Online-Events, nein danke? Was hinter dem massiven Rückgang virtueller Eventformate steckt.

Aktuelle Studien zeigen einen massiven Einbruch bei der Umsetzung virtueller Eventformate. Ist die Zeit von Online-Events wirklich vorbei?

27. September 2022 |

Invitario Redaktion

Ist die Ära von virtuellen Events vorbei?

Das Interesse an Business-Events im virtuellen Raum ist im Sinkflug. Und das sowohl bei den Teilnehmern als auch bei den Veranstaltern. Was liegt hinter diesem Trend und wie müssen Online-Veranstaltungen eingesetzt werden, damit sie wirklich einen Nutzen haben?

Gleich zwei aktuelle Studien zeigen, wie unbeliebt das Online-Format derzeit ist. Eine Befragung von Marketing-Verantwortlichen in Industrieunternehmen, durchgeführt vom Bundesverband Industrie Kommunikation (bvik), hat unlängst ergeben, dass heuer nur mehr 16 Prozent des gesamten Eventmarketing-Budgets für virtuelle und hybride Veranstaltungen ausgegeben werden. Das Überraschende dabei: Im Vorjahr lag dieser Anteil noch bei satten 54 Prozent.

Teilnehmer sind online unaufmerksam.

Auch unsere Invitario-Studie 2022 unterstreicht diesen Trend: Zwei Drittel der Unternehmen geben an, dass für sie Präsenzveranstaltungen in den kommenden zwölf Monaten (bis Mitte 2023) wichtiger oder deutlich wichtiger als Online-Events sind. Und das, obwohl Live-Events deutlich kostenintensiver als Online-Formate sind.

Und die Teilnehmer? Sie geben ehrlich zu, sich vor dem Screen leicht ablenken zu lassen. Lediglich 4 Prozent sagen, virtuelle Events „sehr aufmerksam“ zu verfolgen und nur 5 Prozent der Befragten üben während eines Online-Events keine anderen Tätigkeiten aus.

„Wenn wir virtuelle Eventformate richtig einsetzen und auf den Erfahrungen der vergangenen Jahre aufbauen, dann liefern Online-Events einen hohen Nutzen für Teilnehmer und Veranstalter.“

Christoph Hütter

Geschäftsführer, Invitario

Woran liegt es, dass sich sowohl Veranstalter wie auch Teilnehmer von Events im Netz abwenden? Ist aufgrund der Vielzahl an Online-Events während der ersten beiden Pandemiejahre eine Sättigung eingetreten?

Die Sehnsucht nach Networking.

Die Gründe dafür sind wohl vielschichtiger. Auch hier verschafft ein Blick in unsere Invitario-Studie mehr Klarheit: Aus Sicht der Event-Teilnehmer eignen sich Online-Events nämlich nicht für Networking und kaum für Interaktion.

Dabei ist gerade das Networking, neben der Wissensvermittlung, eines der Hauptgründe, warum Business-Events so gefragt sind. „Online lerne ich nie jemanden kennen“, sagt zum Beispiel ein Studienteilnehmer in seinem Kommentar über Networking im virtuellen Raum.

Online-Events richtig einsetzen.

„Virtuelle Events werden aus unserer Sicht noch nicht richtig eingesetzt. Das persönliche Erlebnis und die Interaktionen bei Präsenzveranstaltungen können zum Beispiel online derzeit technisch noch nicht umgesetzt und erreicht werden. Wir stehen hier wohl erst am Beginn einer Entwicklung“, erklärt Christoph Hütter, Gründer von Invitario.

Dennoch haben virtuelle Events ein großes Potenzial. Es kommt lediglich darauf an, ihre Stärken und Vorteile richtig zu nutzen.

So werden Ihre Online-Formate erfolgreicher:

$Vermittlung von Wissen: Die Stärken von Online-Events liegen aus Sicht der Event-Teilnehmer in der Vermittlung von Inhalten. Zwei Drittel der Teilnehmer an unserer Invitario-Studie bewerten diese als sehr gut oder eher gut.
$ Kompakte Form: Teilnehmer bevorzugen kompakte virtuelle Veranstaltungen, die maximal eine Stunde dauern.
$Möglichkeiten zur Interaktion: Eventteilnehmer möchten sich austauschen und networken. Online muss man die Gelegenheiten dafür aktiv schaffen, von Chats über Breakout-Räume bis hin zur direkten Ansprache durch den Moderator.

„Entscheidend für den Erfolg von Online-Events ist natürlich auch, dass die richtige Zielgruppe dafür eingeladen und die passenden Inhalte für diese Personen geliefert werden. Nur dann kann ich auch im virtuellen Raum mit meiner Veranstaltung einen massiven Mehrwert stiften“, sagt Hütter.

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“Natürlich denken die Teilnehmer:innen nicht daran, dass auch ein, für sie, kostenloses Event viele Ressourcen kostet. Deshalb muss die Minimierung der No-Show Rate für jeden Veranstalter oberste Priorität haben.”

Stefan Grossek

Geschäftsführer, Invitario

Von welchen Faktoren ist die No-Show Rate abhängig?

