Interview: Warum das Land Vorarlberg über 500 Veranstaltungen pro Jahr mit Invitario umsetzt

Im Land Vorarlberg wird die Eventmarketing-Plattform Invitario für weit mehr genutzt, als es ursprünglich vorgesehen war. Mittlerweile arbeiten acht Abteilungen mit Invitario, die in den vergangenen 12 Monaten über 500 Veranstaltungen umgesetzt haben.

Im Interview spricht Johannes Stühlinger mit Thomas Gayer, dem Leiter der Informatik-Abteilung, über die kreativen und vielseitigen Anwendungsmöglichkeiten von Invitario.

Herr Gayer, Sie verfügen über Daten-, Marketing- und Programmier-Skills und richten somit einen besonders fachmännischen Blick auf Invitario. Wie viele Veranstaltungen haben Sie bereits über die Plattform abgewickelt und welcher Natur sind diese?

Thomas Gayer: Das waren bisher sicher schon an die 500 sehr unterschiedliche Events. Das geht von simplen Schulungen, wo sich zehn Teilnehmer anmelden können, bis hin zu Großveranstaltungen mit mehreren Hundert Personen. Wir decken damit die ganze Bandbreite aller Veranstaltungen ab.

Die Landesbibliothek etwa nutzt Invitario besonders interessant: Hier wurden während der Pandemie Hörsäle etabliert, in die nur eine gewisse Personenanzahl reindarf. Dadurch, dass man die Personen gleich direkt kontingentieren und somit in Echtzeit prüfen kann, wer reinkommt und wer fehlt, wird Invitario von uns quasi auch gern missbraucht (lacht): weil man damit viele Problemstellungen, vor denen wir stehen, schnell und einfach lösen kann. Gerade in den Pandemie-Wellen haben wir das Tool für wirklich überraschende Aktivitäten zu nutzen gewusst.

Sie haben Invitario während der Pandemie also nicht nur für das Teilnehmermanagement virtueller oder hybrider Veranstaltungen verwendet?

Dafür auch. Aber nicht nur für das Einladen zu Veranstaltungen. Als uns in Vorarlberg das Thema Corona mit Fallzahlen von über 1.000 Inzidenzen besonders stark beschäftigt hat, haben wir natürlich sehr schnell viele neue Mitarbeiter gebraucht und deren Arbeitsressourcen managen müssen. Konkret ging es vor allem darum, sehr viele Menschen innerhalb der Organisation zu aktivieren, die in gewissen Zeitfenstern Contact-Tracing-Aufgaben übernehmen sollten.

Dieses Management haben wir dann spontan über Invitario abgewickelt. Wir haben ein Infoschreiben als Newsletter im System integriert, bei dem sich jeder und jede für gewisse Slots anmelden konnte. Die Slots waren aber eben keine Events, wie es eigentlich gedacht ist, sondern unterschiedliche Dienste, für die Personen gesucht wurden, um Contact-Tracing zu betreiben.

Ich kann sagen: Um Dinge zu organisieren, an denen viele Personen beteiligt sind, ohne dass man jemanden damit groß belasten will, funktioniert Invitario einfach wunderbar. Ganz egal, ob das nun ein Event im klassischen Sinne ist oder eben einfach ein Zeitfenster, das man bespielen möchte. Denn es geht eigentlich immer um das Gleiche: eine Info an Personen rauszuschicken, die sich nach gewissen Parametern anmelden können, und den Verantwortlichen somit einen Echtzeit-Überblick zu ermöglichen.

Gerade deshalb ist das Thema Datenschutz ein besonders heikles. Vor allem, wenn man als offizielle Stelle des Landes operiert. Welche Herausforderungen galt es, hierbei zu bewältigen?

Das ist aus unserer Perspektive keine große Sache gewesen: Als wir das Tool eingeführt haben, wurden diese Punkte vorab mit unserer Datenschutzbeauftragten abgeklärt und das Tool für rundum DSGVO-konform bestätigt – und auch von Invitario kam hier jede Form der Unterstützung, die notwendig war.

