Mit diesen Tipps werden Ihre Mitarbeiterevents richtig erfolgreich.

Nur mit guten Mitarbeitern kann ein Unternehmen auf Dauer erfolgreich sein. Wie Teamevents Mitarbeiter motivieren und langfristig ans Unternehmen binden können, erfahren Sie in diesem Blogartikel.
20. Februar 2023 | 
Invitario Redaktion
Mitarbeiterevents veranstalten

Die vergangenen Jahre haben die Arbeitswelt massiv verändert; viele Mitarbeiter arbeiten überwiegend im Home-Office und kommen nur mehr selten persönlich ins Unternehmen. Die Folgen können mangelnde Kommunikation und fehlende Zusammenarbeit innerhalb der Teams sein. Hier sind Führungskräfte gefordert, um neue Mitarbeiter gut zu integrieren und die Motivation bestehender Mitarbeiter zu fördern. Außerdem wird es aufgrund des Fachkräftemangels immer wichtiger, Talente langfristig ans Unternehmen zu binden.

Wie können Unternehmen und speziell HR-Abteilungen auf diese Herausforderungen reagieren? Eine Antwort darauf lautet Mitarbeiterevents. Sie stellen eine gute Möglichkeit dar, um den Teamgeist zu stärken, die Kommunikation im Unternehmen zu verbessern und den Mitarbeitern besondere Wertschätzung entgegenzubringen.

Was sind Mitarbeiterevents?

Mitarbeiterevents, auch Teamevents oder Firmenevents genannt, sind eine Form der Corporate Events, die vom Unternehmen für die eigenen Mitarbeiter organisiert werden. Diese Events können unterschiedlich gestaltet werden – vom kleinen, intimen Rahmen bis hin zu großen Veranstaltungen. Außerdem können sie sowohl live, online oder hybrid abgehalten werden.

Welche Arten von Mitarbeiterevents gibt es?

Gemeinschaft stärken mit Teambuilding-Events:

Ziel dieser Art von Events ist es, die Zusammenarbeit, Kommunikation und Gemeinschaft unter den Mitarbeitern zu fördern. Sie können Aktivitäten wie virtuelle Happy Hours, Quizabende oder Online-Schnitzeljagden umfassen.

Mitarbeiter auf den neuesten Wissensstand bringen:

Auf Firmenevents zur beruflichen Weiterbildung haben Mitarbeiter die Möglichkeit, neue Fähigkeiten zu erlernen, sich Wissen anzueignen und sich über Branchentrends auf dem Laufenden zu halten. Beispiele hierfür sind Webinare, Workshops oder Events mit Gastrednern.

Wertschätzung zeigen durch Feiern und Auszeichnungen:

Mitarbeiterevents sind auch eine Gelegenheit, Meilensteine und Leistungen der Mitarbeiter für das Unternehmen zu feiern und anzuerkennen. Dabei kann zum Beispiel der Abschluss eines erfolgreichen Projekts oder die Auszeichnung als Mitarbeiter des Monats im Mittelpunkt stehen.

Immer am Laufenden bleiben durch All-Hands-Meetings:

Diese Teamevents eignen sich, um Mitarbeiter über Neuigkeiten, Strategien und Fortschritte des Unternehmens informiert zu halten. Dies kann etwa in Form von monatlichen Update-Meetings erfolgen.

Beziehungen aufbauen bei Networking-Events:

Firmenevents dieser Art fördern das Networking und den Aufbau von Beziehungen unter den Mitarbeitern und können in Form von virtuellen Networking-Sitzungen oder Mentoring-Programmen abgehalten werden.

Fortbildung auf virtuellen Konferenzen anbieten:

Diese Mitarbeiterveranstaltungen bieten eine Plattform, um von Experten zu lernen, an Workshops teilzunehmen und sich mit Kollegen aus anderen Organisationen zu vernetzen.

Worauf Sie bei der Vorbereitung und Planung von Mitarbeiterevents unbedingt achten sollten 

Was wollen Sie mit Ihrem Firmenevent erreichen und auf welche Effekte zielen Sie ab? Legen Sie gleich zu Beginn der Planung fest, was der genaue Zweck Ihres Mitarbeiterevents ist. Ebenfalls bereits im Vorfeld sollten sich die Organisatoren fragen, welche Zielgruppe sie ansprechen möchten, welche Bedürfnisse genau diese Mitarbeitenden haben und was sie vom Event erwarten. Denn Engagement und Aktivierung der Mitarbeiter sind entscheidend, damit ein Event nachhaltig positive Effekte hat – auch weit über das Ende der Veranstaltung hinaus.

