7 Ideen, wie Eventplaner mit Künstlicher Intelligenz Veranstaltungen noch erfolgreicher machen

Der Einsatz von KI-gestützten Tools wie ChatGPT beim Eventmanagement wird immer beliebter. Eventmanager profitieren davon, indem sie Prozesse automatisieren und ChatGPT als Sparringpartner nutzen.
28. Juni 2023 | 
Invitario Redaktion

Was ist ChatGPT?

Künstliche Intelligenz (KI) verändert die Art und Weise, wie wir arbeiten, schreiben, denken und interagieren. Als eines der innovativsten KI-Tools auf dem Markt gilt derzeit ChatGPT. Dieses umfangreiche Sprachmodell wurde von OpenAI, einem Forschungslabor für Künstliche Intelligenz, entwickelt. ChatGPT hat bei seiner Veröffentlichung im November 2022 einen regelrechten Hype ausgelöst. Denn der Benutzer kann über Texteingabe mit dem Computer menschenähnlich kommunizieren. Das Besondere dabei ist, dass der Chatbot aus der Unterhaltung lernt.

Anders gesagt: ChatGPT ist darauf ausgelegt, als Reaktion auf Eingabeaufforderungen menschenähnlichen Text zu generieren und so eine natürliche Sprachverarbeitung und Konversation zu ermöglichen. Diese Fähigkeiten machen ChatGPT für eine Vielzahl an Anwendungen interessant.

So können Unternehmen ChatGPT zum Beispiel für den Umgang mit FAQs schulen. Oder sie können das KI-Tool in ihr Kundensupportsystem integrieren, um ihren Kunden rund um die Uhr Unterstützung zu bieten. Ein weiterer Einsatzbereich sind Marktforschung und Marktanalysen. Da der Algorithmus große Datenmengen verarbeiten kann, kann ChatGPT Unternehmern dabei helfen, Muster und Trends zu erkennen.

Auch Eventplaner können von ChatGPT profitieren und diesen als Unterstützung für die Organisation und Durchführung von Events nutzen. Und somit ihren Job, der als einer der stressreichsten weltweit gilt, besser meistern.

7 Ideen, um ChatGPT für die Planung und Durchführung von Business-Events einzusetzen

Idee 1 – Mehr Kreativität für die Event-Planung

ChatGPT kann dabei helfen, neue und innovative Ideen für das Event zu entwickeln. Zum Beispiel, indem die KI Trends und Best Practices in der Event-Industrie analysiert und diese Informationen mit den Bedürfnissen und Anforderungen des Eventmanagers und seiner Gäste kombiniert. So kann ChatGPT den Eventplanern neue Inputs zu Event-Titel und Agenda liefern. inklusive Zeitfenster, Session-Titel und Session-Beschreibung. Der Vorteil dabei: Je mehr wir mit der Künstlichen Intelligenz interagieren, desto bessere Ergebnisse werden uns geliefert. Denn ChatGPT lernt durch die Kommunikation dazu.

Idee 2 – Genauere Analyse der Zielgruppe

Je genauer die Zielgruppe für das Event identifiziert und analysiert wird, desto gezielter kann die Marketingstrategie entwickelt werden. Basierend auf dem Alter, Geschlecht, Interessen und anderen demographischen Daten kann der Eventplaner ChatGPT einsetzen, um seine Marketingbotschaft an die passende Zielgruppe zu richten.

Idee 3 – Personalisierte Kommunikation mit der Zielgruppe

Stichwort Ansprache der Zielgruppe: Hier gibt es für den Veranstaltungsleiter gleich eine Vielzahl an Möglichkeiten, um die Künstliche Intelligenz in der Kommunikation mit den Event-Teilnehmern einzusetzen.

+ Chatbot: ChatGPT kann einen Chatbot erstellen, der die Fragen der Event-Teilnehmer beantwortet und Anweisungen gibt.

+ Social Media: ChatGPT entwickelt nicht nur effektive Social-Media-Strategien zur Bewerbung des Events, sondern erstellt auch gleich den passenden Content.

+ Personalisierter Content für E-Mails und Webseiten: Durch die Analyse von Daten aus sozialen Medien, E-Mail-Kampagnen und anderen Quellen erstellt der ChatGPT im Rahmen des Eventmanagements personalisierte Inhalte für E-Mails oder auch Webseiten.

    Idee 4: Recherche zu Event-Locations und Keynote-Speaker

    Recherchen zu den passenden Event-Locations oder Keynote-Speakern kosten dem Veranstaltungsleiter meistens sehr viel Zeit. ChatGPT kann diese Recherchen übernehmen.

    Idee 5: Datenbasierte Vorhersagen

    Basierend auf Daten vergangener Events trifft ChatGPT Vorhersagen, wie viele Gäste zu einem Event kommen werden. Das erleichtert dem Eventmarketingmanager die Planung der Veranstaltung.

    Idee 6: Veranstaltungsbriefings für das Event-Personal

    ChatGPT kann Eventmanager bei der Bereitstellung von maßgeschneiderten Anweisungen für Teilnehmer oder Veranstaltungspersonal unterstützen, indem es den Text für die Veranstaltungsbriefings generiert. Diese Briefings enthalten alle erforderlichen Informationen für das Eventmanagement, wie Veranstaltungsplan, Biografien der Redner, Standortdetails und auch die spezifischen Anweisungen für Teilnehmer oder das Veranstaltungspersonal.

    Idee 7: Unterstützung bei der Budgetierung

    Last but not least kann ChatGPT Eventplaner bei der Erstellung eines Budgets für die Veranstaltung und der Verfolgung aller Ausgaben unterstützen. Zum Beispiel, indem der Eventkoordinator den Budgetrahmen und die Anzahl der Teilnehmer nennt und die KI auf Basis dieser Daten die Ausgabenaufteilung für Catering, Raummiete oder auch Marketing berechnet.

    PRO TIPP:

    Künstlich Intelligenz kann viele Aufgaben übernehmen, ist aber noch lange kein Ersatz für menschliche Eventplaner. KI-basierte Chatbots eignen sich sehr gut zur Automatisierung einiger Prozesse, verfügen jedoch nicht über Fähigkeiten, die Menschen gut beherrschen, wie zum Beispiel kritisches Denken, Kreativität oder strategische Entscheidungsfindung. Nutzen sie daher ChatGPT als Sparring-Partner rund um die Organisation von Events, der Ihnen beim Brainstorming Ideen liefert und datenbasierte Vorschläge bringt.

    FAZIT:

    Künstliche Intelligenz wird die Arbeitswelt verändern und eröffnet auch im Eventmanagement völlig neue Möglichkeiten. ChatGPT ist derzeit eines der innovativsten KI-Tools auf dem Markt und kann Eventplanern dabei helfen, viele repetitive oder zeitaufwändige Aufgaben zu automatisieren. Gleichzeitig können Eventmanager die KI als Sparringpartner nutzen, um auf neue Ideen zu kommen. Aber unabhängig davon, wie KI beim Eventmanagement eingesetzt wird: Die KI kann immer nur als Unterstützung mit dabei sein. Die Planung und Umsetzung der Veranstaltung ist und bleibt der Job des Eventmanagers.

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    Intro-Video mit Carsten Schwarz