Wie und warum ist die Zusammenarbeit mit Invitario eigentlich entstanden?

Das war ganz spannend. Wir haben eine Abteilung für das Veranstaltungsmanagement. Und diese ist auf uns zugekommen, weil sie eine bessere Lösung als das klassische Excel-Listen-System gesucht hat. „Können wir das nicht wirklich hochprofessionell machen?“, wurden wir gefragt.

Und ich hab’ mir gedacht: Nachdem wir in der Abteilung Informatik auch so viele Informationen ausschicken und selbst Veranstaltungen haben, würde uns das auch gut tun. Wir haben dann vier Hersteller eingeladen. Ja, und da war die erste die Firma, die präsentiert hat, Invitario. Nach der ersten Videokonferenz, in der uns das Tool in eineinhalb Stunden vorgestellt wurde, haben meine Kolleginnen und Kollegen gesagt: „Das passt, das ist genau das, was wir brauchen. Die drei restlichen Termine können wir im Prinzip streichen, oder?“ Wir haben uns die natürlich schon auch angesehen und bewertet, aber am Ende war klar, dass es Invitario wird.

Was waren die Hauptgründe, warum die Entscheidung so klar zugunsten Invitario ausgefallen ist?

Die Funktionen, das Look and Feel und die Art und Weise, wie einfach alles mit Invitario zu bearbeiten ist, das ist wirklich bestechend. Man kann extrem viel selbst machen, braucht nicht immer jemanden Externen dazu. Wir haben dann einen Piloten gemacht, das war eine Veranstaltung mit 300 Personen. Infolge haben dann gleich drei weitere Abteilungsvorstände gesehen, was man da alles machen kann, und gleich gesagt: „Das brauchen wir auch!“ Mittlerweile sind es schon acht Abteilungen, die mit Invitario arbeiten. Und die arbeiten richtig intensiv damit.

Was sind die Hauptargumente für diese Abteilungen, warum sie Invitario nutzen?

Es erspart den Kolleginnen und Kollegen, die in den unterschiedlichen Bereichen damit arbeiten, sehr viel Zeit. Wenn man seine Listen immer auf einfachem Weg auf dem aktuellen Stand halten kann, wenn man binnen Minuten eine Sache organisieren kann, die sonst vielleicht Stunden oder Tage braucht, dann ist das schon sehr lässig. Wir in unserer Abteilung veranstalten regelmäßig einen Digitalisierungsbeirat, bei dem ungefähr 70 Personen zusammenkommen. Was vorher ungefähr zwei Tage Vorbereitung mit sich brachte, ist heute in zwei Stunden erledigt.

Oder nehmen wir ein anderes Beispiel: die Abteilung Wasserwirtschaft. Da müssen wir nachweisen, dass die Wassermeister*innen bei der Veranstaltung wirklich anwesend waren. Nur dann kriegen sie ein dementsprechendes Zertifikat. Das ist mit Invitario einfach schnell miterledigt: Dank des Check-ins mit QR-Code wissen wir, wer da war, und somit bekommt der- oder diejenige auch automatisch das Zertifikat – ganz ohne Umwege.

Weitergesponnen: Hat diese Form der Kontrollmöglichkeit durch Corona wohl auch eine neue Dimension erlangt? Man will ja wissen, welche Personen wo waren, falls ein positiver Fall auftritt …

Ja, natürlich! Das nutzen wir sogar täglich intern bei uns – in der Landhauskantine. Die Reservierung der möglichen Plätze laufen über Invitario. Die Personen können gestaffelt zu klaren Zeiten essen kommen, und die Kantine ist nie überfüllt – und wenn etwas sein sollte, wissen wir, wer mit wem wann in der Kantine war. So wird es auch leicht, Contact-Tracing zu betreiben, falls notwendig.

Im Grund kann ich sagen: Egal, welche neuen organisatorischen Anforderungen bei uns auftauchen, zuerst überlege ich immer gleich, ob man das nicht mit Invitario lösen kann. Und sehr oft kann man das auch.