Und es hat Zoom gemacht! Wie Sie Ihre virtuellen Events mit der Zoom-Integration von Invitario besser machen

Zoom hat sich rasch als globaler Standard für virtuelle Events, Meetings und Webinare etabliert. Mit der Zoom-Integration erweitert Invitario das beliebte Event-Tool um ein professionelles Teilnehmermanagement.
25. November 2021 | 
Stefan Grossek
Zoom-Integration von Invitario
Mit der direkten Zoom-Integration der Eventmarketing-Plattform Invitario heben Sie das Teilnehmermanagement für Ihre Online-Meetings, virtuellen Events und Webinare in eine neue Dimension.

Denn das gesamte Teilnehmermanagement – vom Erstellen der Einladungsliste bis zur Teilnahme am virtuellen Event – wird über die Eventmarketing-Plattform von Invitario umgesetzt.

Viele Vorteile für Veranstalter und Teilnehmer

Zoom wird in Invitario so umfassend integriert, dass Ihre Teilnehmer von Zoom (fast) nichts mehr mitbekommen (mehr dazu unten). Für Sie als Veranstalter und auch für Ihre Teilnehmer bringt das viele Vorteile.

Als Veranstalter übernehmen Sie wieder die Kontrolle über alle Kontaktpunkte mit Ihren Teilnehmern. Der gesamte Ablauf Ihrer Eventkampagne wird über Invitario gestaltet und gesteuert. Lediglich die Bereitstellung der Inhalte sowie die Interaktionen mit den Teilnehmern erfolgen wie gewohnt über Zoom.

Ihre Teilnehmer bleiben bei sämtlichen Kontaktpunkten in der gewohnten Welt Ihres Unternehmens und erleben keine Brüche in der Corporate Identity. Die Einladung und Registrierung zu einem Webinar unterscheiden sich damit weder optisch noch im Ablauf von einer klassischen Präsenzveranstaltung.

Das virtuelle Event, wie z. B. ein Webinar, findet dann über die – ebenfalls mit Invitario gestaltbare – Eventwebsite statt, in die Zoom eingebettet wird. Für die Teilnahme am virtuellen Event ist weder ein Zoom-Account noch die Software von Zoom erforderlich. Da alle Teilnehmer über einen persönlichen Link in das virtuelle Zoom-Event einsteigen, werden sie automatisch erkannt und eingeloggt.

Während des Online-Events können Sie alle aus Zoom bekannten Funktionen, wie z. B. Chat, Umfragen und Bildschirm teilen, einsetzen. Nach dem Event stehen Ihnen alle Statistiken zum Erfolg Ihres Events direkt in Invitario zur Verfügung.

So funktioniert die Zoom-Integration von Invitario im Detail

1. Verbinden Sie Zoom mit Invitario.

Um Zoom mit Invitario nutzen zu können, benötigen Sie einen Account bei beiden Anbietern.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Invitario-Account für die Zoom-Integration freigeschaltet wurde (kontaktieren Sie dazu den Invitario Anwender-Support unter support@invitario.com) und laden Sie die Invitario App hier aus dem Zoom MarketplaceNun können Sie die beiden Plattformen miteinander verbinden. Unser Anwender-Support unterstützt Sie gerne bei diesem Schritt.

2. Zoom-Meetings und -Webinare werden in Invitario erstellt.

Das Erstellen eines virtuellen Events oder Webinars erfolgt wie das Anlegen einer Live-Veranstaltung und wird nur in Ihrem Invitario-Account umgesetzt.

Wählen Sie beim Anlegen einer neuen Veranstaltung einfach die Option Zoom und Invitario erledigt für Sie den Rest, erstellt ein Zoom-Meeting oder -Webinar und legt dieses auch im verbundenen Zoom-Account an. Fertig.

3. Versenden Sie E-Mails wie Einladungen aus Invitario.

Die gesamte Eventkommunikation mit Ihren Teilnehmern erfolgt wie bei einer klassischen Präsenzveranstaltung über Invitario.

