alles ganz einfach und unkompliziert. Wie ist das möglich? Der Schlüssel zum Erfolg liegt in moderner Eventmanagement-Software.
Doch wie lässt sich die hohe Nachfrage nach Präsenzveranstaltungen und virtuellen Events wie Webinaren bewältigen? Mit der richtigen Eventmanagement-Software. Mit ihr lässt sich nicht nur der Aufwand für Einladung, Registrierung und Teilnehmerverwaltung um bis zu 80 Prozent reduzieren, sondern auch die Qualität der durchgeführten Veranstaltungen steigern. Darüber hinaus stehen eine Vielzahl nützlicher Daten zur Verfügung, um den Erfolg einer Veranstaltung zu analysieren und die Kommunikation im Nachgang zu optimieren.
Worauf es bei der Auswahl der richtigen Eventmanagement-Software ankommt, haben wir in diesem Artikel für Sie zusammengefasst:
Was ist Eventmanagement-Software?
Die Planung von Veranstaltungen auf herkömmliche Art und Weise ist oft mühsam und aufwändig. Eine geeignete Eventmanagement-Software vereinfacht und automatisiert viele Prozesse bei der Vorbereitung von Business-Events. Und auch während und nach der Veranstaltung bietet sie durch verschiedene Event-Tools viele Vorteile, um die Qualität der Veranstaltung zu steigern und die Veranstaltungsteilnehmer direkt und gezielt mit den passenden Themen anzusprechen.
Beispiele für wichtige Funktionen von Eventmanagement-Software.
Diese unterstützt Sie mit:
- $umfangreiche Möglichkeiten zur Erfassung und Verwaltung von Teilnehmerdaten
- $die Möglichkeit, die gesamte Teilnehmerkommunikation inklusive E-Mail-Kampagnen abzubilden
- $Funktionen wie Umfragen und Statistiken, um den Erfolg jeder Veranstaltung in Echtzeit zu verfolgen.
- $ein verbessertes Lead Management, um Listen aller potenziellen Interessenten und die notwendigen Folgeaktivitäten für Marketing und Vertrieb bereitzustellen.
Um die Vorteile einer Eventmanagement-Software für Ihr Unternehmen optimal nutzen zu können, ist die Auswahl der richtigen Software entscheidend. Denn fast jeder Anbieter hat einen Schwerpunkt und richtet seine Funktionen darauf aus.
Folgen Sie diesen Schritten, um die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden:
Schritt 1: Was sind die entscheidenden Faktoren bei der Auswahl einer geeigneten Veranstaltungsmanagement-Software?
Stellen Sie fest, welche Arten von Veranstaltungen in Ihrem Unternehmen von welchen Abteilungen organisiert werden. Folgende Fragen sind dabei wichtig:
- $Welche Arten von Veranstaltungen wollen Sie organisieren?
- $Wie groß sind die Veranstaltungen?
- $Wie viele Personen werden an Ihren Veranstaltungen teilnehmen?
- $Wie viele Veranstaltungen planen Sie pro Jahr?
So nutzen unsere Kunden Invitario für ihr Teilnehmermanagement: Aktuelle Statistiken über die Rückmeldungen der eingeladenen Personen waren für die B&C Privatstiftung ein entscheidender Faktor bei der Digitalisierung des Teilnehmermanagements, das zuvor manuell und mit hohem Zeitaufwand durchgeführt wurde. Heute lädt die B&C Privatstiftung mit Invitario über 400 hochkarätige Gäste zu einer Gala ein. Lesen Sie die ganze Case Study hier.
Schritt 2: Checkliste der wichtigsten Features und Funktionen einer Eventmanagement-Software.
Nutzen Sie diese Übersicht der wichtigsten Features als Checkliste, um die für Sie passende Teilnehmermanagement-Software zu finden.
- PMehr Teilnehmerinnen und Teilnehmer durch effektives Veranstaltungsmarketing: Mit Veranstaltungen erreichen Sie gezielt mehr Teilnehmende, die sich für Ihre Inhalte interessieren.
- PDigitaler Check-in und lückenlose Erfassung der Teilnehmenden: Durch den schnellen und besonders komfortablen Check-in der Teilnehmenden entfallen Wartezeiten am Eingang. Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, auch während der Veranstaltung die Teilnahme Ihrer Gäste an einzelnen Vorträgen oder Workshops zu erfassen und so einen Überblick über die Interessen Ihrer Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu erhalten.
- PEinfache Integration in die CI Ihres Unternehmens: Eine moderne Eventmanagement-Software stellt Ihnen mit wenigen Klicks eine Event-Website im CI Ihres Unternehmens zur Verfügung.
