Ein schneller und professioneller Check-in ist der erste Schritt zu einem erfolgreichen Event. Schließlich muss der erste Eindruck bei Ihren Gästen perfekt sein – gerade bei geschäftlichen Events sollte es zu keinen Wartezeiten am Eingang kommen.

Zum Glück lässt sich die optimale Anzahl von Check-in-Stationen berechnen.

Von Hannes von Bloh

 

Erfolgsfaktor Check-in

Obwohl der Check-in viel zum Erfolg einer Veranstaltung beiträgt, verlassen sich viele Gastgeber bei der Planung auf Ihre Intuition – oder setzen diesen überhaupt ohne Vorbereitung um. Aber damit steht auch der Erfolg des Events auf dem Spiel.

Der Check-in ist der erste Kontakt der Teilnehmer mit dem Event und sollte daher möglichst positiv ausfallen, um dem Gast einen angenehmen Einstieg in die Veranstaltung zu ermöglichen. Entsteht bereits am Eingang ein Stau oder Zeitdruck durch einen verzögerten Check-in, sind Gäste weniger gewillt, dem Event beizuwohnen und möglicherweise schon vorab genervt.

Vor allem lange Wartezeiten – meist ausgelöst durch eine unzureichende Anzahl an Check-in-Stationen – sind aus der Sicht der Gäste inakzeptabel und werden sich im schlimmsten Fall nicht nur negativ auf die Stimmung der Veranstaltung und deren Erfolg, sondern auch auf die Besucherzahlen zukünftiger Events auswirken. Zusätzlich werden verärgerte Gäste weniger offen gegenüber den Inhalten der Veranstaltung sein und vielmehr damit beschäftigt sein, sich auch bei anderen Gästen über einen Mißglückten Check-in auszulassen.

Der Check-in jeder Veranstaltung will deshalb wohl durchdacht und geplant sein, um mit dem Event den gewünschten Erfolg zu erzielen – etwa Verkäufe, Neukundenakquise oder ein anderes Ziel Ihrer Veranstaltung.

Mit wenigen Schritten können Sie den Empfang Ihrer Teilnehmer optimal gestalten. Dazu gehört auch, die richtige Anzahl der Check-in-Stationen zu planen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Gäste entspannt und ohne Verzögerungen einchecken und mit einer guten Stimmung in die Veranstaltung starten.

Wie viele Check-in-Stationen benötigt Ihr Event?

Diese Frage stellt sich spätestens kurz vor der Veranstaltung. Viele handeln „nach Gefühl“ – das erfordert allerdings viel Erfahrung und ist selbst dann eine eher unsichere Methode. Da der Ablauf des Check-ins häufig „nur“ an der ausreichenden Anzahl an Check-in-Stationen scheitert, haben wir eine Formel definiert, mit der Sie die richtige Anzahl für jede Veranstaltung berechnen können.

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„Aus der Praxis tausender Events kennen wir die wichtigsten Faktoren für die Planung eines gelungenen Check-ins. In unserem Online-Kalkulator haben wir diese Faktoren in eine Formel gepackt, um die optimale Anzahl der Check-in-Stationen für jede Veranstaltung einfach berechnen zu können.“

Invitario-Geschäftsführer Christoph Hütter

Wie wird die richtige Anzahl von Check-in-Stationen berechnet?

Als Basis für die Berechnung der passenden Anzahl an Check-in-Stationen sind einige Informationen erforderlich – im Idealfall haben Sie den Check-in Ihrer Veranstaltungen bereits digitalisiert und Sie können auf Erfahrungswerte vergangener Events zurückgreifen. Falls nicht, dann können Sie entweder auf Durchschnittswerte aus dem Eventmanagement zurückgreifen oder Werte im Rahmen eines Testlaufs erheben.

Achten Sie dabei darauf, Werte auszuwählen die zu Ihrer Veranstaltung passen und tappen Sie beim Testen nicht in die Falle der optimalen Laborbedingungen – denn auf Events läuft nicht immer alles wie geplant. Wer die nachstehenden Variablen sorgfältig plant und den zeitlichen Aufwand seines Check-in-Prozesses im Detail kennt, hat ein effizientes Teilnehmermanagement etabliert und ist dadurch klar im Vorteil. Klar ist, dass die Anzahl der benötigten Check-in-Stationen nur dann ableiten lässt, wenn Sie im Vorfeld Ihre Hausaufgaben erledigen.

Zur Planung eines optimalen Check-ins sowie zur Berechnung der Stationen helfen Ihnen folgende Daten:

  • Anzahl der angemeldeten Gäste: Wie viele Personen haben auf Ihre Einladung mit einer Zusage reagiert?

  • No-Show Rate: Welcher Anteil an Gästen wird trotz Anmeldung nicht am Event erscheinen? No-Shows kommen bei jeder Veranstaltung vor und hängen auch sehr stark von der Art einer Veranstaltung ab – so liegt die Rate bei kostenlosen Veranstaltungen in der Regel über jenem von kostenpflichtigen Events. Am besten greifen Sie hier auf Erfahrungswerte vergangener Veranstaltungen zurück, die Sie mit einem digitalen Check-in erfasst haben.

  • Dauer der Stoßzeit für den Check-in: In welchem Zeitfenster erwarten Sie den Großteil der Gäste? Dies hängt stark von Art, Größe, Dauer und Programm Ihres Events ab. Zur besseren Planung der Stoßzeit können Sie auf der Einladung die Zeiten für den Beginn des Check-ins sowie des eigentlichen Programms anführen.

  • Wie viele Teilnehmer treffen zur Stoßzeit ein? Geben Sie den Prozentsatz der Gäste an, mit deren Eintreffen Sie während der Stoßzeit rechnen. Der Großteil der Teilnehmer erscheint in der Regel pünktlich.