PFehlende finanzielle Verpflichtung: Teilnehmer, die für eine Veranstaltung bezahlen müssen, erscheinen eher beim Event.
PUnterschied Online vs. Präsenz-Events: Online ist die No-Show Rate bei kostenlosen Events meist deutlich höher, da den Teilnehmenden die Nicht-Teilnahme besonders leicht fällt und auch weniger auffällt.
PEchte Intention zur Teilnahme fehlt: Einige Personen melden sich bei kostenfreien Veranstaltungen nur deswegen an, weil sie eben gratis sind. Ohne eine echte Intention, wirklich teilnehmen zu wollen.

Darum ist die No-Show Rate bei Events mit Eintritt niedriger

Bezahlte Veranstaltungen können in allen möglichen Formen wie Konferenzen, Networking-Events, Messen, Webinare oder virtuelle Konferenzen stattfinden, die für die Teilnehmenden kostenpflichtig sind.

Die No-Show Rate fällt – wie zu erwarten – bei kostenpflichtigen Veranstaltungen deutlich geringer als bei kostenlosen Events aus und liegt durchschnittlich zwischen 5 und 10 Prozent. Das Erheben einer Eintrittsgebühr scheint daher eine effektive Strategie zu sein, um No-Shows zu verhindern. Diese Lösung ist aber nicht immer möglich und zum Beispiel für interne Events, PR-Veranstaltungen oder klassische Business-Events weniger geeignet. Aber es gibt noch weitere Faktoren, welche die No-Show Rate beeinflussen.

Wovon hängt die No-Show Rate bei kostenpflichtigen Events ab?

PEarly Bird-Angebote und Incentives: Je früher die Teilnehmer die Karten kaufen, desto eher nehmen sie auch am Event teil. Spezielle Early-Bird-Angebote und weitere Incentives können daher zur Verbesserung der No-Show Rate beitragen.
PReminder und Follow-ups: Beim Versenden von E-Mails im Vorfeld eines Events ist Zurückhaltung unangebracht. Regelmäßige Reminder – im Idealfall mit für den Teilnhemer relevanten und hilfreichen Informationen – führen dazu, dass die Anzahl der Teilnehmer bei Events steigt.
PRichtlinien zur Ticket-Rückerstattung: Je strenger die Richtlinien zur Refundierung der bereits gekauften Tickets sind, desto geringer ist die No-Show Rate.

„Mit Invitario können Sie Ihre Teilnehmer sowohl vor, während als auch nach der Veranstaltung automatisiert mit den passenden Inhalten gezielt ansprechen. So halten Sie die No-Show Rate ohne großen Aufwand niedrig.“

Marko horngacher

Produkt Manager, Invitario

Vergleich von Online- und Präsenz-Events: Wie ändert sich die No-Show Rate?

Unabhängig davon, ob Veranstaltungen kostenpflichtig oder frei sind: Vergleicht man die No-Show Rate von Online und Live-Events, so ist sie bei Veranstaltungen im virtuellen Raum in der Regel deutlich höher. Bei kostenlosen Events liegt der Unterschied durchschnittlich zwischen 10 bis 20 Prozent bei Live-Events im Vergleich zu 20 bis 30 Prozent bei Online-Veranstaltungen. Bei kostenpflichtigen Events bestehen jedoch nur rund 5 Prozent Unterschied zwischen Präsenz und Online.

Faktoren, welche die No-Show Rate online und live beeinflussen:

PTechnische Probleme: Potenziell schlechte Internet-Verbindungen und technische Probleme auf Seite der Teilnehmer erhöhen die No-Show Rate bei Online-Events.
POn-Demand: Online-Events können mit On Demand-Zugriffsmöglichkeit auf ein Video auch im Nachgang noch die Anzahl ihrer Teilnehmer steigern.
PPersonalisierte Kommunikation: Je direkter und persönlicher die Teilnehmenden angesprochen werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie am Event teilnehmen.
PEvent-Größe: Die No-Show Raten sind höher, je größer ein Event ist – sowohl bei Präsenz-Events als auch bei Veranstaltungen im virtuellen Raum.
PDie Hauptgründe für No-Shows sind in beiden Fällen Terminkollisionen, Vergesslichkeit und unvorhergesehene Notfälle.

Die Aufgabe von Event-Veranstaltern liegt darin, abhängig vom jeweiligen Veranstaltungs-Typ Maßnahmen zu treffen, um die No-Shows so gering wie möglich zu halten.

FAZIT

Die No-Show Rate ist ein relevantes Problem für alle Veranstalter von Business-Events und die Minimierung muss eine der obersten Prioritäten bei jedem Event sein. Um die No-Show Rate auf ein Minimum zu reduzieren, ist es wichtig zu verstehen, aus welchen Gründen Teilnehmer vom Event fernbleiben und welche Besonderheiten die einzelnen Event-Arten bei den No-Shows aufweisen.

In den kommenden 2 Teilen unserer Serie erfahren Sie, welche Unterschiede es bei der No-Show Rate im Vergleich vor und nach der Pandemie gibt und mit welchen Tipps Sie Ihre No-Show Rate so gering wie möglich halten.

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