Die vergangenen Jahre haben die Arbeitswelt massiv verändert; viele Mitarbeiter arbeiten überwiegend im Home-Office und kommen nur mehr selten persönlich ins Unternehmen. Die Folgen können mangelnde Kommunikation und fehlende Zusammenarbeit innerhalb der Teams sein. Hier sind Führungskräfte gefordert, um neue Mitarbeiter gut zu integrieren und die Motivation bestehender Mitarbeiter zu fördern. Außerdem wird es aufgrund des Fachkräftemangels immer wichtiger, Talente langfristig ans Unternehmen zu binden.
Wie können Unternehmen und speziell HR-Abteilungen auf diese Herausforderungen reagieren? Eine Antwort darauf lautet Mitarbeiterevents. Sie stellen eine gute Möglichkeit dar, um den Teamgeist zu stärken, die Kommunikation im Unternehmen zu verbessern und den Mitarbeitern besondere Wertschätzung entgegenzubringen.
Was sind Mitarbeiterevents?
Mitarbeiterevents, auch Teamevents oder Firmenevents genannt, sind eine Form der Corporate Events, die vom Unternehmen für die eigenen Mitarbeiter organisiert werden. Diese Events können unterschiedlich gestaltet werden – vom kleinen, intimen Rahmen bis hin zu großen Veranstaltungen. Außerdem können sie sowohl live, online oder hybrid abgehalten werden.
Welche Arten von Mitarbeiterevents gibt es?
Gemeinschaft stärken mit Teambuilding-Events:
Ziel dieser Art von Events ist es, die Zusammenarbeit, Kommunikation und Gemeinschaft unter den Mitarbeitern zu fördern. Sie können Aktivitäten wie virtuelle Happy Hours, Quizabende oder Online-Schnitzeljagden umfassen.
Mitarbeiter auf den neuesten Wissensstand bringen:
Auf Firmenevents zur beruflichen Weiterbildung haben Mitarbeiter die Möglichkeit, neue Fähigkeiten zu erlernen, sich Wissen anzueignen und sich über Branchentrends auf dem Laufenden zu halten. Beispiele hierfür sind Webinare, Workshops oder Events mit Gastrednern.
Wertschätzung zeigen durch Feiern und Auszeichnungen:
Mitarbeiterevents sind auch eine Gelegenheit, Meilensteine und Leistungen der Mitarbeiter für das Unternehmen zu feiern und anzuerkennen. Dabei kann zum Beispiel der Abschluss eines erfolgreichen Projekts oder die Auszeichnung als Mitarbeiter des Monats im Mittelpunkt stehen.
Immer am Laufenden bleiben durch All-Hands-Meetings:
Diese Teamevents eignen sich, um Mitarbeiter über Neuigkeiten, Strategien und Fortschritte des Unternehmens informiert zu halten. Dies kann etwa in Form von monatlichen Update-Meetings erfolgen.
Beziehungen aufbauen bei Networking-Events:
Firmenevents dieser Art fördern das Networking und den Aufbau von Beziehungen unter den Mitarbeitern und können in Form von virtuellen Networking-Sitzungen oder Mentoring-Programmen abgehalten werden.
Fortbildung auf virtuellen Konferenzen anbieten:
Diese Mitarbeiterveranstaltungen bieten eine Plattform, um von Experten zu lernen, an Workshops teilzunehmen und sich mit Kollegen aus anderen Organisationen zu vernetzen.
Worauf Sie bei der Vorbereitung und Planung von Mitarbeiterevents unbedingt achten sollten
Was wollen Sie mit Ihrem Firmenevent erreichen und auf welche Effekte zielen Sie ab? Legen Sie gleich zu Beginn der Planung fest, was der genaue Zweck Ihres Mitarbeiterevents ist. Ebenfalls bereits im Vorfeld sollten sich die Organisatoren fragen, welche Zielgruppe sie ansprechen möchten, welche Bedürfnisse genau diese Mitarbeitenden haben und was sie vom Event erwarten. Denn Engagement und Aktivierung der Mitarbeiter sind entscheidend, damit ein Event nachhaltig positive Effekte hat – auch weit über das Ende der Veranstaltung hinaus.
