Sind Ihre Events immer noch „Silos“?

Mit der richtigen Datenstrategie machen Sie Eventmarketing zum stärksten Treiber für das Wachstum Ihres Unternehmens.
2. August 2022 | 
Invitario Redaktion
Eventdaten Unternehmenserfolg

Events als „Silos“?

Wer kümmert sich in Ihrem Unternehmen um die Event-Organisation: Ausschließlich der Eventmanager oder die Marketing-Abteilung? Und was geschieht mit den Daten Ihrer Business-Events, nachdem die Veranstaltung vorbei ist? Genau hier vergeben viele Unternehmen die große Chance, um ihren wirtschaftlichen Erfolg weiter zu steigern.

In unserem vorherigen Blogbeitrag haben wir Möglichkeiten aufgezeigt, wie Sie mit Ihren Business-Events noch mehr entscheidende Daten gewinnen können. Genauso wichtig wie diese Daten selbst ist aber auch die Frage, wie Sie die Daten in Ihrem Unternehmen integrieren und für Ihren weiteren Unternehmenserfolg nutzen.

„Wir sehen auch heute noch viel zu oft, dass Events in Silos bzw. Inseln gedacht werden und die Möglichkeiten für die Erfassung und Verarbeitung von Daten zu den Teilnehmern – und deren Verhalten – nur wenig genutzt werden“, sagt dazu Stefan Grossek, Co-Gründer von Invitario.

Welche Schritte Sie vor und nach Ihren Business-Events setzen sollten, erfahren Sie hier:

Schritt 1: Vor dem Event

Wichtig ist, dass es einen Datenverantwortlichen in Ihrem Unternehmen gibt und neben der IT die entscheidenden Abteilungen schon in der Vorbereitung des Events eingebunden sind – wie zum Beispiel Marketing, Vertrieb, Kommunikation sowie je nach Art des Events auch die HR-Abteilung. Diese definieren gemeinsam eine klare Datenstrategie und legen fest, welche Daten zu welchem Zweck von den Event-Teilnehmern gewonnen werden sollen.

„In sämtlichen Phasen eines Events sollten Daten immer zurück in das Unternehmen fließen und nicht in einer Sackgasse landen, um etwa nur für die Einladung der Teilnehmer eingesetzt zu werden.“

Christoph Hütter

Geschäftsführer, Invitario

Über unsere Eventmarketing-Plattform Invitario werden diese Daten in Echtzeit und automatisiert zur Verfügung gestellt und können so unmittelbar genutzt werden.

Schritt 2: Nach dem Event

Die Interaktion der Teilnehmer bei Business-Events hat eine sehr hohe Wertigkeit. Richtig aussagekräftig werden Event- und Teilnehmerdaten aber erst dann, wenn Sie diese über mehrere Veranstaltungen hinweg betrachten, die Daten miteinander kombinieren und veranstaltungsübergreifend analysieren.

Damit steigern Sie kontinuierlich die Qualität und den Erfolg Ihrer Veranstaltungen, da Sie die Bedürfnisse und Wünsche der Teilnehmer besser kennen und Sie die zum jeweiligen Event passende Zielgruppe direkt ansprechen können.

Erfolg von Kommunikations- und Vertriebsmaßnahmen steigern.

Den Erfolg Ihres Unternehmens steigern Sie, indem diese Daten gleichzeitig in die 360-Grad-Betrachtung aller Kommunikations- und Vertriebsmaßnahmen einfließen: „Vertrieb und Marketing können in der Follow up-Kommunikation die Veranstaltungsteilnehmer mit den passenden Inhalten gut abholen. Zum Beispiel, indem sie Eventteilnehmer in Mailings oder Calls über bestimmte Produkte informieren oder sie zu Folgeevents einladen, die deren Interessen entsprechen“, erklärt Grossek.

Die Königsklasse: Integration der Daten in die Customer Data Plattform.

Denn das größte Potenzial, an das Unternehmen (noch) nicht denken, liegt in der Integration von Event- und Teilnehmerdaten in der Customer Data Plattform (CDP). „Das ist die Königsklasse der Nutzung von Events, wenn diese in der Betrachtung aller Kontaktpunkte der Customer Journey integriert und mit diesen kombiniert werden. Dann entfalten Events auch ihre volle Wirkung“, so Hütter.

Sie möchten Ihre Events effektiver nutzen?

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“Natürlich denken die Teilnehmer:innen nicht daran, dass auch ein, für sie, kostenloses Event viele Ressourcen kostet. Deshalb muss die Minimierung der No-Show Rate für jeden Veranstalter oberste Priorität haben.”

Stefan Grossek

Geschäftsführer, Invitario

 

Von welchen Faktoren ist die No-Show Rate abhängig?