  • Wie checken Ihre Teilnehmer ein? Achten Sie hier auf die unterschiedlichen Möglichkeiten, wie ein Teilnehmer auf Ihrem Event eingecheckt werden kann – die Dauer eines Check-in Vorgangs kann je nach Methode äußerst unterschiedlich sein. In unserem Kalkulator zur Ermittlung der passenden Anzahl an Check-in-Stationen unterscheiden wir zwischen Namenssuche auf einer digitalen Gästeliste sowie dem Scan eines QR-Codes Tickets. Bei den meisten Veranstaltungen, die auf einen digitalen Check-in setzen, kommt es zu einer Mischung aus Namenssuche (nicht alle Teilnehmer haben ihr Ticket dabei) und dem Scan eines QR-Codes. Wenn Sie sich hier unsicher sind, dann können Sie bei jeder Check-in Methode jeweils 50 % ansetzen.

  • Dauer eines Check-in Vorgangs (Dauer in Sekunden): Wie viel Zeit benötigt der Check-in eines Teilnehmers? Dies hängt nicht nur von der oben beschriebenen Methode ab, sondern auch von der Kommunikation mit dem eintreffenden Gast. Werden Teilnehmer nur begrüßt oder müssen noch Informationen, wie beispielsweise ein Shuttle-Service, erfasst oder aktualisiert werden? Auch ein Leitsystem bei dem die eintreffende Gäste gleichmäßig auf Check-in-Stationen verteilt werden hilft den zeitlichen Ablauf zu optimieren und die Last gleichmäßig auf die Stationen zu verteilen.

  • Zusätzliche Maßnahmen am Check-in (Dauer in Sekunden): Planen Sie neben dem Erfassen des Teilnehmers noch weitere Aktivitäten am Check-in, wie z.B. die Übergabe oder den Druck von Namensschildern oder Akkreditierungen, das Anlegen eines VIP-Bandes? Jeder Arbeitsschritt fällt für alle eintreffenden Teilnehmer an – schnell summieren sich die Sekunden. Um den Zeitaufwand eines Check-ins unter realistischen Bedingungen festzustellen, sollten Sie einige Testläufe mit Kollegen durchführen, die mit dem Check-in bisher noch nichts zu tun hatten. Diese agieren ohne Hintergrundwissen am ehesten wie jene Mitarbeiter, die den Check-in auf der Veranstaltung betreuen werden.

    Bei Namensschildern und Akkreditierungen ist es entscheidend, ob diese bereits vorgedruckt, gut sortiert und vom Gast selbst angelegt werden können oder diese vor Ort beim Erfassen des Gasts gedruckt werden. Wenn Sie Namensschilder vor Ort drucken berücksichtigen Sie alle Schritte, die bis zum Abschluss eines Check-in-Vorgangs erforderlich sind.

  • Technische Geschwindigkeit: Sind Equipment und Internet schnell genug, um viele Check-ins gleichzeitig und nacheinander durchzuführen? Wie Zeit benötigt der Druck eines Namensschilds? Berücksichtigen Sie bei der Erhebung des Zeitaufwans jedes noch so kleine Detail, auch wenn es nur wenige Sekunden für einen Arbeitsschritt sind.

  • Toleranz für Fehler bzw. zeitlicher Puffer: Nicht jeder Check-in läuft auf Anhieb glatt – viele Teilnehmer haben ihr QR-Code Ticket nicht griffbereit, werden auf der Gästeliste nicht gefunden oder die Technik macht Probleme.

    Daher empfehlen wir Ihnen, einen zeitlichen Puffer für jeden Check-in zu berücksichtigen. Dazu legen Sie einen Prozentsatz fest, der den Zeitaufwand pro Check-in erhöht. Nehmen Sie hier aber nur einen Durchschnitt an, der sich auf alle Check-in Vorgänge verteilt. Dies ist vor allem während der Stoßzeit wichtig, wo die Last auf die Check-in-Stationen besonders kritisch ist.


Wenn Sie sich über die oben angeführten Fragen Gedanken gemacht und erste Annahmen getroffen haben, dann können Sie diese Werte in unseren Check-in-Kalkulator eintragen und die für Ihre Veranstaltung empfohlene Anzahl an Check-in-Stationen berechnen.

Wie kommen Sie zu einer verlässlichen Datenbasis für Ihre Berechnung?

Wenn Teilnehmerlisten online verwaltet werden, sind diese stets auf dem neuesten Stand und können zu einer akkuraten Planung der benötigten Anzahl von Check-in-Stationen verwendet werden. Darüber hinaus liefert die digitale Umsetzung des Check-ins wertvoelle Daten über das Verhalten Ihrer Teilnehmer – die ideale Grundlage für die Planung zukünftiger Events. Das Sammeln und gezielte Auswerten dieser Daten ist die Grundlage für das Optimieren des Erfolgs Ihrer Veranstaltungen.

 

Fazit

Durch sorgfältige Planung und eine gewissenhafte Teilnehmerverwaltung lässt sich der Check-in-Prozess eines Events optimieren und die Zufriedenheit der Gäste bereits mit dem ersten Eindruck sicherstellen. Mittlerweile gibt es verschiedene Tools, die die Teilnehmerverwaltung online ermöglichen, sodass alle Daten stets up to date bleiben und von überall einsehbar sind. Mit dem Sammeln und Auswerten von Daten über das Verhalten Ihrer Gäste legen Sie die Basis für die Planung zukünftiger Events.

 

Erfahren Sie mehr über die Vorteile einer digitalen Lösung für den Check-in Ihrer Veranstaltungen: Mit Invitario können Sie Ihre Teilnehmer schnell und sicher per Smartphone, Tablet oder Laptop erfassen.

 

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