Interview: Wie Tanja Stern bei Taylor Wessing Events für rund 1.000 Mitarbeiter organisiert

Wir haben mit Tanja Stern über ihre Arbeit mit Invitario als Head of Travel & Events bei der Wirtschaftskanzlei Taylor Wessing gesprochen.
2. März 2022 | 
Invitario Redaktion
Interview Case Study Taylor Wessing Tanja Stern

Mit ihrem vierköpfigen Team setzt Tanja Stern die Eventmarketing-Plattform Invitario vorwiegend für die Organisation von internen Events für die rund 1.000 Mitarbeiter an den fünf Standorten von Taylor Wessing in Deutschland ein. Das Gespräch führte Johannes Stühlinger.

Sie kennen sich in der Event-Branche sehr gut aus, wissen also, was man wirklich braucht und was nicht. Wie kam es dazu, dass Sie die Eventorganisation von Taylor Wessing in ein digitales Tool gegossen haben?

Tanja Stern: In meinem vorherigen Unternehmen haben wir im Event-Marketing bereits mit einem digitalen Tool für Teilnehmermanagement gearbeitet. Als ich vor zweieinhalb Jahren die Abteilung bei Taylor Wessing übernommen habe, wurde hier noch mit Formularen gearbeitet. Da haben die Mitarbeiter noch die einzelnen Daten der Teilnehmer manuell in Excel-Listen übertragen. Es bestand also ein großes Bedürfnis nach einer einfacheren, zeitsparenderen und digitalen Lösung für das Einladungs- und Teilnehmermanagement.

Warum haben Sie sich für Invitario entschieden?

Die Bedingungen und die Anforderungen sind bei jeder Firma anders, so war das auch in diesem Fall. Also haben wir uns zuerst den Markt angesehen und im ersten Schritt 17 verschiedene Tools in Betracht gezogen. Aus denen haben wir dann sieben in die engere Auswahl genommen und detailliert analysiert. Am Ende war das Teilnehmermanagement von Invitario die für uns beste Option.

„Für die Wahl von Invitario als Tool waren die individuellen Gestaltungsmöglichkeiten ausschlaggebend.“

TANJA STERN

Head of Travel & Events, Taylor Wessing

Gab es in diesem Prozess einen Schlüsselmoment, in dem Sie wussten, dass Invitario das richtige für Sie und Ihre Bedürfnisse ist?

Besonders ausschlaggebend waren die individuellen Gestaltungsmöglichkeiten, die wir bei Invitario haben. Insbesondere wenn ein Unternehmen stets unterschiedliche und individuelle Veranstaltungen organisiert, stellt sich Invitario als ideal heraus. Man muss sich allerdings sehr in das System hineinfuxen.

Sie sagen, man muss sich hineinfuxen – wie ist der Onboarding-Prozess abgelaufen?

Wir hatten einerseits eine digitale Demo, aber dann auch ein Onboarding live bei uns in Hamburg. Da wurde uns das Tool in einem halbtägigen Workshop so erklärt, dass wir schon gut mit Invitario arbeiten konnten.

„Wir verwenden Invitario jeden Tag, es ist mittlerweile zu unserem Haupt-Arbeitswerkzeug geworden.“

TANJA STERN

Head of Travel & Events, Taylor Wessing

Wie arbeiten Sie heute mit Invitario?

Im Team haben wir zwei Leute, die seit eineinhalb Jahren mit der Plattform arbeiten. Wir verwenden Invitario jeden Tag, es ist mittlerweile zu unserem Haupt-Arbeitswerkzeug geworden. Wenn wir Unterstützung benötigen, dann bekommen wir diese zeitnah vom Support. Außerdem verfolgen wir die regelmäßigen Updates sehr genau und probieren neue Features aus.

Es gibt teilweise sehr viele Möglichkeiten, die man erst kennen und verstehen lernt, wenn man sich detaillierter mit dem Tool beschäftigt. Da schöpfen wir noch lange nicht das gesamte Potenzial aus.

Gab es schon Anwendungsbereiche, von denen Sie selbst überrascht waren, dass Ihnen dabei Invitario eine Hilfe ist?

