Wie und warum kam es dazu, dass Sie bei der Abwicklung von Veranstaltungen auf das digitale Tool Invitario setzen?
Eloi Voigt: Bevor wir Invitario für uns entdeckt haben, arbeiteten wir mit einem eigens programmierten Teilnehmermanagement-Tool. Das war nicht immer state-of-the-art. Wir hatten da schon mit einigen Problemen zu kämpfen – sei es bei der Reaktionsfähigkeit auf spontane Änderungen oder der zielgerichteten Segmentierung einzelner Zielgruppen. Unser Fokus richtete sich immer weiter auf unternehmerische Tätigkeiten im Ausland und die Abwicklung dafür notwendiger Veranstaltungen. Es bestand also ein großes Bedürfnis nach einer einfachen und digitalen Lösung für das Teilnehmermanagement. In Hinblick auf diesen internationalen Einsatz und der Integrierung verschiedener Sprachen haben wir 2018 drei unterschiedliche Tools genauer unter die Lupe genommen. Wir sind den Weg aber schlussendlich mit Invitario weitergegangen. Warum? In Sachen Sprachimplementierung und User-Freundlichkeit war das einfach ein Match!
Bei der Abwicklung welcher Art von Veranstaltungen greifen Sie auf die Eventmarketing-Plattform Invitario zurück?
Eloi Voigt: Wir als NRW.Global Business betreuen und akquirieren ausländische Unternehmen, die sich hier in Nordrhein-Westfalen niederlassen und ein Unternehmen gründen wollen. Bereits hier kommt Invitario zum Einsatz. Schließlich organisieren wir für genau diese Unternehmen sogenannte Bestandspflege-Veranstaltungen. Dabei handelt es sich um wiederkehrende Veranstaltungen, die wir unseren Bestandskunden anbieten, um den Unternehmen einen Austausch mit dem Netzwerk zu ermöglichen und um sie über aktuelle Entwicklungen in der Politik oder auch Fördermöglichkeiten hier in NRW zu informieren. Es geht darum dieses Netzwerk zu intensivieren und aufzubauen. Es liegt also auf der Hand, wie wichtig eine erfolgreiche Durchführung eines solchen Events ist. Umgekehrt begleiten wir auch kleine oder mittelständische Unternehmen aus NRW bei der Expansion ins Ausland. Mittlerweile sind wir mit 17 Auslandsbüros rund um den Globus vertreten.
Wurde Invitario auch in das Eventmarketing dieser Länderbüros integriert?
Eloi Voigt: Ja. Invitario setzen wir sowohl hier im Inland als auch im Ausland ein. Insbesondere unser japanisches Büro entpuppte sich seit der Integration des Tools in die Unternehmensstruktur als ein echter heavy User, der die Plattform wirklich intensiv nutzt. Und zwar sowohl für Live-Events als auch für Web-Talk-Formate, die seit zwei Jahren regelmäßig durchgeführt werden. Allein in einem Monat werden bis zu zehn solcher Web-Talks realisiert.
Nun muss ihr Team in Japan auf eine sprachlich angepasste Version von Invitario zurückgreifen. Welche Herausforderungen galt es bei dem Switch ins Japanische zu bewältigen?
Eloi Voigt: Die Herausforderung war vorhandene Systemtexte, die im Englischen oder Deutschen bereits existierten ins Japanische zu transformieren und weitergehend alle Übersetzungsvariablen, mit denen das japanische Büro täglich arbeitet, anzubieten. Das hat jedoch alles sehr gut funktioniert. Nach einem einmaligen Setup, das von Invitario durchgeführt wurde, ist für uns und unsere Kollegen in Japan ein komplett eigenständiges Arbeiten mit dem Tool möglich. Zusätzlich benötigte Übersetzungsvariablen können dabei ganz einfach von uns selbst eingepflegt werden. Das Beste daran: Datensätze von vergangenen Events sind nicht verloren gegangen!
Schlussfolgernd ist es also die Eigenständigkeit beim Warten und Betreuen der Daten, der große Vorteil für Sie bei der Arbeit mit der Plattform?
Eloi Voigt: Ganz genau. Natürlich bitten wir bei auftretenden Problemen den Anwender-Support von Invitario um Hilfe. Und bis jetzt wurde uns immer rasch geholfen. Vor allem wenn es kurz vor einer Veranstaltung doch noch brenzlig wird, unterstützt uns Invitario großartig. Und bis jetzt hat das Team auch für jedes Problem immer eine Lösung gefunden.
Haben Sie mit Invitario auch schon virtuelle oder hybride Veranstaltungen abgewickelt?
Eloi Voigt: Wir haben bis vor der Pandemie ausschließlich Präsenzveranstaltungen umgesetzt. Mit Beginn der Pandemie mussten wir logischerweise in den rein digitalen Raum switchen. Und heute, knapp eineinhalb Jahre später, bieten wir hier in Nordrhein-Westfalen tatsächlich hybride Veranstaltungen an. Natürlich nur wenn es die Situation zulässt! Und diese Art von Veranstaltung ist eine echte Mammut-Kommunikations-Aufgabe. Aus einem Event werden eigentlich zwei Events. Auf der einen Seite, die Ansprache der Präsenz-Gäste. Auf der anderen Seite, die Kommunikation mit den virtuell anwesenden Gästen. Man hat die doppelte Bespielung der Inhalte – auf der Bühne und im Stream. Das war für uns sehr komplex und arbeitsträchtig. Hier hat uns Invitario mithilfe der unzähligen Möglichkeiten, die dieses Tool bietet, unglaublich geholfen.
Kurze Zwischenbilanz: Wie viele Veranstaltungen wickeln Sie über die Plattform ab?
Eloi Voigt: Derzeit sind es bis zu 50 Veranstaltungen pro Jahr. Wir bedienen natürlich deutlich mehr Events – hier kommt es allerdings oft dazu, dass wir die Arbeit mit Invitario durch weitere Tools ergänzen. Vor allem bei unseren rund 60 Weiterbildungsformaten, die wir anbieten, nutzen wir die Plattform zwar als Kommunikationstool im Teilnehmermanagement aber nicht bis zum Schluss für die tatsächliche Durchführung der Veranstaltung.
ÜBER ELOI VOIGT
Eloi Voigt beherrscht als gelernte Kommunikationswirtin die gesamte Palette der Marketingaktivitäten. Seit zwölf Jahren wendet sie ihr Wissen und ihre Fähigkeiten als Projektleiterin für Veranstaltungsmanagement bei der Außenwirtschaftsförderungsgesellschaft NRW.Global Business in Nordrhein-Westfalen an.
Die Kommunikationsexpertin kennt die Bedeutung und die Herausforderungen digitaler Arbeitsmethoden und weiß diese geschickt in das Unternehmen und ihren Arbeitsalltag einzuweben. In ihrer heutigen Funktion ist sie neben dem Online-Marketing auch für die Abwicklung sogenannter Bestandspflege-Veranstaltungen im In– und Ausland zuständig. Diese wiederkehrenden Events haben zum Ziel, Unternehmen über aktuelle Entwicklungen in der Politik, Unternehmen oder Fördermöglichkeiten zu informieren.
Mit Invitario steht dem Marketing-Team rund um Eloi Voigt ein Instrument zur Verfügung, das den reibungslosen Ablauf dieser Veranstaltungen sicherstellt.