Nachdem diese Punkte ausgearbeitet und definiert wurden, kann nun die Frage nach dem geeigneten Eventformat geklärt werden. Eignet sich ein Vortrag am besten oder doch eine Keynote, Diskussionsrunde, Produktpräsentation oder ein Impulsvortrag? Außerdem stellt sich die Frage, ob eine Online- oder Präsenzveranstaltung die bessere Wahl für das jeweilige Mitarbeiterevent ist. Bei Online-Events können Sie die Tools, mit denen Sie bereits arbeiten, ganz einfach in Invitario integrieren:
„Sie können dabei Ihre eingesetzten Tools wie Microsoft Teams oder Zoom mit der Eventmarketing-Plattform Invitario ohne technischen Aufwand verbinden. So gelingt es Ihnen, auch virtuelle Veranstaltungen mit einem professionellen Teilnehmermanagement umzusetzen und gleichzeitig Ihr Eventmarketing effizient und konsistent zu gestalten“, erklärt dazu Stefan Grossek, Co-Gründer von Invitario.
Darauf kommt es bei der Ausführung und Implementierung von Mitarbeiterevents an
Nachdem Sie Ziele und Inhalte definiert haben, ist eine Strukturierung und ein Abstimmen der Programmpunkte wichtig. Nutzen Sie im gesamten Prozess der Programmplanung die Möglichkeit, Feedback von Ihren Mitarbeitern einzuholen. Der Einbezug der Mitarbeitenden kann einerseits die Akzeptanz des Events erheblich beeinflussen und bietet andererseits die Möglichkeit, das Firmenevent bekannter zu machen und zu bewerben.
Mit vorausschauender Planung und regelmäßiger Kommunikation werden wichtige Grundsteine für ein erfolgreiches Event gelegt. Sowohl bei Präsenz- als auch bei Online-Veranstaltungen müssen Rollen und Aufgaben klar definiert und adressiert werden. Bei Online-Meetings ist es wichtig, ein besonderes Augenmerk auf die verwendete Technik zu legen und zum Beispiel kompatible Betriebssysteme und Softwareversionen einzusetzen.
Das Mitarbeiterevent selbst sollte zeitlich kompakt ausgerichtet sein und den Mitarbeitern unterschiedliche Möglichkeiten für Interaktionen bieten ‒ zum Beispiel durch Austauschmöglichkeiten mittels Chatfunktion, Q&As oder Live-Umfragen.
Besonders hilfreiche Features bietet der Eventkalender von Invitario. „Damit lassen sich alle Firmenevents auf einer Webseite übersichtlich darstellen. Ankündigung, Registrierung und Teilnahme werden für die Mitarbeiter damit zum Kinderspiel“, sagt Grossek. Dabei können beliebig viele Eventkalender mit unterschiedlichen Veranstaltungen erstellt werden, in denen alle Eventformate und -arten übersichtlich dargestellt und automatisiert verwaltet werden.
Heben Sie die Qualität Ihrer Firmenevents durch Evaluierungen
Wer die Qualität von Mitarbeiterevents erhöhen und ihren Erfolg messen will, sollte seine Veranstaltungen stets evaluieren. Während der gesamten Eventphase können so wichtige Einblicke gewonnen werden: „Mit der Eventmarketing-Plattform Invitario erhalten die Organisatoren einen Überblick über alle Aktivitäten der Teilnehmer vor und während des Events und können während der Veranstaltung auch gezielt Fragen an die Teilnehmer richten“, meint Grossek. Nach dem Event kann mit Invitario wertvolles Feedback von den Teilnehmern eingeholt werden.
Über die Plattform von Invitario können Sie umfassende Daten der Events und der Teilnehmer erheben. So können Sie Berichte erstellen, die Performance Ihrer Mitarbeiterveranstaltungen analysieren und deren Erfolg evaluieren. Auf diese Weise können Sie zukünftige Events noch besser an die Wünsche und Bedürfnisse der Teilnehmer anpassen.
Fazit
Talentierte und motivierte Mitarbeiter machen ein Unternehmen langfristig erfolgreich. Um diese zu halten und die Zusammenarbeit in Zeiten von Home-Office zu stärken, benötigen Unternehmen neue Strategien. Ein wichtiger Teil davon können Mitarbeiterevents sein, um die Kommunikation zu stärken, Mitarbeiter zu motivieren und langfristig an das Unternehmen zu binden. Mit der Eventmarketing-Plattform Invitario können Firmenevents einfach und automatisiert durchgeführt werden. Die Mitarbeiter werden vor, während und nach dem Teamevent eingebunden. Dadurch können Sie die Events auf ihre Mitarbeiter zuschneiden und sie mit den richtigen Inhalten im richtigen Format zur richtigen Zeit erreichen.
