Warum Dialog der stärkste Treiber von Events ist.

Wie Sie im Eventmarketing die erfolgsbringenden Effekte von Veranstaltungen nutzen, um in einen Dialog mit Ihren Stakeholdern zu kommen.
10. Januar 2023 | 
Invitario Redaktion
Dialog ist der stärkste Treiber von Events.

Einen Trend, der uns 2023 erwartet, kennen wir schon jetzt: Die Zahl an Veranstaltungen, die Unternehmen planen, wird höher sein als je zuvor. Das hat bereits unsere Invitario-Studie über Business-Events eindeutig gezeigt und wird u. a. auch von der bvik-Studie B2B-Marketing-Budgets 2022 bestätigt:

Events sind das mit Abstand wichtigste Instrument im B2B-Marketing und 76 Prozent des Event-Budgets fließen in der Post-Pandemie-Ära wieder in die Durchführung live vor Ort.

Warum Live-Events (und damit meinen wir sowohl Präsenzveranstaltungen wie auch virtuelle Events) trotz der neuen technologischen Möglichkeiten in Marketing und Vertrieb so hoch im Kurs stehen, ist logisch: Der persönliche Dialog, z. B. von Vertriebsmitarbeitern mit bestehenden oder potenziellen Kunden, ist immer noch das wichtigste Ziel jedes B2B-Marketing-Funnels.

Und dieser persönliche Kontakt ist besonders nach Veranstaltungen sehr effektiv und ermöglicht so den größten Erfolg beim Erreichen der Vertriebsziele.

Wir zeigen Ihnen 5 Gründe, warum der persönliche Dialog mit Zielgruppen der entscheidende Erfolgsfaktor für Marketing-, Vertriebs- und Personalabteilungen ist und wie Sie damit Ihren B2B-Sales- und Marketing-Funnel aufbauen:

1. Jede erfolgreiche Kampagne gipfelt in einer Live-Begegnung.

Beeindruckende On-Demand-Videos, Landing Pages, Social-Media-Kampagnen, Blogbeiträge oder auch Whitepaper-Downloads: Die digitalen Instrumente, die Vertriebs- und Marketingabteilungen für den B2B-Marketing-Funnel einsetzen, werden immer vielfältiger und leistungsfähiger. Dennoch: Der persönliche Dialog mit Kunden lässt sich dadurch nicht ersetzen. Das Ziel jeder erfolgreichen Kampagne liegt in einer Live-Begegnung.

2. Business-Events sind die optimale Plattform für direkten Kontakt.

Veranstaltungen sind für Marketing und Vertrieb der ideale Anknüpfungspunkt, um mit den Teilnehmern nach dem Event in Kontakt zu treten und den Content-Marketing-Funnel aufzubauen. Denn nichts konvertiert einen potenziellen Kunden effektiver zu einem Kunden, als der persönliche Austausch.

2. Die Vorteile virtueller Events in der Customer Journey

Verglichen mit Präsenzveranstaltungen können virtuelle Events in der Organisation wesentlich effizienter und kostengünstiger sein. Der Trend bei Online-Veranstaltungen geht klar in eine Richtung: Es werden mehr Events veranstaltet, aber mit weniger Teilnehmern. Die Chance dieser „Micro-Events“ liegt auch darin, eine Eventserie in eine Kampagne zu integrieren. Mit doppeltem Effekt: Durch die gewonnenen Informationen über die Teilnehmer werden nicht nur die Events, sondern auch die gesamte Kampagne immer zielgerichteter und attraktiver. Das Ergebnis: eine optimierte Customer Journey.

3. Durch den Dialog steigt die Qualität der Events.

Ein weiterer Vorteil des Dialogs mit der Zielgruppe ist, dass er dazu beitragen kann, das Event bereits im Vorfeld zu personalisieren und die Inhalte individuell auf die Teilnehmer abzustimmen.