Auf jeden Fall! Es gibt seit einiger Zeit etwa eine neue Funktion in Invitario, mit der die Agenda einer Veranstaltung einfach auf einer Website veröffentlich werden kann. Deshalb haben wir unsere Veranstaltungen so angepasst, dass wir die Agenda nicht mehr vor Ort ausdrucken, sondern nur noch den QR-Code zur Website mit der Agenda aushängen. Das ist nicht nur schicker, dadurch wird auch gleich Papier gespart.

Dabei steht vermutlich das Thema des strengen Datenschutzes ein wenig im Weg. Ein Aspekt, der gerade bei Ihrem Unternehmen recht wesentlich ist. Ist Invitario hier ausreichend aufgestellt?

Da wir eine Tech-Kanzlei sind, wird der Datenschutz bei uns sehr ernst genommen. Deshalb wurde Invitario auch vor der Einführung von unserem Datenschutzbeauftragten eingehend geprüft.

Wie ist Ihre Zwischenbilanz über die bisherige Arbeit mit Invitario?

Es gibt sehr viele unterschiedliche Funktionen, die beim Aufsetzen einer Veranstaltung zur Verfügung stehen und die Invitario so flexibel machen. Aber, das sage ich gern noch einmal, der Support ist super, er ist wirklich großartig.

„Der Support ist super, er ist wirklich großartig.“

TANJA STERN

Head of Travel & Events, Taylor Wessing

Welcher Bereich des Teilnehmermanagements ist da für Sie besonders relevant?

Es geht vor allem um den Anmeldeprozess. Wir bilden oft die Reisetätigkeiten von Teilnehmern ab. Da muss man viele Wenn-dann-Funktionen mitbedenken.

Als Beispiel: Wenn wir ein Event in Düsseldorf haben, dann müssen die Düsseldorfer nicht anreisen. Das heißt, die Düsseldorfer kriegen erst gar nicht die Optionen dazu eingeblendet, sondern nur die Teilnehmer, die nicht in Düsseldorf leben. Dass wir viel individuell justieren können, ist für uns ein großer Vorteil und geht kaum mit einem anderen Tool.

Haben Sie mit Invitario auch schon virtuelle und hybride Veranstaltungen abgewickelt?

Wir haben mittlerweil schon über 200 Veranstaltungen mit Invitario abgewickelt. In den vergangenen Monaten aber natürlich besonders viele digitale Events, die wir teilweise zwar über WebEx laufen ließen, das gesamte Teilnehmermanagement samt Anmeldeprozess läuft aber auch bei diesen Events über Invitario. Das war super hilfreich. Darüber hinaus haben wir auch untypische Anwendungen mit Invitario gelöst.

ÜBER TANJA STERN

Tanja Stern ist seit fast drei Jahren als Head of Travel & Events bei der Wirtschaftskanzlei Taylor Wessing tätig.

Zuvor war sie in der Hotellerie und Gastronomie für die Organisation hochkarätiger Events und Veranstaltungen verantwortlich, ehe sie in der Konzernwelt internationale Erfahrungen sammelte, die ihr heute einen Weitblick auf aktuelle Bedürfnisse und Entwicklungen ermöglichen. Deshalb war sie auch schon vor ihrer Tätigkeit bei Taylor Wessing mit Tools für Teilnehmermanagement wie Invitario befasst und kann somit bei der Etablierung digitaler Arbeitsmethoden ihre Entscheidungen anhand eines besonders großen Know-hows treffen.

In ihrer heutigen Funktion ist sie für ein vierköpfiges Team verantwortlich, das vor allem Events für die internen Mitarbeiter organisiert und abwickelt, intern wie auch extern.

Dabei geht es neben Team-Meetings und Betriebsfeiern vor allem um Treffen der einzelnen Rechtsbereiche, die dann über die Standorte hinweg stattfinden. Das bedeutet, mit jeder Veranstaltung ist auch viel Reisetätigkeit verbunden, die es zu koordinieren gilt. Das betrifft deutschlandweit an die 1.000 Mitarbeiter an fünf verschiedenen Standorten, die bei Veranstaltungen koordiniert werden müssen.

Tanja Stern Taylor Wessing