PRVA PRofi-Treff mit Eventbutler

Auf Einladung des PRVA präsentierten Eventbutler-Geschäftsführer Christoph Hütter & Stefan Grossek die Ergebnisse der Eventbutler-Studie.
21. April 2016 | 
Invitario Redaktion
PRVA PRofi-Treff mit Eventbutler

Exklusiver Rahmen: Und weil der Raum einiges hergibt, gibt es noch einen kleinen Exkurs dazu. Was als Extension zur Moët Bar vor zwei Jahren eröffnete, charakterisiert heute einen außergewöhnlichen Raum, der ideal ist für Pressekonferenzen, Produktpräsentation und kleinere Feierlichkeiten. Das Highlight: Der massive Tisch aus Stahl und Glas – speziell für das Le Méridien von BEHF Architekten designt.

 

Im exklusiven Rahmen des “La Table” der Moët Bar im Hotel Le Méridien Wien wurde bei Champagner und Brötchen über Business-Events als Chance für die Kommunikation diskutiert. Im diesem Post zeigen wir die wichtigsten Slides und Infos aus der Präsentation.

 

Business-Events bieten Kommunikationschancen

Klare Ziele von Business-Events sind für die Gastgeber u.a. die Imagepflege sowie die Steigerung der Bekanntheit des Unternehmens. Und genau hier schlagen Business-Events die Brücke zur Kommunikation – ermöglichen diese doch zahlreiche Kontaktpunkte mit den Gästen und bieten eine attraktive Möglichkeit für PR- und Kommunikationsagenturen, mit gezielter und durchgängiger Kommunikation zu punkten.

Mehrwert für PR- und Kommunikationsagenturen

Ein Business-Event schafft – auch abseits der eigentlichen Veranstaltung – zahlreiche Kontaktpunkte zu den (potentiellen) Gästen: Während für eine Eventagentur eine Veranstaltung aus der Perspektive eines Projektmanagers gesehen wird, in der die Veranstaltung an sich als einziger Höhepunkt definiert ist, stellt sich der Prozess aus Sicht der Kommunikation vollkommen anders dar. Bereits im gesamten Einladungsprozess gibt es zahlreiche Kommunikationsmöglichkeiten, die vom Save-the-Date üebr die Einladung samt Remindern bis zur Event-Website reichen (siehe Grafik). In all diesen Bereichen steckt Potential für die Platzierung von Inhalten, um schon Wochen vor der eigentlichen Veranstaltung einen Spannungsbogen aufzubauen. PR-und Kommunikationsagenturen können den gesamten Eventprozess für die aktive Kommunikation nutzen um einen inhaltlichen Mehrwert für Gäste und Gastgeber schaffen.

Auch Gäste die absagen sind wichtig: Eine attraktive Kommunikationschance bieten auch jene eingeladenen Gäste, die leider nicht am Event erscheinen können und ggf. bereits im Vorfeld abgesagt haben. Auch diese sollten in eine aktive Kommunikation rund um die Veranstaltung eingebunden werden, üblicherweise fallen diese Personen aber nach erfolgter Absage aus dem Kommunikationsprozess des Events.

Business-Events wichtig für geschäftlichen und privaten Erfolg

Ein zentrales Ergebnis der Studie ist, dass Business-Events sowohl für Unternehmen wie auch Besucher eine sehr hohe Relevanz besitzen. So sind diese für 84% der Unternehmen sehr oder eher relevant für den Erfolg des Unternehmens – auch für 66% der Besucher ist die Teilnahme für den beruflichen Erfolg sehr oder eher wichtig.

Interessant dabei ist: 80% der Studienteilnehmer empfinden den persönlichen Kontakt als wichtiger, als die Nutzung von Online-Business-Netzwerken wie Xing und LinkedIn. Beachtlich, schließlich wird unser Kommunikation von der zunehmend digitalen Vernetzung immer stärker beeinflusst. Ebenfalls auffallend ist, dass im Vergleich zum Vorjahr rund 23% der Befragten in diesem Jahr mehr Events als 2015 besuchen wollen – 66% haben vor, an zumindest gleich vielen Events wie im Vorjahr teilzunehmen.

 

Business-Events bei „Jungen“ besonders beliebt

Eine Überraschung der Studie liefern die Studienteilnehmer jüngerer Generationen – denn für die Altersgruppen der bis 39jährigen sind Business-Events wesentlich relevanter als für die älteren Studienteilnehmer:

  • Wichtig für den Unternehmenserfolg: Hier halten 91% der bis 39jährigen Business-Events für sehr oder eher wichtig – bei den über 40jährigen sind es „nur“ 80%.
  • Wichtig für den beruflichen Erfolg: Auch hier ist die Relevanz für die Altersgruppe der bis 39jährigen signifikant höher: 73% beurteilen Business-Events als sehr oder eher wichtig, während bei den über 40jährigen dies für „nur“ 60% der Fall ist.
  • Entwicklung der Bedeutung von Business-Events: In der Gruppe der bis 39jährigen haben Business-Events über die vergangenen fünf Jahre am stärksten an Bedeutung gewonnen – so hat die Bedeutung für 22,8% sehr (4 Prozentpunkte mehr als bei älteren Studienteilnehmern) und für 40,2% eher (7 Prozentpunkte mehr als bei älteren Studienteilnehmern) zugenommen.

Sie möchten mehr über die Eventbutler-Studie über Business-Events erfahren? Hier können Sie einen umfassenden Bericht herunterladen.

