Und es hat Zoom gemacht! Wie Sie Ihre virtuellen Events mit der Zoom-Integration von Invitario besser machen.

Zoom hat sich rasch als globaler Standard für virtuelle Events, Meetings und Webinare etabliert. Mit der Zoom-Integration erweitert Invitario das beliebte Event-Tool um ein professionelles Teilnehmermanagement.
25. November 2021 | 
Stefan Grossek
Zoom-Integration von Invitario

Mit der direkten Zoom-Integration der Eventmarketing-Plattform Invitario heben Sie das Teilnehmermanagement für Ihre Online-Meetings, virtuellen Events und Webinare in eine neue Dimension.

Denn das gesamte Teilnehmermanagement – vom Erstellen der Einladungsliste bis zur Teilnahme am virtuellen Event – wird über die Eventmarketing-Plattform von Invitario umgesetzt.

Viele Vorteile für Veranstalter und Teilnehmer

Zoom wird in Invitario so umfassend integriert, dass Ihre Teilnehmer von Zoom (fast) nichts mehr mitbekommen (mehr dazu unten). Für Sie als Veranstalter und auch für Ihre Teilnehmer bringt das viele Vorteile.

Als Veranstalter übernehmen Sie wieder die Kontrolle über alle Kontaktpunkte mit Ihren Teilnehmern. Der gesamte Ablauf Ihrer Eventkampagne wird über Invitario gestaltet und gesteuert. Lediglich die Bereitstellung der Inhalte sowie die Interaktionen mit den Teilnehmern erfolgen wie gewohnt über Zoom.

Ihre Teilnehmer bleiben bei sämtlichen Kontaktpunkten in der gewohnten Welt Ihres Unternehmens und erleben keine Brüche in der Corporate Identity. Die Einladung und Registrierung zu einem Webinar unterscheiden sich damit weder optisch noch im Ablauf von einer klassischen Präsenzveranstaltung.

Das virtuelle Event, wie z. B. ein Webinar, findet dann über die – ebenfalls mit Invitario gestaltbare – Eventwebsite statt, in die Zoom eingebettet wird. Für die Teilnahme am virtuellen Event ist weder ein Zoom-Account noch die Software von Zoom erforderlich. Da alle Teilnehmer über einen persönlichen Link in das virtuelle Zoom-Event einsteigen, werden sie automatisch erkannt und eingeloggt.

Während des Online-Events können Sie alle aus Zoom bekannten Funktionen, wie z. B. Chat, Umfragen und Bildschirm teilen, einsetzen. Nach dem Event stehen Ihnen alle Statistiken zum Erfolg Ihres Events direkt in Invitario zur Verfügung.

So funktioniert die Zoom-Integration von Invitario im Detail

1. Verbinden Sie Zoom mit Invitario.

Um Zoom mit Invitario nutzen zu können, benötigen Sie einen Account bei beiden Anbietern.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Invitario-Account für die Zoom-Integration freigeschaltet wurde (kontaktieren Sie dazu den Invitario Anwender-Support unter support@invitario.com) und laden Sie die Invitario App hier aus dem Zoom MarketplaceNun können Sie die beiden Plattformen miteinander verbinden. Unser Anwender-Support unterstützt Sie gerne bei diesem Schritt.

2. Zoom-Meetings und -Webinare werden in Invitario erstellt.

Das Erstellen eines virtuellen Events oder Webinars erfolgt wie das Anlegen einer Live-Veranstaltung und wird nur in Ihrem Invitario-Account umgesetzt.

Wählen Sie beim Anlegen einer neuen Veranstaltung einfach die Option Zoom und Invitario erledigt für Sie den Rest, erstellt ein Zoom-Meeting oder -Webinar und legt dieses auch im verbundenen Zoom-Account an. Fertig.

3. Versenden Sie E-Mails wie Einladungen aus Invitario.

Die gesamte Eventkommunikation mit Ihren Teilnehmern erfolgt wie bei einer klassischen Präsenzveranstaltung über Invitario.

Sie können auch dieselben Vorlagen nutzen, die Sie bereits für Ihre Live-Events in Invitario angelegt haben. So stellen Sie gleichzeitig bei allen Veranstaltungen Ihres Unternehmens einen konsistenten optischen und inhaltlichen Auftritt sicher.

Der Versand von E-Mails wie Einladungen, Anmeldebestätigungen und Remindern findet ebenfalls über Invitario statt und kann über eine von Ihnen festgelegte E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens erfolgen.

So behalten Sie die volle Kontrolle über alle Kontaktpunkte mit Ihren Teilnehmern und müssen sich nicht auf die von Zoom zur Verfügung gestellten Vorlagen beschränken.

4. Ihre Teilnehmer registrieren sich über Invitario.

Auch bei der Anmeldung zu Ihren Zoom-Events stehen Ihnen die vielseitigen Möglichkeiten von Invitario zur Verfügung. Denn die Daten zu den Teilnehmern werden über Invitario erfasst und im Hintergrund an Zoom übergeben.

Dazu stellt Invitario eine Eventwebsite mit integriertem Registrierungsformular zur Verfügung. Auch dabei haben Sie volle inhaltliche und optische Gestaltungsfreiheit. So kann das Design der Eventwebsite Ihrer Corporate Identity oder Ihrem Wunschdesign entsprechen.

