CASE STUDY

Wie die öffentliche Verwaltung eines Bundeslandes ihr Eventmarketing mit Invitario optimiert

Im österreichischen Bundesland Vorarlberg setzt die öffentliche Verwaltung mit acht Abteilungen jährlich über 500 Veranstaltungen mit Invitario um.
6. Dezember 2021 | 
Invitario Redaktion
Case Study Öffentliche Verwaltung Land Vorarlberg

Die Eventmarketing-Plattform für alle Fälle

In dieser Case Study erfahren Sie, wie unser Kunde Invitario im Eventmarketing einsetzt. Lesen Sie dazu auch das Interview mit Thomas Gayer, dem Leiter der Informatik-Abteilung im Land Vorarlberg.

Die öffentliche Verwaltung im Land Vorarlberg arbeitet seit 2019 mit der Eventmarketing-Plattform von Invitario. Mittlerweile arbeiten acht Abteilungen mit der Plattform, um Veranstaltungen aller Formate und Größen umzusetzen.

ÜBERBLICK

  • $Branche: Öffentliche Verwaltung
  • $ Kunde: Land Vorarlberg
  • $Kunde seit: 2019

Kernaussage

Invitario ist eine Plattform für Eventmarketing, die zwar unter ihrer Oberfläche sehr komplex ist, aber für Anwender leicht verständlich viele unterschiedliche Funktionen einfach zugänglich macht.

Vor allem das Datenmanagement wird mit Invitario so einfach, dass es gleich mehrere Tools ersetzt. So kann es auch für Tätigkeiten eingesetzt werden, die nicht im ursprünglichen Fokus stehen.

Das Resultat: Im Land Vorarlberg nutzt man es für überraschende Lösungen und spart dank Invitario inzwischen viel Zeit, Ressourcen – und vor allem auch Nerven.

So kommt Invitario u. a. auch im Rahmen der Prävention der Covid-Pandemie zur Anwendung. In Summe wird Invitario für weit mehr genutzt, als es ursprünglich vorgesehen war. Thomas Gayer, der Leiter der Informatik-Abteilung, sagt über Invitario: „Das Tool ist ein gutes Beispiel für Digitalisierung!“

„Das, was wir mit Invitario machen können, ist einfach großartig, um Marketing zu betreiben. Und Daten zu managen!“

Thomas Gayer

Leiter der Informatik-Abteilung, Land Vorarlberg

Erkenntnisse

Durch die Überzeugung eines kompetenten Entscheidungsträgers (Abteilungsleiter Thomas Gayer) innerhalb der Vorarlberger Landesregierung entwickelte sich eine Eigendynamik, die unterschiedliche und teilweise selbst für Invitario überraschende Ausprägungen angenommen hat. Allein durch die interne Kommunikation pflanzte sich das Wissen über das Tool von einer Abteilung in die nächste fort.

Die Tatsache, dass Invitario offensichtlich eine Vereinfachung der Arbeit in hohem Ausmaß bedeutet, führte schließlich dazu, dass inzwischen acht Abteilungen der Vorarlberger Landesregierung mit der Eventmarketing-Plattform arbeiten. Was dabei überrascht, ist, dass die einzelnen Abteilungen, allen voran die IT, das eigentlich als Eventmanagement-Tool und für Teilnehmermanagement gedachte System für weit mehr nutzen, als wofür es konzipiert wurde.

Aufgrund der hohen Kompetenz von Thomas Gayer fanden sich vor allem während den Wellen der Pandemie ungewöhnliche Einsatzgebiete. So wurde Invitario etwa herangezogen, um die Ressourcen des Contact-Tracings übersichtlich verplanen zu können. Einzelne Zeitslots wurden so als Events betrachtet und die jeweiligen Teilnehmer der „Events“ waren die ausführenden Personen.

„Invitario erspart den Kolleginnen und Kollegen, die in den unterschiedlichen Bereichen damit arbeiten, sehr viel Zeit.“

Thomas Gayer

Leiter der Informatik-Abteilung, Land Vorarlberg

Auch die Platzvergabe in der Kantine wurde und wird bis heute mit Invitario abgewickelt. Das hat nicht nur den Vorteil, dass die Betreiber der Kantine ihre Warenwirtschaft optimal an die jeweiligen Tage anpassen können, vielmehr ist somit rückblickend stets jederzeit rückverfolgbar, wer sich zu welchem Zeitpunkt mit wem im Raum befunden hat – im Fall eines positiven Covid-Tests ein nicht zu unterschätzender Vorteil in einem großen und vor allem so relevanten System mit vielen Mitarbeitern.

Aus diesen Learnings heraus hat sich innerhalb der Vorarlberger Landesregierung inzwischen die Idee durchgesetzt, dass man wohl viele unterschiedliche Herausforderungen mit Invitario bewältigen kann – weit mehr, als man sich ursprünglich gedacht hat.

FAZIT

Wenn es gelingt, Kunden nicht nur von den einzelnen Funktionen der Invitario-Plattform zu überzeugen, sondern auch von der dahinterliegenden Systematik, dann eröffnen sich für die Kunden unerwartete Möglichkeiten, die vor allem in der internen Bewältigung von Problemstellungen höchst relevant sein können.

Lesen Sie hier das Interview mit Thomas Gayer, dem Leiter der Informatik-Abteilung im Land Vorarlberg, über die hohe Flexibilität von Invitario.