Sie können auch dieselben Vorlagen nutzen, die Sie bereits für Ihre Live-Events in Invitario angelegt haben. So stellen Sie gleichzeitig bei allen Veranstaltungen Ihres Unternehmens einen konsistenten optischen und inhaltlichen Auftritt sicher.

Der Versand von E-Mails wie Einladungen, Anmeldebestätigungen und Remindern findet ebenfalls über Invitario statt und kann über eine von Ihnen festgelegte E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens erfolgen.

So behalten Sie die volle Kontrolle über alle Kontaktpunkte mit Ihren Teilnehmern und müssen sich nicht auf die von Zoom zur Verfügung gestellten Vorlagen beschränken.

4. Ihre Teilnehmer registrieren sich über Invitario.

Auch bei der Anmeldung zu Ihren Zoom-Events stehen Ihnen die vielseitigen Möglichkeiten von Invitario zur Verfügung. Denn die Daten zu den Teilnehmern werden über Invitario erfasst und im Hintergrund an Zoom übergeben.

Dazu stellt Invitario eine Eventwebsite mit integriertem Registrierungsformular zur Verfügung. Auch dabei haben Sie volle inhaltliche und optische Gestaltungsfreiheit. So kann das Design der Eventwebsite Ihrer Corporate Identity oder Ihrem Wunschdesign entsprechen.

Natürlich können Sie auch für alle Zoom-Meetings und -Webinare jede bestehende Designvorlage, die Sie bereits in Invitario für Live-Events angelegt haben, verwenden.

Die Eventwebsite Ihrer Veranstaltung kann z. B. nur aus einer Landingpage mit Registrierungsformular bestehen oder um beliebig viele Seiten erweitert werden, wenn Sie detaillierte Informationen zur Agenda, zu Speakern und Sponsoren bereitstellen möchten.

Drei Möglichkeiten, um Teilnehmer für Zoom-Events zu registrieren
Wie bei klassischen Präsenzveranstaltungen gibt es auch bei Zoom-Events drei Arten von Anmeldeprozessen bzw. Veranstaltungen, die Sie umsetzen können:

Geschlossene Veranstaltung

Für die Teilnahme ist eine persönliche Einladung erforderlich. Wenn Sie bestehende Kontakte per E-Mail einladen, erhält jeder Kontakt einen persönlichen Link zum Registrierungsformular.

Der Vorteil: Das Formular ist bereits mit den vom Kontakt bekannten Daten wie Name und E-Mail-Adresse vorausgefüllt. Die Daten müssen durch den Teilnehmer lediglich geprüft und gegebenenfalls vervollständigt werden.

Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass Sie jederzeit sehen, welche Kontakte bereits eingeladen wurden und auf Ihre Einladung reagiert haben. So lassen sich gezielt Reminder nur an jene Personen versenden, die bisher nicht auf Ihre Einladung reagiert haben.

Offene Veranstaltung

Die Anmeldung ist frei und für jede Person möglich. Diese Variante dient vor allem dazu, um Leads bzw. neue Kontakte von einer Teilnahme an Ihren Online-Events zu überzeugen.

Falls Sie eine offene Veranstaltung ohne Einladung planen, stellen Sie interessierten Personen den Link zur mit Invitario erstellten Eventwebsite Ihrer Veranstaltung zur Verfügung oder rühren dafür die Werbetrommel, z. B. mit einem Newsletter oder gezielter Werbung auf LinkedIn.

Allen Besuchern Ihrer Eventwebsite wird ein leeres Formular angezeigt – Sie legen fest, welche Daten als Pflichtfelder und welche nur optional abgefragt werden.

Offene Veranstaltung + Einladung

Um mehr Teilnehmer zu erreichen, kommt gerade bei Online-Events wie Webinaren häufig diese Mischform zur Anwendung.

Bestehende Kontakte erhalten eine personalisierte Einladung und um Leads und neue Kontakte zu generieren, wird die Anmeldung geöffnet. Auch diesen Anwendungsfall können Sie mit Invitario umsetzen.