Natürlich können Sie auch für alle Zoom-Meetings und -Webinare jede bestehende Designvorlage, die Sie bereits in Invitario für Live-Events angelegt haben, verwenden.

Die Eventwebsite Ihrer Veranstaltung kann z. B. nur aus einer Landingpage mit Registrierungsformular bestehen oder um beliebig viele Seiten erweitert werden, wenn Sie detaillierte Informationen zur Agenda, zu Speakern und Sponsoren bereitstellen möchten.

Drei Möglichkeiten, um Teilnehmer für Zoom-Events zu registrieren

Wie bei klassischen Präsenzveranstaltungen gibt es auch bei Zoom-Events drei Arten von Anmeldeprozessen bzw. Veranstaltungen, die Sie umsetzen können:

Geschlossene Veranstaltung

Für die Teilnahme ist eine persönliche Einladung erforderlich. Wenn Sie bestehende Kontakte per E-Mail einladen, erhält jeder Kontakt einen persönlichen Link zum Registrierungsformular.

Der Vorteil: Das Formular ist bereits mit den vom Kontakt bekannten Daten wie Name und E-Mail-Adresse vorausgefüllt. Die Daten müssen durch den Teilnehmer lediglich geprüft und gegebenenfalls vervollständigt werden.

Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass Sie jederzeit sehen, welche Kontakte bereits eingeladen wurden und auf Ihre Einladung reagiert haben. So lassen sich gezielt Reminder nur an jene Personen versenden, die bisher nicht auf Ihre Einladung reagiert haben.

Offene Veranstaltung

Die Anmeldung ist frei und für jede Person möglich. Diese Variante dient vor allem dazu, um Leads bzw. neue Kontakte von einer Teilnahme an Ihren Online-Events zu überzeugen.

Falls Sie eine offene Veranstaltung ohne Einladung planen, stellen Sie interessierten Personen den Link zur mit Invitario erstellten Eventwebsite Ihrer Veranstaltung zur Verfügung oder rühren dafür die Werbetrommel, z. B. mit einem Newsletter oder gezielter Werbung auf LinkedIn.

Allen Besuchern Ihrer Eventwebsite wird ein leeres Formular angezeigt – Sie legen fest, welche Daten als Pflichtfelder und welche nur optional abgefragt werden.

Offene Veranstaltung + Einladung

Um mehr Teilnehmer zu erreichen, kommt gerade bei Online-Events wie Webinaren häufig diese Mischform zur Anwendung.

Bestehende Kontakte erhalten eine personalisierte Einladung und um Leads und neue Kontakte zu generieren, wird die Anmeldung geöffnet. Auch diesen Anwendungsfall können Sie mit Invitario umsetzen.

5. Teilnehmer erhalten eine automatische Anmeldebestätigung.

Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Ihre Teilnehmer umgehend und vollkommen automatisch eine Anmeldebestätigung per E-Mail.

Die Anmeldebestätigung enthält u. a. einen persönlichen Link für die Teilnahme am Zoom-Event. Optional können Sie diese Anmeldebestätigung auch um eine Kalenderdatei, in die der persönliche Link zum Zoom-Event integriert ist, erweitern.

Inhalt und Design dieser E-Mail können Sie frei gestalten. Zusätzlich können Sie – ebenfalls automatisch – kurz vor Beginn des Webinars einen Reminder versenden, um die Teilnehmerquote zu steigern.

6. Das Zoom-Event findet auf Ihrer Eventwebsite statt.

Der mit der Anmeldebestätigung zur Verfügung gestellte Link führt den Teilnehmer auf die mit Invitario gestaltete Eventwebsite. Dabei wird der Teilnehmer vollkommen automatisch identifiziert.

Der entscheidende Vorteil dabei ist, dass der sonst bei Zoom-Events erforderliche Login sowie die Installation der Zoom-Software vollständig entfallen.

Um dem Zoom-Event beizutreten, ist nur mehr ein Klick erforderlich. Darüber hinaus findet das Zoom-Event direkt auf der Eventwebsite statt, die Sie mit Invitario ganz nach Ihren Anforderungen gestalten können.

7. Alle Zoom-Funktionen stehen zur Verfügung.

Das Zoom-Event läuft genauso ab, wie Sie es kennen. Im Event stehen sämtliche von Ihnen freigegebene Funktionen für Interaktionen mit den Teilnehmern zur Verfügung.

Sie können Funktionen wie Chat, Umfragen usw. wie gewohnt einsetzen, um das Engagement Ihrer Teilnehmer hochzuhalten.

8. Statistiken und Teilnehmerdaten direkt in Invitario

Nach dem Event finden Sie die wichtigsten Statistiken zum Erfolg Ihres Zoom-Events direkt in Invitario.

So haben Sie alle Informationen an einem zentralen Ort und können Ihre Veranstaltungen besser auswerten.

Wie Sie sehen, bietet Ihnen die Kombination von Zoom und Invitario viele Vorteile gegenüber der alleinigen Nutzung von Zoom.

Kontaktieren Sie uns hier, wenn Sie an unseren Lösungen interessiert sind. Unsere Produktexperten stehen Ihnen gerne für ein Gespräch zur Verfügung.