Was können Event-Planner tun, damit ihre Events nicht nur besucht, sondern von den Teilnehmern auch aktiv erlebt werden? Julius Solaris, führender Experte für Veranstaltungstechnologien und Eventtrends und einer der einflussreichsten Keynote-Speaker der Eventbranche, hat dafür die 7 Ps des Event Engagement definiert. Diese lauten Purpose, Public, Place, Promotion, People, Performers, Platforms.
In diesem Blogartikel erfahren Sie, welche dieser Event Engagement Ideen Sie selbst sofort umsetzen können, um das Interesse der Teilnehmer aufrecht zu erhalten und so Ihren Event-ROI zu erhöhen.
1 Purpose – Der Zweck Ihres Business-Events wird zum Magneten
Nicht nur das Event selbst, auch jede einzelne Session muss eine klare Zielsetzung haben. Zu jenen Zielen, die das meiste Engagement bei den Teilnehmern hervorrufen und von denen sie sich angezogen fühlen, gehören Weiterbildung, Unterhaltung und die Chance auf Geschäftsabschlüsse.
2 Public – So binden Sie Ihre Teilnehmer aktiv mit ein
Je mehr Möglichkeiten Sie für Ihre Teilnehmer anbieten, um zu netzwerken, Kontakte zu knüpfen und Beziehungen aufzubauen, desto besser wird das Event-Erlebnis für Ihre Gäste sein.
Welche Event Engagement Ideen und Event-Formate fördern die Interaktion?
- Interviews im TV-Stil
- Einholen der Meinungen der Teilnehmer
- Inhalte, die auf die Interessen der Zielgruppe zugeschnitten sind
- Pecha Kucha-Präsentationen
- Diskussionen
- Workshops
- Erlebnisse durch Gamification-Tools
Mit diesen Event Engagement Tipps fördern Sie das Networking unter Ihren Event-Teilnehmern:
- 1:1 Meetings
- Speed Networking
- Wechseln der Sitzplätze in bestimmten Zeitabständen
- Aufteilen der Gruppen in Teams
- Veranstalten von Braindates
- Durchführen von Wettbewerben
3 Place – Begeisterung durch den optimalen Veranstaltungsort
Der Veranstaltungsort spielt eine entscheidende Rolle für das Engagement der Teilnehmer bei einem Business-Event. Er prägt nicht nur den ersten Eindruck, sondern auch die gesamte Erfahrung und Interaktion der Teilnehmer während der Veranstaltung.
So gestalten Sie Ihre Event-Location interaktiv und inspirierend:
- Auswahl unüblicher Veranstaltungsorte
- Fokus auf Raum-Design, Einrichtung und innovative Licht- und Soundeffekte
- Gestaltung immersiver Räume
- Hervorragende technische und audiovisuelle Ausstattung
- Große LED-Screens mit inspirierenden Bildern
4 Promotion – Das Event Engagement beginnt bereits vor der Veranstaltung
Mit der richtigen Strategie für Ihr Event Marketing fördern Sie die Vorfreude und Beteiligung der Teilnehmer schon im Vorfeld der Veranstaltung. Damit sinkt nicht nur Ihre No-Show-Rate, sondern Sie gewinnen auch wertvolle Einblicke, um das Event noch besser auf die Bedürfnisse und Interessen Ihrer Zielgruppe auszurichten.
Diese Maßnahmen und Event Engagement Ideen unterstützen Sie dabei:
Organisation von virtuellen Events im Vorfeld: Bei kleineren Sessions können Sie bestimmte Themen ansprechen oder Speaker vorstellen.
Aufbau einer Pre-Event Community: Geben Sie Ihren Mitgliedern schon vorab Werkzeuge und Möglichkeiten an die Hand, sich untereinander zu vernetzen. Sei es durch Diskussionsthreads, virtuelle Meet-ups oder Matchmaking-Tools.
Nutzung von Attributionsmodellen: Diese geben Aufschluss darüber, welche Marketingmaßnahmen in einer Customer Journey zum Erfolg beigetragen haben und helfen dabei, das Online-Marketing zu optimieren.
Fokus auf Social Media: Nutzen Sie Social Media intensiv und nicht nur kurz vor Ihrem Business-Event, sondern während des ganzen Jahres.
5 People – Die Mitarbeiter als Schlüsselfaktor für die Event-Erfahrung
Mitarbeiter spielen eine wahre Schlüsselrolle bei der Steigerung des Event Engagements. Denn sie sind oft die ersten Kontaktpunkte für die Event-Teilnehmer. Ihre Begeisterung, ihr Wissen und ihre Professionalität beeinflussen das Image des Unternehmens und des Events ganz direkt.
Was ist notwendig, damit die Mitarbeiter eine positive Eventatmosphäre schaffen?
- Auswahl von Locations mit professionellen und erfahrenen Teams
- Intensives Training und Proben vor dem Event
- Einsetzen von Volunteers aus der eigenen Community
- Nominierung von Networking-Ambassadors
6 Performers – Begeisternde Darbietungen durch charismatische Speaker
Ihre spannenden Inhalte, ihre Präsentationsfähigkeiten und ihre Bereitschaft, mit dem Publikum zu interagieren, machen Speaker und Moderatoren auf Business-Events zu einem entscheidenden Faktor für den Erfolg.