5. Teilnehmer erhalten eine automatische Anmeldebestätigung.

Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Ihre Teilnehmer umgehend und vollkommen automatisch eine Anmeldebestätigung per E-Mail.

Die Anmeldebestätigung enthält u. a. einen persönlichen Link für die Teilnahme am Zoom-Event. Optional können Sie diese Anmeldebestätigung auch um eine Kalenderdatei, in die der persönliche Link zum Zoom-Event integriert ist, erweitern.

Inhalt und Design dieser E-Mail können Sie frei gestalten. Zusätzlich können Sie – ebenfalls automatisch – kurz vor Beginn des Webinars einen Reminder versenden, um die Teilnehmerquote zu steigern.

6. Das Zoom-Event findet auf Ihrer Eventwebsite statt.

Der mit der Anmeldebestätigung zur Verfügung gestellte Link führt den Teilnehmer auf die mit Invitario gestaltete Eventwebsite. Dabei wird der Teilnehmer vollkommen automatisch identifiziert.

Der entscheidende Vorteil dabei ist, dass der sonst bei Zoom-Events erforderliche Login sowie die Installation der Zoom-Software vollständig entfallen.

Um dem Zoom-Event beizutreten, ist nur mehr ein Klick erforderlich. Darüber hinaus findet das Zoom-Event direkt auf der Eventwebsite statt, die Sie mit Invitario ganz nach Ihren Anforderungen gestalten können.

7. Alle Zoom-Funktionen stehen zur Verfügung.

Das Zoom-Event läuft genauso ab, wie Sie es kennen. Im Event stehen sämtliche von Ihnen freigegebene Funktionen für Interaktionen mit den Teilnehmern zur Verfügung.

Sie können Funktionen wie Chat, Umfragen usw. wie gewohnt einsetzen, um das Engagement Ihrer Teilnehmer hochzuhalten.

8. Statistiken und Teilnehmerdaten direkt in Invitario

Nach dem Event finden Sie die wichtigsten Statistiken zum Erfolg Ihres Zoom-Events direkt in Invitario.

So haben Sie alle Informationen an einem zentralen Ort und können Ihre Veranstaltungen besser auswerten.

 

Wie Sie sehen, bietet Ihnen die Kombination von Zoom und Invitario viele Vorteile gegenüber der alleinigen Nutzung von Zoom.

Kontaktieren Sie uns hier, wenn Sie an unseren Lösungen interessiert sind. Unsere Produktexperten stehen Ihnen gerne für ein Gespräch zur Verfügung.

“Natürlich denken die Teilnehmer:innen nicht daran, dass auch ein, für sie, kostenloses Event viele Ressourcen kostet. Deshalb muss die Minimierung der No-Show Rate für jeden Veranstalter oberste Priorität haben.”

Stefan Grossek

Geschäftsführer, Invitario

 

Von welchen Faktoren ist die No-Show Rate abhängig?

  • PFehlende finanzielle Verpflichtung: Teilnehmer, die für eine Veranstaltung bezahlen müssen, erscheinen eher beim Event.
  • PUnterschied Online vs. Präsenz-Events: Online ist die No-Show Rate bei kostenlosen Events meist deutlich höher, da den Teilnehmenden die Nicht-Teilnahme besonders leicht fällt und auch weniger auffällt.
  • PEchte Intention zur Teilnahme fehlt: Einige Personen melden sich bei kostenfreien Veranstaltungen nur deswegen an, weil sie eben gratis sind. Ohne eine echte Intention, wirklich teilnehmen zu wollen.

 

Darum ist die No-Show Rate bei Events mit Eintritt niedriger

Bezahlte Veranstaltungen können in allen möglichen Formen wie Konferenzen, Networking-Events, Messen, Webinare oder virtuelle Konferenzen stattfinden, die für die Teilnehmenden kostenpflichtig sind. 