Nachdem diese Punkte ausgearbeitet und definiert wurden, kann nun die Frage nach dem geeigneten Eventformat geklärt werden. Eignet sich ein Vortrag am besten oder doch eine Keynote, Diskussionsrunde, Produktpräsentation oder ein Impulsvortrag? Außerdem stellt sich die Frage, ob eine Online- oder Präsenzveranstaltung die bessere Wahl für das jeweilige Mitarbeiterevent ist. Bei Online-Events können Sie die Tools, mit denen Sie bereits arbeiten, ganz einfach in Invitario integrieren:

„Sie können dabei Ihre eingesetzten Tools wie Microsoft Teams oder Zoom mit der Eventmarketing-Plattform Invitario ohne technischen Aufwand verbinden. So gelingt es Ihnen, auch virtuelle Veranstaltungen mit einem professionellen Teilnehmermanagement umzusetzen und gleichzeitig Ihr Eventmarketing effizient und konsistent zu gestalten“, erklärt dazu Stefan Grossek, Co-Gründer von Invitario.

Darauf kommt es bei der Ausführung und Implementierung von Mitarbeiterevents an 

Nachdem Sie Ziele und Inhalte definiert haben, ist eine Strukturierung und ein Abstimmen der Programmpunkte wichtig. Nutzen Sie im gesamten Prozess der Programmplanung die Möglichkeit, Feedback von Ihren Mitarbeitern einzuholen. Der Einbezug der Mitarbeitenden kann einerseits die Akzeptanz des Events erheblich beeinflussen und bietet andererseits die Möglichkeit, das Firmenevent bekannter zu machen und zu bewerben.

Mit vorausschauender Planung und regelmäßiger Kommunikation werden wichtige Grundsteine für ein erfolgreiches Event gelegt. Sowohl bei Präsenz- als auch bei Online-Veranstaltungen müssen Rollen und Aufgaben klar definiert und adressiert werden. Bei Online-Meetings ist es wichtig, ein besonderes Augenmerk auf die verwendete Technik zu legen und zum Beispiel kompatible Betriebssysteme und Softwareversionen einzusetzen.

Das Mitarbeiterevent selbst sollte zeitlich kompakt ausgerichtet sein und den Mitarbeitern unterschiedliche Möglichkeiten für Interaktionen bieten ‒ zum Beispiel durch Austauschmöglichkeiten mittels Chatfunktion, Q&As oder Live-Umfragen.

Besonders hilfreiche Features bietet der Eventkalender von Invitario. „Damit lassen sich alle Firmenevents auf einer Webseite übersichtlich darstellen. Ankündigung, Registrierung und Teilnahme werden für die Mitarbeiter damit zum Kinderspiel“, sagt Grossek. Dabei können beliebig viele Eventkalender mit unterschiedlichen Veranstaltungen erstellt werden, in denen alle Eventformate und -arten übersichtlich dargestellt und automatisiert verwaltet werden.

Heben Sie die Qualität Ihrer Firmenevents durch Evaluierungen 

Wer die Qualität von Mitarbeiterevents erhöhen und ihren Erfolg messen will, sollte seine Veranstaltungen stets evaluieren. Während der gesamten Eventphase können so wichtige Einblicke gewonnen werden: „Mit der Eventmarketing-Plattform Invitario erhalten die Organisatoren einen Überblick über alle Aktivitäten der Teilnehmer vor und während des Events und können während der Veranstaltung auch gezielt Fragen an die Teilnehmer richten“, meint Grossek. Nach dem Event kann mit Invitario wertvolles Feedback von den Teilnehmern eingeholt werden.

Über die Plattform von Invitario können Sie umfassende Daten der Events und der Teilnehmer erheben. So können Sie Berichte erstellen, die Performance Ihrer Mitarbeiterveranstaltungen analysieren und deren Erfolg evaluieren. Auf diese Weise können Sie zukünftige Events noch besser an die Wünsche und Bedürfnisse der Teilnehmer anpassen. 

Fazit

Talentierte und motivierte Mitarbeiter machen ein Unternehmen langfristig erfolgreich. Um diese zu halten und die Zusammenarbeit in Zeiten von Home-Office zu stärken, benötigen Unternehmen neue Strategien. Ein wichtiger Teil davon können Mitarbeiterevents sein, um die Kommunikation zu stärken, Mitarbeiter zu motivieren und langfristig an das Unternehmen zu binden. Mit der Eventmarketing-Plattform Invitario können Firmenevents einfach und automatisiert durchgeführt werden. Die Mitarbeiter werden vor, während und nach dem Teamevent eingebunden. Dadurch können Sie die Events auf ihre Mitarbeiter zuschneiden und sie mit den richtigen Inhalten im richtigen Format zur richtigen Zeit erreichen.

“Natürlich denken die Teilnehmer:innen nicht daran, dass auch ein, für sie, kostenloses Event viele Ressourcen kostet. Deshalb muss die Minimierung der No-Show Rate für jeden Veranstalter oberste Priorität haben.”

Stefan Grossek

Geschäftsführer, Invitario

 

Von welchen Faktoren ist die No-Show Rate abhängig?