Durch diese B2B-Zielgruppenanalyse steigt die inhaltliche Qualität, die Relevanz und der Nutzen der Veranstaltungen für die Teilnehmer. Durch Maßnahmen wie diese können Teilnehmer noch zielgerichteter angesprochen und vor allem die „richtigen“ Kontakte eingeladen werden.

4. Besserer Nutzen von neuen Eventformaten im virtuellen Raum.

Im virtuellen Raum sind viele neue Eventformate entstanden, die es noch einfacher machen, auch kleine Veranstaltungen wie zum Beispiel Webinare zur Vermittlung von Inhalten anzubieten. Diese Formate sind eine ideale Erweiterung des Event-Portfolios von Unternehmen.

Wichtig ist, diese virtuellen Events passend einzusetzen: Webinare sollten kurz sein und sich auf für eine Zielgruppe relevante Inhalte fokussieren. Welche Inhalte besonders attraktiv und gefragt sind, erfährt man ebenfalls durch den Dialog mit der Zielgruppe und der B2B-Zielgruppenanalyse.

5. Neue Geschäftsbeziehungen aufbauen und bestehende Kontakte stärken.

Die vergangenen Jahre haben für Unternehmen einige umfassende Veränderungen gebracht. Viele Unternehmen mussten sich neu aufstellen und die Abteilungen Marketing, Vertrieb und Personal einige Herausforderungen überwinden. Auch hier sind Events eine optimale Möglichkeit, um Geschäftsbeziehungen neu aufzubauen oder zu stärken, neue Lieferanten zu finden und mit potenziellen Geschäftspartnern ins Gespräch zu kommen.

Ein weiterer positiver Effekt: Veranstaltungen verstärken die emotionale Bindung zu den Unternehmen – ein entscheidender Faktor, um Mitarbeiter auf die Ziele des Unternehmens einzuschwören und an das Unternehmen zu binden.

Einfache Skalierung mit der Eventmarketing-Plattform Invitario.

Diese Entwicklungen zeigen auch: Eventmarketing und Eventmanagement werden für Unternehmen immer komplexer und deutlich aufwändiger als bisher.

Die Eventmarketing-Plattform Invitario kann diese Prozesse für Sie effizient umsetzen und Sie bei der Skalierung des Eventmarketings unterstützen.

“Natürlich denken die Teilnehmer:innen nicht daran, dass auch ein, für sie, kostenloses Event viele Ressourcen kostet. Deshalb muss die Minimierung der No-Show Rate für jeden Veranstalter oberste Priorität haben.”

Stefan Grossek

Geschäftsführer, Invitario

 

Von welchen Faktoren ist die No-Show Rate abhängig?

  • PFehlende finanzielle Verpflichtung: Teilnehmer, die für eine Veranstaltung bezahlen müssen, erscheinen eher beim Event.
  • PUnterschied Online vs. Präsenz-Events: Online ist die No-Show Rate bei kostenlosen Events meist deutlich höher, da den Teilnehmenden die Nicht-Teilnahme besonders leicht fällt und auch weniger auffällt.
  • PEchte Intention zur Teilnahme fehlt: Einige Personen melden sich bei kostenfreien Veranstaltungen nur deswegen an, weil sie eben gratis sind. Ohne eine echte Intention, wirklich teilnehmen zu wollen.

 

Darum ist die No-Show Rate bei Events mit Eintritt niedriger

Bezahlte Veranstaltungen können in allen möglichen Formen wie Konferenzen, Networking-Events, Messen, Webinare oder virtuelle Konferenzen stattfinden, die für die Teilnehmenden kostenpflichtig sind. 

Die No-Show Rate fällt – wie zu erwarten – bei kostenpflichtigen Veranstaltungen deutlich geringer als bei kostenlosen Events aus und liegt durchschnittlich zwischen 5 und 10 Prozent. Das Erheben einer Eintrittsgebühr scheint daher eine effektive Strategie zu sein, um No-Shows zu verhindern. Diese Lösung ist aber nicht immer möglich und zum Beispiel für interne Events, PR-Veranstaltungen oder klassische Business-Events weniger geeignet. Aber es gibt noch weitere Faktoren, welche die No-Show Rate beeinflussen.