“Natürlich denken die Teilnehmer:innen nicht daran, dass auch ein, für sie, kostenloses Event viele Ressourcen kostet. Deshalb muss die Minimierung der No-Show Rate für jeden Veranstalter oberste Priorität haben.”

Stefan Grossek

Geschäftsführer, Invitario

 

Von welchen Faktoren ist die No-Show Rate abhängig?

  • PFehlende finanzielle Verpflichtung: Teilnehmer, die für eine Veranstaltung bezahlen müssen, erscheinen eher beim Event.
  • PUnterschied Online vs. Präsenz-Events: Online ist die No-Show Rate bei kostenlosen Events meist deutlich höher, da den Teilnehmenden die Nicht-Teilnahme besonders leicht fällt und auch weniger auffällt.
  • PEchte Intention zur Teilnahme fehlt: Einige Personen melden sich bei kostenfreien Veranstaltungen nur deswegen an, weil sie eben gratis sind. Ohne eine echte Intention, wirklich teilnehmen zu wollen.

 

Darum ist die No-Show Rate bei Events mit Eintritt niedriger

Bezahlte Veranstaltungen können in allen möglichen Formen wie Konferenzen, Networking-Events, Messen, Webinare oder virtuelle Konferenzen stattfinden, die für die Teilnehmenden kostenpflichtig sind. 

Die No-Show Rate fällt – wie zu erwarten – bei kostenpflichtigen Veranstaltungen deutlich geringer als bei kostenlosen Events aus und liegt durchschnittlich zwischen 5 und 10 Prozent. Das Erheben einer Eintrittsgebühr scheint daher eine effektive Strategie zu sein, um No-Shows zu verhindern. Diese Lösung ist aber nicht immer möglich und zum Beispiel für interne Events, PR-Veranstaltungen oder klassische Business-Events weniger geeignet. Aber es gibt noch weitere Faktoren, welche die No-Show Rate beeinflussen.

Wovon hängt die No-Show Rate bei kostenpflichtigen Events ab?

  • PEarly Bird-Angebote und Incentives: Je früher die Teilnehmer die Karten kaufen, desto eher nehmen sie auch am Event teil. Spezielle Early-Bird-Angebote und weitere Incentives können daher zur Verbesserung der No-Show Rate beitragen.
  • PReminder und Follow-ups: Beim Versenden von E-Mails im Vorfeld eines Events ist Zurückhaltung unangebracht. Regelmäßige Reminder – im Idealfall mit für den Teilnhemer relevanten und hilfreichen Informationen – führen dazu, dass die Anzahl der Teilnehmer bei Events steigt.
  • PRichtlinien zur Ticket-Rückerstattung: Je strenger die Richtlinien zur Refundierung der bereits gekauften Tickets sind, desto geringer ist die No-Show Rate.

„Mit Invitario können Sie Ihre Teilnehmer sowohl vor, während als auch nach der Veranstaltung automatisiert mit den passenden Inhalten gezielt ansprechen. So halten Sie die No-Show Rate ohne großen Aufwand niedrig.“ 

Marko horngacher

Produkt Manager, Invitario

 

Vergleich von Online- und Präsenz-Events: Wie ändert sich die No-Show Rate? 

Unabhängig davon, ob Veranstaltungen kostenpflichtig oder frei sind: Vergleicht man die No-Show Rate von Online und Live-Events, so ist sie bei Veranstaltungen im virtuellen Raum in der Regel deutlich höher. Bei kostenlosen Events liegt der Unterschied durchschnittlich zwischen 10 bis 20 Prozent bei Live-Events im Vergleich zu 20 bis 30 Prozent bei Online-Veranstaltungen. Bei kostenpflichtigen Events bestehen jedoch nur rund 5 Prozent Unterschied zwischen Präsenz und Online.

Faktoren, welche die No-Show Rate online und live beeinflussen:

  • PTechnische Probleme: Potenziell schlechte Internet-Verbindungen und technische Probleme auf Seite der Teilnehmer erhöhen die No-Show Rate bei Online-Events.
  • POn-Demand: Online-Events können mit On Demand-Zugriffsmöglichkeit auf ein Video auch im Nachgang noch die Anzahl ihrer Teilnehmer steigern.
  • PPersonalisierte Kommunikation: Je direkter und persönlicher die Teilnehmenden angesprochen werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie am Event teilnehmen.
  • PEvent-Größe: Die No-Show Raten sind höher, je größer ein Event ist – sowohl bei Präsenz-Events als auch bei Veranstaltungen im virtuellen Raum.
  • PDie Hauptgründe für No-Shows sind in beiden Fällen Terminkollisionen, Vergesslichkeit und unvorhergesehene Notfälle.

Die Aufgabe von Event-Veranstaltern liegt darin, abhängig vom jeweiligen Veranstaltungs-Typ Maßnahmen zu treffen, um die No-Shows so gering wie möglich zu halten.

FAZIT

Die No-Show Rate ist ein relevantes Problem für alle Veranstalter von Business-Events und die Minimierung muss eine der obersten Prioritäten bei jedem Event sein. Um die No-Show Rate auf ein Minimum zu reduzieren, ist es wichtig zu verstehen, aus welchen Gründen Teilnehmer vom Event fernbleiben und welche Besonderheiten die einzelnen Event-Arten bei den No-Shows aufweisen. 

In den kommenden 2 Teilen unserer Serie erfahren Sie, welche Unterschiede es bei der No-Show Rate im Vergleich vor und nach der Pandemie gibt und mit welchen Tipps Sie Ihre No-Show Rate so gering wie möglich halten.

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