  • PFehlende finanzielle Verpflichtung: Teilnehmer, die für eine Veranstaltung bezahlen müssen, erscheinen eher beim Event.
  • PUnterschied Online vs. Präsenz-Events: Online ist die No-Show Rate bei kostenlosen Events meist deutlich höher, da den Teilnehmenden die Nicht-Teilnahme besonders leicht fällt und auch weniger auffällt.
  • PEchte Intention zur Teilnahme fehlt: Einige Personen melden sich bei kostenfreien Veranstaltungen nur deswegen an, weil sie eben gratis sind. Ohne eine echte Intention, wirklich teilnehmen zu wollen.

 

Darum ist die No-Show Rate bei Events mit Eintritt niedriger

Bezahlte Veranstaltungen können in allen möglichen Formen wie Konferenzen, Networking-Events, Messen, Webinare oder virtuelle Konferenzen stattfinden, die für die Teilnehmenden kostenpflichtig sind. 

Die No-Show Rate fällt – wie zu erwarten – bei kostenpflichtigen Veranstaltungen deutlich geringer als bei kostenlosen Events aus und liegt durchschnittlich zwischen 5 und 10 Prozent. Das Erheben einer Eintrittsgebühr scheint daher eine effektive Strategie zu sein, um No-Shows zu verhindern. Diese Lösung ist aber nicht immer möglich und zum Beispiel für interne Events, PR-Veranstaltungen oder klassische Business-Events weniger geeignet. Aber es gibt noch weitere Faktoren, welche die No-Show Rate beeinflussen.

Wovon hängt die No-Show Rate bei kostenpflichtigen Events ab?

  • PEarly Bird-Angebote und Incentives: Je früher die Teilnehmer die Karten kaufen, desto eher nehmen sie auch am Event teil. Spezielle Early-Bird-Angebote und weitere Incentives können daher zur Verbesserung der No-Show Rate beitragen.
  • PReminder und Follow-ups: Beim Versenden von E-Mails im Vorfeld eines Events ist Zurückhaltung unangebracht. Regelmäßige Reminder – im Idealfall mit für den Teilnhemer relevanten und hilfreichen Informationen – führen dazu, dass die Anzahl der Teilnehmer bei Events steigt.
  • PRichtlinien zur Ticket-Rückerstattung: Je strenger die Richtlinien zur Refundierung der bereits gekauften Tickets sind, desto geringer ist die No-Show Rate.

„Mit Invitario können Sie Ihre Teilnehmer sowohl vor, während als auch nach der Veranstaltung automatisiert mit den passenden Inhalten gezielt ansprechen. So halten Sie die No-Show Rate ohne großen Aufwand niedrig.“ 

Marko horngacher

Produkt Manager, Invitario

 

Vergleich von Online- und Präsenz-Events: Wie ändert sich die No-Show Rate? 

Unabhängig davon, ob Veranstaltungen kostenpflichtig oder frei sind: Vergleicht man die No-Show Rate von Online und Live-Events, so ist sie bei Veranstaltungen im virtuellen Raum in der Regel deutlich höher. Bei kostenlosen Events liegt der Unterschied durchschnittlich zwischen 10 bis 20 Prozent bei Live-Events im Vergleich zu 20 bis 30 Prozent bei Online-Veranstaltungen. Bei kostenpflichtigen Events bestehen jedoch nur rund 5 Prozent Unterschied zwischen Präsenz und Online.

Faktoren, welche die No-Show Rate online und live beeinflussen:

  • PTechnische Probleme: Potenziell schlechte Internet-Verbindungen und technische Probleme auf Seite der Teilnehmer erhöhen die No-Show Rate bei Online-Events.
  • POn-Demand: Online-Events können mit On Demand-Zugriffsmöglichkeit auf ein Video auch im Nachgang noch die Anzahl ihrer Teilnehmer steigern.
  • PPersonalisierte Kommunikation: Je direkter und persönlicher die Teilnehmenden angesprochen werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie am Event teilnehmen.
  • PEvent-Größe: Die No-Show Raten sind höher, je größer ein Event ist – sowohl bei Präsenz-Events als auch bei Veranstaltungen im virtuellen Raum.
  • PDie Hauptgründe für No-Shows sind in beiden Fällen Terminkollisionen, Vergesslichkeit und unvorhergesehene Notfälle.

Die Aufgabe von Event-Veranstaltern liegt darin, abhängig vom jeweiligen Veranstaltungs-Typ Maßnahmen zu treffen, um die No-Shows so gering wie möglich zu halten.

FAZIT

Die No-Show Rate ist ein relevantes Problem für alle Veranstalter von Business-Events und die Minimierung muss eine der obersten Prioritäten bei jedem Event sein. Um die No-Show Rate auf ein Minimum zu reduzieren, ist es wichtig zu verstehen, aus welchen Gründen Teilnehmer vom Event fernbleiben und welche Besonderheiten die einzelnen Event-Arten bei den No-Shows aufweisen. 

In den kommenden 2 Teilen unserer Serie erfahren Sie, welche Unterschiede es bei der No-Show Rate im Vergleich vor und nach der Pandemie gibt und mit welchen Tipps Sie Ihre No-Show Rate so gering wie möglich halten.

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