Wovon hängt die No-Show Rate bei kostenpflichtigen Events ab?

  • PEarly Bird-Angebote und Incentives: Je früher die Teilnehmer die Karten kaufen, desto eher nehmen sie auch am Event teil. Spezielle Early-Bird-Angebote und weitere Incentives können daher zur Verbesserung der No-Show Rate beitragen.
  • PReminder und Follow-ups: Beim Versenden von E-Mails im Vorfeld eines Events ist Zurückhaltung unangebracht. Regelmäßige Reminder – im Idealfall mit für den Teilnhemer relevanten und hilfreichen Informationen – führen dazu, dass die Anzahl der Teilnehmer bei Events steigt.
  • PRichtlinien zur Ticket-Rückerstattung: Je strenger die Richtlinien zur Refundierung der bereits gekauften Tickets sind, desto geringer ist die No-Show Rate.

„Mit Invitario können Sie Ihre Teilnehmer sowohl vor, während als auch nach der Veranstaltung automatisiert mit den passenden Inhalten gezielt ansprechen. So halten Sie die No-Show Rate ohne großen Aufwand niedrig.“ 

Marko horngacher

Produkt Manager, Invitario

 

Vergleich von Online- und Präsenz-Events: Wie ändert sich die No-Show Rate? 

Unabhängig davon, ob Veranstaltungen kostenpflichtig oder frei sind: Vergleicht man die No-Show Rate von Online und Live-Events, so ist sie bei Veranstaltungen im virtuellen Raum in der Regel deutlich höher. Bei kostenlosen Events liegt der Unterschied durchschnittlich zwischen 10 bis 20 Prozent bei Live-Events im Vergleich zu 20 bis 30 Prozent bei Online-Veranstaltungen. Bei kostenpflichtigen Events bestehen jedoch nur rund 5 Prozent Unterschied zwischen Präsenz und Online.

Faktoren, welche die No-Show Rate online und live beeinflussen:

  • PTechnische Probleme: Potenziell schlechte Internet-Verbindungen und technische Probleme auf Seite der Teilnehmer erhöhen die No-Show Rate bei Online-Events.
  • POn-Demand: Online-Events können mit On Demand-Zugriffsmöglichkeit auf ein Video auch im Nachgang noch die Anzahl ihrer Teilnehmer steigern.
  • PPersonalisierte Kommunikation: Je direkter und persönlicher die Teilnehmenden angesprochen werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie am Event teilnehmen.
  • PEvent-Größe: Die No-Show Raten sind höher, je größer ein Event ist – sowohl bei Präsenz-Events als auch bei Veranstaltungen im virtuellen Raum.
  • PDie Hauptgründe für No-Shows sind in beiden Fällen Terminkollisionen, Vergesslichkeit und unvorhergesehene Notfälle.

Die Aufgabe von Event-Veranstaltern liegt darin, abhängig vom jeweiligen Veranstaltungs-Typ Maßnahmen zu treffen, um die No-Shows so gering wie möglich zu halten.

FAZIT

Die No-Show Rate ist ein relevantes Problem für alle Veranstalter von Business-Events und die Minimierung muss eine der obersten Prioritäten bei jedem Event sein. Um die No-Show Rate auf ein Minimum zu reduzieren, ist es wichtig zu verstehen, aus welchen Gründen Teilnehmer vom Event fernbleiben und welche Besonderheiten die einzelnen Event-Arten bei den No-Shows aufweisen. 

In den kommenden 2 Teilen unserer Serie erfahren Sie, welche Unterschiede es bei der No-Show Rate im Vergleich vor und nach der Pandemie gibt und mit welchen Tipps Sie Ihre No-Show Rate so gering wie möglich halten.

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