- PVirtuelle und hybride Veranstaltungen: Mit virtuellen und hybriden Veranstaltungsformaten erweitern Sie Ihren Teilnehmerkreis und können Ihre Inhalte auch international verbreiten. Moderne Eventmanagement-Software vereint daher alle Veranstaltungsformate auf einer Plattform, mit der sich Präsenzveranstaltungen ebenso einfach umsetzen lassen wie hybride oder rein virtuelle Events. Der große Vorteil: Sie steuern alle Kontaktpunkte mit den Teilnehmenden über ein zentrales Tool und haben so immer den kompletten Überblick über Ihr Eventportfolio. Und Sie können einfach zwischen den verschiedenen Veranstaltungsformaten wechseln und bleiben so flexibel.
- PTeilnahme erfassen und auswerten: Durch die Erfassung der Kontaktpunkte bei Präsenzveranstaltungen oder die Auswertung des Engagements bei virtuellen Veranstaltungen können Sie mit einer Teilnehmermanagement-Software Informationen über die Interessen und Aktivitäten Ihrer Teilnehmer sammeln und auswerten. So können Marketing und Vertrieb Ihres Unternehmens diese Daten in der Follow-up-Kommunikation nach der Veranstaltung nutzen, um jedem Teilnehmer die für ihn relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen.
- PUmfassendes Reporting und Analyse: Die Eventmanagement-Software erfasst für Sie die wichtigsten Daten zu Event und Teilnehmenden, zeigt Statistiken und Analysen an, indem sie verschiedene Datenquellen verknüpft und in Echtzeit zur Verfügung stellt. So haben Sie während der gesamten Eventkampagne jederzeit den Überblick über die Entwicklung Ihrer Veranstaltung und können gezielt Maßnahmen ergreifen, um die gesteckten Ziele zu erreichen.
So lösen es Invitario-Kunden: Die Wirtschaftskanzlei Taylor Wessing hat mit Invitario bereits über 200 Veranstaltungen für rund 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an fünf Standorten in Deutschland realisiert. Was die Kanzlei an Invitario besonders schätzt, sind die vielfältigen Möglichkeiten, auch Veranstaltungen mit individuellen Abläufen zu gestalten. In dieser Case Study erfahren Sie mehr.
Schritt 3: Einfache Integration mit anderen Tools im Unternehmen
Unternehmen profitieren am meisten von einer Eventmanagement-Software, wenn sie sich als zentrale Plattform für alle Veranstaltungen des Unternehmens in die bestehende Softwarelandschaft integrieren lässt. Ziel ist es, möglichst viele Prozesse zu standardisieren und zu automatisieren. Besonderes Augenmerk sollte dabei auf den Datenaustausch mit CRM-Systemen und Marketing-Automation-Tools gelegt werden – so können die im Rahmen Ihrer Events gewonnenen Daten optimal für weitere Kommunikationsmaßnahmen oder Aktivitäten in Marketing und Vertrieb genutzt werden.
Wie werden Prozesse durch die Integration einer Eventmanagement-Software effektiver?
- PDie Umsetzung von Unternehmensrichtlinien wird durch die Anpassung von Templates sichergestellt.
- PDie Abläufe jedes Veranstaltungsformats werden in Vorlagen abgebildet und bilden die Grundlage für eine standardisierte und teilweise automatisierte Umsetzung jeder Veranstaltung. Der Aufwand für die Erstellung einer Veranstaltung kann so von durchschnittlich 8 auf 1,5 Tage reduziert werden.
- PDesignvorlagen für alle Veranstaltungsformate stellen sicher, dass die Corporate-Design-Richtlinien des Unternehmens eingehalten werden und bei jeder Veranstaltung ein einheitliches Erscheinungsbild umgesetzt wird.
Erfahren Sie, wie Sie durch die Integration von Invitario Ihr Marketing und Ihren Vertrieb intelligenter gestalten und das Wachstum Ihres Unternehmens beschleunigen können.
Fazit
Business Events sind für viele Unternehmen entscheidend für den Erfolg. Die richtige Eventmanagement-Software vereinfacht und automatisiert die Planung und Durchführung von Veranstaltungen und liefert wertvolle Informationen für Marketing und Vertrieb. Bei der Auswahl der richtigen Eventmanagement-Software ist es wichtig, dass die Software die richtigen Event-Tools für Ihre Anforderungen enthält, sich gut in Ihr Unternehmen integrieren lässt und Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet sind.