Bei der Auswahl der Speaker kommt es daher auch darauf an, den Teilnehmern eine Vielfalt an Meinungen zu bieten und auch Stimmen mit einzubeziehen, die üblicherweise nicht oder nur selten gehört werden.
So steigern Sie das Event Engagement mit Ihren Speakern:
- Entwickeln von Narrativen
- Requisiten für die Performer
- Durchmischung von Speakern und Publikum
- Vorstellung der Speaker in einem Podcast und in virtuellen Events
- Aufnahme der Präsentationen auf Video
7 Platforms – Digitale Technologien bringen Sie auf die nächste Event-Ebene
Event Software und Einladungsmanagement Tools bieten Event Plannern und Unternehmen vielfältige Möglichkeiten, die Interaktion und das Engagement der Teilnehmer zu fördern und zu messen. Sie steigern die Interaktivität, indem sie Funktionen wie Live-Chats, Umfragen und Q&A-Module bieten, die eine Echtzeit-Beteiligung ermöglichen. Netzwerkfunktionen wie private Chats und Matchmaking-Tools erleichtern den Teilnehmern das Knüpfen von Kontakten und den Aufbau von Beziehungen. Durch Gamification-Elemente wie Punktesysteme und Badges werden die Nutzer zusätzlich motiviert.
Besonders interessant für die kontinuierliche Verbesserung künftiger Business-Events ist die Datenanalyse. Veranstalter können in Echtzeit sehen, welche Sessions am beliebtesten sind, welche Inhalte die meiste Interaktion erhalten und wie die allgemeine Beteiligung aussieht.
Welche digitalen Technologien steigern das Event Engagement?
- Live-Abstimmungen
- Smart Badges
- Augmented Reality (AR)
- Einfache Event-Apps
- Matchmaking
- Gruppen-Messaging
Das Einladungsmanagement Tool Invitario bietet folgende Features und Funktionen:
Umfrage Tool: Wertvolles Feedback durch anonyme Umfragen
Umfragen unter Teilnehmern sind ein zentrales Instrument im Veranstaltungsmanagement, um wertvolles Feedback zur Erfolgsmessung einzuholen. Durch Umfragen erfahren Event Planner mehr über ihre Zielgruppe – ihre Präferenzen, Bedürfnisse und Erwartungen. Dies ermöglicht eine bessere Zielgruppenansprache beim zukünftigen Event Marketing und gleichzeitig eine laufende Verbesserung der Business-Events.
Mit Invitario können diese Umfragen automatisiert und auch anonym durchgeführt werden.
Die Funktion „Anonyme Umfragen“ bietet zahlreiche Möglichkeiten:
- Standardisierte Fragebögen für alle Events
- Individuelle Fragemöglichkeiten für jede Veranstaltung
- Unterschiedliche Fragetypen (Lineare Skala, Einzel- und Mehrfachauswahl)
- Auswertbarkeit über alle Events hinweg
- Einfacher Versand per Mail
Smart Badges: Mit personalisierten QR-Codes schnell zu relevanten Inhalten
QR-Codes erfüllen neben dem schnellen und sicheren Check-in eine zusätzliche Funktion: Die Verlinkung auf beliebige Ziele innerhalb und außerhalb der mit Invitario erstellten Eventwebsite. Mit einem einfachen Scan kann sich der Teilnehmer zum Beispiel seinen persönlichen Veranstaltungsplan anzeigen lassen oder wird direkt auf die Event-App verlinkt. Dies erhöht die Benutzerfreundlichkeit und spart Zeit, da die Teilnehmer nicht mehr durch manuelle Eingabe nach relevanten Inhalten suchen zu müssen.
Der personalisierte QR-Code kann beispielsweise schon auf der Einladung oder auf das Namensschild gedruckt werden.
Event App mit umfangreichen Features
Invitario stellt auch eine konfigurierbare Event-App für Ihre Business Events zur Verfügung. Diese kann von Ihren Teilnehmern genutzt werden, um direkt bei der Veranstaltung zu interagieren und aktuelle Informationen und Updates zu empfangen.
Dazu zählen Funktionen wie Adressbuch, das Erstellen eines persönlichen Programms, generelle Updates zur Veranstaltung, Chats, Fragen und Antworten, Live-Votings und mehr.
FAZIT
Engagierte Teilnehmer sind der Schlüssel zur Maximierung des ROI jedes Events. Außerdem ermöglicht ein gesteigertes Event Engagement, dass die Hauptziele der Veranstaltung effizienter erreicht werden. Darüber hinaus wird der Austausch von Ideen und das Netzwerken gefördert, was den Wert des Business-Events weiter erhöht. Daher ist es für Event Planner wichtig, vor, während und nach dem Event Maßnahmen umzusetzen, die das Engagement steigern. Zum Beispiel durch gezieltes Event Marketing im Vorfeld, bei dem Teilnehmer durch Teaser, interaktive Inhalte oder Diskussionsforen bereits vor dem eigentlichen Event eingebunden werden.
Digitale Technologien wie die Teilnehmermanagement Software von Invitario bieten eine Vielzahl an Funktionen, um die Teilnehmer direkt zu erreichen und sie zu motivieren. Und durch Tools wie anonyme Umfragen auch mehr über Ihre Zielgruppe zu erfahren.
