Covid-19: Mit digitalem Teilnehmermanagement zu sicheren Veranstaltungen

Der Einladungs- und Anmeldeprozess zu Ihren Veranstaltungen ist das zentrale Instrument für die Sicherheit Ihrer Teilnehmer. Wir stellen Ihnen die dafür erforderlichen Funktionen im digitalen Teilnehmermanagement vor.
Covid-19: Mit digitalem Teilnehmermanagement zu sicheren Veranstaltungen

Schwerpunkt „Covid-19 und Events“

Der Einladungs- und Anmeldeprozess zu Ihren Veranstaltungen ist ein zentrales Instrument für die Sicherheit Ihrer Teilnehmer.

Als Veranstalter sind Sie in der „neuen Normalität“ mit einer ganzen Reihe an neuen Herausforderungen konfrontiert, die sich von der Erstellung eines Sicherheitskonzepts bis zur Umsetzung der Veranstaltungen erstrecken.

Dazu kommt die Dynamik der im Rahmen der Covid-19-Pandemie beschlossenen Auflagen, die den Handlungsspielraum im Eventmanagement täglich verändern können. Gefragt sind daher Flexibilität sowie eine perfekte Vorbereitung auf unterschiedliche Szenarien, um zeitnah auf neue Rahmenbedingungen reagieren zu können.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen Funktionen aus dem Teilnehmermanagement mit Invitario vor und geben Ihnen Handlungsempfehlungen, die Ihre Arbeit erleichtern.

Teilnehmermanagement als der entscheidende Sicherheitsfaktor

Eine besondere Bedeutung kommt der Kommunikation mit den potenziellen Teilnehmern Ihrer Veranstaltungen zu: Mit der digitalen Umsetzung der Einladung sowie der Online-Anmeldung Ihrer Teilnehmer leisten Sie einen wesentlichen Beitrag zur Sicherheit Ihrer Veranstaltungen. Gleichzeitig gestalten Sie das Teilnehmermanagement dadurch effizient und flexibel.

In der direkten Kommunikation mit den (potenziellen) Teilnehmern lassen sich etwa Informationen zu den Sicherheitsmaßnahmen des Events transportieren, die aktuellen Kontaktdaten abfragen sowie die Anmeldung zu Zeitslots mit begrenzter Teilnehmerzahl abbilden. Darüber hinaus können Sie auch die Zustimmung zum Sicherheitskonzept der Veranstaltung einholen. All diese Maßnahmen können Sie in das Sicherheitskonzept Ihrer Veranstaltungen aufnehmen.

 


 

TIPP

Lesen Sie auch unsere Artikel über empfohlene Sicherheitsmaßnahmen für Veranstaltungen und die in Ihrer Region geltenden Auflagen für Events.

 


 

Möglich wird dies durch die Kombination aus personalisierter Einladung und Online-Anmeldung. Während die Einladung sowohl digital per E-Mail wie auch „klassisch“ per Brief erfolgen kann, wird die Anmeldung ausschließlich online über das Anmeldeformular auf der Event-Website Ihrer Veranstaltung umgesetzt.

Damit lässt sich nicht nur ein großer Teil der Kommunikation mit den eingeladenen Personen automatisieren, sondern Sie wissen auch jederzeit, wie viele und welche Personen bereits mit einer Zu- oder Absage auf Ihre Einladung reagiert haben.

In unserem Artikel „Warum Sie immer von einem digitalen Teilnehmermanagement profitieren“ erfahren Sie mehr über die Vorteile von digitalem Teilnehmermanagement.

 

Handlungsempfehlungen für den Einladungs- und Anmeldeprozess

 

Kontaktdaten aller Teilnehmer erfassen

Mit dem Online-Anmeldeformular auf der Event-Website Ihrer Veranstaltung geben Sie Ihren Teilnehmern die einfachste und schnellste Möglichkeit, um auf Ihre Einladung mit einer Zu- oder Absage zu reagieren. Das Anmeldeformular lässt sich ganz nach Ihren individuellen Anforderungen gestalten und kann mit den Ihnen bereits bekannten Daten der Teilnehmer vorausgefüllt sein.

Durch die Abfrage oder Bestätigung vorhandener Kontaktdaten – vor allem von E-Mail-Adresse und Telefonnummer – stellen Sie sicher, dass Sie alle potenziellen Teilnehmer erreichen und diese bereits im Vorfeld über die im Rahmen Ihrer Veranstaltung gesetzten Sicherheitsmaßnahmen informieren können. Denken Sie daran, diese Datenfelder als Pflichtfelder zu definieren.

Nur wenn Sie über die aktuellen Kontaktdaten aller Teilnehmer verfügen, sind Sie für den Fall einer kurzfristig erforderlichen Verschiebung oder Absage der Veranstaltung gerüstet.