  • PFehlende finanzielle Verpflichtung: Teilnehmer, die für eine Veranstaltung bezahlen müssen, erscheinen eher beim Event.
  • PUnterschied Online vs. Präsenz-Events: Online ist die No-Show Rate bei kostenlosen Events meist deutlich höher, da den Teilnehmenden die Nicht-Teilnahme besonders leicht fällt und auch weniger auffällt.
  • PEchte Intention zur Teilnahme fehlt: Einige Personen melden sich bei kostenfreien Veranstaltungen nur deswegen an, weil sie eben gratis sind. Ohne eine echte Intention, wirklich teilnehmen zu wollen.

 

Darum ist die No-Show Rate bei Events mit Eintritt niedriger

Bezahlte Veranstaltungen können in allen möglichen Formen wie Konferenzen, Networking-Events, Messen, Webinare oder virtuelle Konferenzen stattfinden, die für die Teilnehmenden kostenpflichtig sind. 

Die No-Show Rate fällt – wie zu erwarten – bei kostenpflichtigen Veranstaltungen deutlich geringer als bei kostenlosen Events aus und liegt durchschnittlich zwischen 5 und 10 Prozent. Das Erheben einer Eintrittsgebühr scheint daher eine effektive Strategie zu sein, um No-Shows zu verhindern. Diese Lösung ist aber nicht immer möglich und zum Beispiel für interne Events, PR-Veranstaltungen oder klassische Business-Events weniger geeignet. Aber es gibt noch weitere Faktoren, welche die No-Show Rate beeinflussen.

Wovon hängt die No-Show Rate bei kostenpflichtigen Events ab?

  • PEarly Bird-Angebote und Incentives: Je früher die Teilnehmer die Karten kaufen, desto eher nehmen sie auch am Event teil. Spezielle Early-Bird-Angebote und weitere Incentives können daher zur Verbesserung der No-Show Rate beitragen.
  • PReminder und Follow-ups: Beim Versenden von E-Mails im Vorfeld eines Events ist Zurückhaltung unangebracht. Regelmäßige Reminder – im Idealfall mit für den Teilnhemer relevanten und hilfreichen Informationen – führen dazu, dass die Anzahl der Teilnehmer bei Events steigt.
  • PRichtlinien zur Ticket-Rückerstattung: Je strenger die Richtlinien zur Refundierung der bereits gekauften Tickets sind, desto geringer ist die No-Show Rate.

„Mit Invitario können Sie Ihre Teilnehmer sowohl vor, während als auch nach der Veranstaltung automatisiert mit den passenden Inhalten gezielt ansprechen. So halten Sie die No-Show Rate ohne großen Aufwand niedrig.“ 

Marko horngacher

Produkt Manager, Invitario

 

Vergleich von Online- und Präsenz-Events: Wie ändert sich die No-Show Rate? 

Unabhängig davon, ob Veranstaltungen kostenpflichtig oder frei sind: Vergleicht man die No-Show Rate von Online und Live-Events, so ist sie bei Veranstaltungen im virtuellen Raum in der Regel deutlich höher. Bei kostenlosen Events liegt der Unterschied durchschnittlich zwischen 10 bis 20 Prozent bei Live-Events im Vergleich zu 20 bis 30 Prozent bei Online-Veranstaltungen. Bei kostenpflichtigen Events bestehen jedoch nur rund 5 Prozent Unterschied zwischen Präsenz und Online.

Faktoren, welche die No-Show Rate online und live beeinflussen:

  • PTechnische Probleme: Potenziell schlechte Internet-Verbindungen und technische Probleme auf Seite der Teilnehmer erhöhen die No-Show Rate bei Online-Events.
  • POn-Demand: Online-Events können mit On Demand-Zugriffsmöglichkeit auf ein Video auch im Nachgang noch die Anzahl ihrer Teilnehmer steigern.
  • PPersonalisierte Kommunikation: Je direkter und persönlicher die Teilnehmenden angesprochen werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie am Event teilnehmen.
  • PEvent-Größe: Die No-Show Raten sind höher, je größer ein Event ist – sowohl bei Präsenz-Events als auch bei Veranstaltungen im virtuellen Raum.
  • PDie Hauptgründe für No-Shows sind in beiden Fällen Terminkollisionen, Vergesslichkeit und unvorhergesehene Notfälle.

Die Aufgabe von Event-Veranstaltern liegt darin, abhängig vom jeweiligen Veranstaltungs-Typ Maßnahmen zu treffen, um die No-Shows so gering wie möglich zu halten.

FAZIT

Die No-Show Rate ist ein relevantes Problem für alle Veranstalter von Business-Events und die Minimierung muss eine der obersten Prioritäten bei jedem Event sein. Um die No-Show Rate auf ein Minimum zu reduzieren, ist es wichtig zu verstehen, aus welchen Gründen Teilnehmer vom Event fernbleiben und welche Besonderheiten die einzelnen Event-Arten bei den No-Shows aufweisen. 

In den kommenden 2 Teilen unserer Serie erfahren Sie, welche Unterschiede es bei der No-Show Rate im Vergleich vor und nach der Pandemie gibt und mit welchen Tipps Sie Ihre No-Show Rate so gering wie möglich halten.

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