Die No-Show Rate fällt – wie zu erwarten – bei kostenpflichtigen Veranstaltungen deutlich geringer als bei kostenlosen Events aus und liegt durchschnittlich zwischen 5 und 10 Prozent. Das Erheben einer Eintrittsgebühr scheint daher eine effektive Strategie zu sein, um No-Shows zu verhindern. Diese Lösung ist aber nicht immer möglich und zum Beispiel für interne Events, PR-Veranstaltungen oder klassische Business-Events weniger geeignet. Aber es gibt noch weitere Faktoren, welche die No-Show Rate beeinflussen.

Wovon hängt die No-Show Rate bei kostenpflichtigen Events ab?

  • PEarly Bird-Angebote und Incentives: Je früher die Teilnehmer die Karten kaufen, desto eher nehmen sie auch am Event teil. Spezielle Early-Bird-Angebote und weitere Incentives können daher zur Verbesserung der No-Show Rate beitragen.
  • PReminder und Follow-ups: Beim Versenden von E-Mails im Vorfeld eines Events ist Zurückhaltung unangebracht. Regelmäßige Reminder – im Idealfall mit für den Teilnhemer relevanten und hilfreichen Informationen – führen dazu, dass die Anzahl der Teilnehmer bei Events steigt.
  • PRichtlinien zur Ticket-Rückerstattung: Je strenger die Richtlinien zur Refundierung der bereits gekauften Tickets sind, desto geringer ist die No-Show Rate.

„Mit Invitario können Sie Ihre Teilnehmer sowohl vor, während als auch nach der Veranstaltung automatisiert mit den passenden Inhalten gezielt ansprechen. So halten Sie die No-Show Rate ohne großen Aufwand niedrig.“ 

Marko horngacher

Produkt Manager, Invitario

 

Vergleich von Online- und Präsenz-Events: Wie ändert sich die No-Show Rate? 

Unabhängig davon, ob Veranstaltungen kostenpflichtig oder frei sind: Vergleicht man die No-Show Rate von Online und Live-Events, so ist sie bei Veranstaltungen im virtuellen Raum in der Regel deutlich höher. Bei kostenlosen Events liegt der Unterschied durchschnittlich zwischen 10 bis 20 Prozent bei Live-Events im Vergleich zu 20 bis 30 Prozent bei Online-Veranstaltungen. Bei kostenpflichtigen Events bestehen jedoch nur rund 5 Prozent Unterschied zwischen Präsenz und Online.

Faktoren, welche die No-Show Rate online und live beeinflussen:

  • PTechnische Probleme: Potenziell schlechte Internet-Verbindungen und technische Probleme auf Seite der Teilnehmer erhöhen die No-Show Rate bei Online-Events.
  • POn-Demand: Online-Events können mit On Demand-Zugriffsmöglichkeit auf ein Video auch im Nachgang noch die Anzahl ihrer Teilnehmer steigern.
  • PPersonalisierte Kommunikation: Je direkter und persönlicher die Teilnehmenden angesprochen werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie am Event teilnehmen.
  • PEvent-Größe: Die No-Show Raten sind höher, je größer ein Event ist – sowohl bei Präsenz-Events als auch bei Veranstaltungen im virtuellen Raum.
  • PDie Hauptgründe für No-Shows sind in beiden Fällen Terminkollisionen, Vergesslichkeit und unvorhergesehene Notfälle.

Die Aufgabe von Event-Veranstaltern liegt darin, abhängig vom jeweiligen Veranstaltungs-Typ Maßnahmen zu treffen, um die No-Shows so gering wie möglich zu halten.

FAZIT

Die No-Show Rate ist ein relevantes Problem für alle Veranstalter von Business-Events und die Minimierung muss eine der obersten Prioritäten bei jedem Event sein. Um die No-Show Rate auf ein Minimum zu reduzieren, ist es wichtig zu verstehen, aus welchen Gründen Teilnehmer vom Event fernbleiben und welche Besonderheiten die einzelnen Event-Arten bei den No-Shows aufweisen. 

In den kommenden 2 Teilen unserer Serie erfahren Sie, welche Unterschiede es bei der No-Show Rate im Vergleich vor und nach der Pandemie gibt und mit welchen Tipps Sie Ihre No-Show Rate so gering wie möglich halten.

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