Mehr über Anmeldeformulare erfahren →

 

Informieren Sie über Sicherheitsmaßnahmen und holen Sie die Zustimmung der Teilnehmer ein

Über Ihre Event-Website können Sie Ihre Teilnehmer nicht nur im Detail über das Sicherheitskonzept Ihrer Veranstaltung informieren, sondern über das Anmeldeformular auch die entsprechende Zustimmung einholen. Richten Sie dazu – nach dem Vorbild der Datenschutzerklärung – auf der Event-Website eine Unterseite ein und verweisen bzw. verlinken Sie darauf in der Einladung, in allen weiteren E-Mails sowie im Footer der Website.

Beispiele für Fragen und Zustimmungserklärungen, die Sie – als Pflichtfeld(er) – in das Anmeldeformular aufnehmen können:

  • Ich bestätige, dass ich mich an den gebotenen Sicherheitsabstand sowie an die in dem Sicherheitskonzept des Veranstalters beschriebenen Maßnahmen eigenverantwortlich halten werde.
  • Ich bestätige, dass ich nur bei bester körperlicher Gesundheit an der Veranstaltung teilnehmen werde.

Wenn Sie einen Schritt weiter gehen und einen Regress bzw. eine Forderung nach Schadenersatz von Teilnehmern im Fall einer möglicherweise durch den Besuch Ihrer Veranstaltung ausgelösten Covid-19-Infektion ausschließen möchten, können Sie eine Formulierung wie diese einbinden:

  • Mir ist bewusst, dass ich mich durch die Teilnahme an der Veranstaltung einem möglichen gesundheitlichen Risiko aussetze. Ich werde an den Veranstalter im Falle einer auf den Besuch der Veranstaltung zurückzuführenden Erkrankung keine Ansprüche stellen sowie diesen hinsichtlich meiner Person schad- und klaglos halten.

 


 

DATENSCHUTZ BEACHTEN

Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie von Ihren Teilnehmern keine konkreten Daten über eine etwaige (Covid-19)-Erkrankung abfragen.

Da es sich dabei nach Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) um sensible und besonders schützenswerte Daten handelt, dürfen diese nur mit ausdrücklicher Zustimmung erfasst und verarbeitet werden.

Die Angabe eines Teilnehmers, dass zumindest keine bewusste Covid-19-Erkrankung vorliegt bzw. dieser sich gesund fühlt, stellt dagegen noch kein sensibles Datum dar.

 


 

Vorsorgen für eine behördliche Nachverfolgung (Contact-Tracing) der Teilnehmer

Bedenken Sie auch den theoretischen Fall einer Covid-19-Infektion eines Teilnehmers, die nach dem Besuch Ihrer Veranstaltung diagnostiziert werden könnte. Diese kann eine behördliche Nachverfolgung (Contact-Tracing) erforderlich machen, bei dem alle tatsächlichen Teilnehmer der Veranstaltung durch die Behörde kontaktiert bzw. benachrichtigt oder werden.

Um dabei den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung gerecht zu werden, sollten Sie Ihre Teilnehmer auch über eine mögliche Weitergabe der Kontaktdaten an eine Behörde informieren.

Nehmen Sie diese Maßnahme daher in die Datenschutzerklärung Ihrer Veranstaltung auf, z. B. mit dem nachstehenden Absatz:

  • Ich erkläre mich damit einverstanden, dass meine Kontaktdaten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) sowie Informationen zu meiner Teilnahme an der Veranstaltung im Fall und zum Zweck einer Nachverfolgung (Contact-Tracing) nach behördlicher Aufforderung an die zuständige Behörde übermittelt werden.

 


 

TIPP

Besonders hilfreich ist dabei die digitale Erfassung aller Teilnehmer am Check-in Ihrer Veranstaltung.

So können Sie im Fall der Fälle nur jene Kontaktdaten von Personen an Behörden weitergeben, die auch tatsächlich an der Veranstaltung teilgenommen haben. Im Artikel „Warum der digitale Check-in von Teilnehmern für jede Veranstaltung unverzichtbar wird“ erfahren Sie mehr über die sichere Umsetzung der Einlasskontrolle im Kontext von Covid-19.

 


 

Begrenzen Sie die Anzahl der Teilnehmer

Eine der größten Herausforderungen in der Planung einer Veranstaltung besteht derzeit in der durch Covid-19-Auflagen begrenzten Teilnehmerzahl. Dazu stehen Ihnen mit Invitario mehrere Lösungen zur Verfügung:

Die Anzahl der Teilnehmer kann für eine Veranstaltung auf eine bestimmte Anzahl begrenzt werden. Sobald das Kontingent ausgeschöpft ist, wird die Anmeldung automatisch geschlossen.

Optional lässt sich die Anmeldung um eine Warteliste erweitern – so bleiben Sie flexibel und stellen sicher, dass die begrenzten Plätze Ihrer Veranstaltung tatsächlich genutzt werden.

 

Teilnehmer auf Zeitslots und Kontingente verteilen

Um Veranstaltungen mit höheren Teilnehmerzahlen unter Berücksichtigung aller Auflagen umsetzen zu können, bietet sich die Aufteilung der Teilnehmer in Gruppen und Zeitslots an. Dafür steht Ihnen in Invitario die Funktion „Sessions“ zur Verfügung.

Im ersten Schritt legen Sie die Veranstaltung mit einer beliebigen Anzahl von Zeitslots an (diese lassen sich jederzeit anpassen bzw. erweitern). Für jeden Slot definieren Sie neben der genauen Beginn- und Endzeit auch eine maximale Anzahl von Teilnehmern, eine Anmeldefrist sowie einen Ort/Raum. Dabei können Sie entscheiden, ob die Anzahl der maximalen Teilnehmerzahl sowie die noch verfügbaren Plätze pro Slot angezeigt werden sollen.

Über das Anmeldeformular Ihrer Event-Website können sich Teilnehmer für einen Zeitslot anmelden. Ist das Kontingent eines Zeitfensters ausgeschöpft oder die Anmeldefrist abgelaufen, schließt die Anmeldung des betreffenden Slots automatisch. Sind alle freien Plätze vergeben, wird die Anmeldung der gesamten Veranstaltung mit einem dementsprechenden Hinweis auf der Event-Website geschlossen.

 


 

BEISPIEL

Im Rahmen einer ganztägigen Veranstaltung können Sie Ihren Teilnehmern z. B. 8 Zeitfenster zu à 45 Minuten mit einem zeitlichen Sicherheitsabstand von 15 Minuten zur Auswahl anbieten. Die Anzahl der Teilnehmer lässt sich dabei pro Slot begrenzen.

 


 

Der Teilnehmer kann nach der Anmeldung eine automatisch ausgelöste Anmeldebestätigung mit allen Informationen zum ausgewählten Slot per E-Mail erhalten.

 

In diese Bestätigung lassen sich wiederum Informationen zu den Sicherheitsmaßnahmen der Veranstaltung integrieren.

Optional können Sie in die Anmeldebestätigung auch ein digitales Ticket mit QR-Code einbinden, was die Umsetzung eines kontaktlosen Check-ins auf der Veranstaltung ermöglicht.

Für den Check-in der Teilnehmer steht Ihnen für jeden Zeitslot automatisch eine eigene Gästeliste zur Verfügung – so können Sie sicher sein, dass es bei den Teilnehmern zu keinen Verwechslungen des Zeitslots am Einlass kommt.

 


 

TIPP

Sessions ist eine der umfangreichsten Funktionen von Invitario und ermöglicht in der Anmeldung auch die Umsetzung komplexer Prozesse – so kann die Anmeldung etwa (verpflichtend) zu einer bestimmten Anzahl von Zeitslots vorgegeben werden.

 


 

Mehr über Sessions erfahren →

 


 

Dieser Artikel wurde in Zusammenarbeit mit dem Rechtsanwalt und Datenschutzexperten Dr. Rainer Lassl erstellt.

Bitte beachten Sie, dass die hier veröffentlichten Informationen nur einen ersten Einblick in den Bereich des Datenschutzrechts geben und Invitario keine wie auch immer geartete Haftung für diese Inhalte übernehmen kann. Diese Inhalte können keine auf Ihre Organisation abgestimmte Rechtsberatung ersetzen und wir empfehlen Ihnen daher weitergehende Fragen sowie Ihren individuellen Anwendungsfall mit einem Rechtsanwalt abzuklären.

Über den Autor

Über den Autor

Stefan Grossek ist in der Geschäftsführung von Invitario für den Datenschutz sowie für die wirtschaftlichen und rechtlichen Agenden des Unternehmens verantwortlich. Im Invitario-Magazin schreibt Stefan über aktuelle Themen im Teilnehmermanagement und den Datenschutz bei Veranstaltungen. Darüber hinaus ist Stefan mit seiner Expertise in der Digitalisierung von Eventprozessen und Geschäftsmodellen als Autor von Fachartikeln sowie ein gefragter Gastredner. Stefan hat an der Harvard University ein Management-Studium absolviert und Kommunikationswirtschaft in Wien studiert.

Tipps der Redaktion

Wie funktioniert der Antigen-Schnelltest zur Covid-19-Prävention?

Wie funktioniert der Antigen-Schnelltest zur Covid-19-Prävention?

Wie ein Antigen-Schnelltest funktioniert besprechen und zeigen wir in diesem Expertengespräch mit zwei Gästen: Alexander Fischer von der Nal von minden GmbH (Hersteller des Antigen-Schnelltests) und Thomas Lachmann von ALPSTAR (Generalimporteur für Österreich).