Schwerpunkt „Covid-19 und Events“
Schon bisher war die Planung einer Veranstaltung kein leichtes Unterfangen. Durch das Coronavirus ist dies noch einmal deutlich schwieriger geworden – schließlich gilt es, zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen zu bedenken.
Invitario behält für Sie laufend die Handlungsempfehlungen für die Umsetzung von Veranstaltungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz im Auge. In diesem Artikel haben wir für Sie die fünf wichtigsten Empfehlungen für die Planung von sicheren Veranstaltungen zusammengefasst.
WELCHE EVENTS SIND IN IHRER REGION MÖGLICH?
Lesen Sie unsere Artikel über die behördlichen Einschränkungen für Veranstaltungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
1. EMPFEHLUNG
Covid-19-Präventionskonzept und -Beauftragter
Unsere Kollegen aus Österreich gehen mit einem guten Beispiel voran: Bei Veranstaltungen mit mehr als 100 Teilnehmern ist neben einem Covid-19-Präventionskonzept auch die Bestellung eines Covid-19-Beauftragten vorgeschrieben. Gleich zwei gute Gedanken, die sich einfach umsetzen lassen, selbst wenn diese in Ihrem Land nicht vorgeschrieben sein sollten.
Das Covid-19-Präventionskonzept soll Vorgaben zur Schulung der an Veranstaltungen beteiligten Mitarbeiter und Maßnahmen zur Minimierung des Infektionsrisikos auf der Veranstaltung beinhalten, die auf einer Risikoanalyse basieren.
Die Maßnahmen des Covid-19-Präventionskonzepts betreffen speziell:
- Regelungen zur Steuerung der Besucherströme
- Spezifische Hygienevorgaben
- Regelungen zum Verhalten bei Auftreten einer Covid-19-Infektion
- Regelungen bei der Nutzung sanitärer Einrichtungen
- Regelungen bei der Verabreichung von Speisen und Getränken
Die Bestellung eines Covid-19-Beauftragten ist auf mehreren Ebenen sinnvoll:
- Es gibt einen Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder.
- Alle Sicherheitsmaßnahmen können über eine Stelle geplant und gesteuert werden.
- Höhere Qualität in der Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen.
Freilich sollte der Covid-19-Beauftragte dementsprechend qualifiziert sein und an einer Covid-19-Schulung teilnehmen, um auch alle weiteren Mitarbeiter von Veranstaltungen über die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen informieren zu können. In Österreich werden dazu bereits Online-Schulungen durch das Rote Kreuz angeboten.
2. EMPFEHLUNG
Information und Schulung der an der Veranstaltung beteiligten Mitarbeiter und Partner
Unter diesen schwierigen Umständen ist es besonders wichtig, alle an der Umsetzung der Veranstaltung beteiligten Mitarbeiter – des eigenen Unternehmens und der Partnerfirmen – genau über die Sicherheitsmaßnahmen zu informieren und diesbezüglich zu schulen.
3. EMPFEHLUNG
Digitales Teilnehmermanagement
Ein professionelles digitales Teilnehmermanagement wie Invitario ist bei vielen Veranstaltung bereits gängige Praxis. Zur Prävention von Covid-19 unterstützt Sie dieses bei den folgenden Maßnahmen:
- Kontaktdaten aller Teilnehmer erfassen: In immer mehr Ländern wird aufgrund von Covid-19 bei Veranstaltungen vorgeschrieben, die Kontaktdaten der Teilnehmer (vor allem Name, Anschrift und Telefonnummer) lückenlos zu erfassen, da diese im Ernstfall für die Kontaktaufnahme durch die Behörden dienen.
- Information der Teilnehmer im Vorfeld der Veranstaltung über die Sicherheitsmaßnahmen auf der Veranstaltung (z. B. Ablauf des Check-ins, Händehygiene oder Informationen zum empfohlenen Sicherheitsabstand).
- Zustimmung zur Hausordnung Ihrer Veranstaltung einholen. Diese können Sie um Covid-19 relevante Teile ergänzen, wie z. B. die Einhaltung des Sicherheitsabstandes oder weitere Maßnahmen des Sicherheitskonzepts.
Weitere Details dazu finden Sie in unserem Artikel „Covid-19: Mit digitalem Teilnehmermanagement zu sicheren Veranstaltungen“.
4. EMPFEHLUNG
Begrenzung der Teilnehmerzahl
Wegen des vorgeschriebenen Sicherheitsabstandes ist es in vielen Fällen notwendig, die maximale Teilnehmerzahl zu begrenzen. Je nach Art der Veranstaltung und den vorhanden Räumlichkeiten kann die Reduzierung unterschiedlich hoch ausfallen. Deshalb legen Sie die maximale Gästezahl der Veranstaltung am besten gemeinsam mit dem Betreiber der Eventlocation fest.
Mit Invitario können Sie die Anzahl der Teilnehmer ganz einfach im Rahmen der Online-Anmeldung begrenzen und bei Erreichung die Anmeldung automatisch schließen. Optional ist auch die Erweiterung um eine Warteliste möglich.
Mehr dazu in unserem Artikel „Covid-19: Mit digitalem Teilnehmermanagement zu sicheren Veranstaltungen“.
5. EMPFEHLUNG
Interaktion der Teilnehmer einschränken
Aufgrund der aktuellen Situation ist es ratsam, die direkte Interaktion der Teilnehmer stark zu reduzieren oder gänzlich darauf zu verzichten. Dies können Sie bereits bei der Gestaltung des Programms bzw. im Ablauf der Veranstaltung berücksichtigen.
Interaktion ist nur unter sehr strengen Auflagen möglich. Hier steht „Vormachen statt selbst Ausprobieren“ im Vordergrund. Auch Geräte und Displays, die bei einer Interaktion verwendet werden, sind nach jeder Nutzung eines Besuchers zu desinfizieren.
Wie auch schon beim Eingang müssen Menschenansammlungen vermieden und unterbunden werden. Der Mindestabstand ist immer einzuhalten, wenn erforderlich kann der Mund-Nasen-Schutz zum Einsatz kommen.
Tipp für Mitarbeiterveranstaltungen
Um bei Mitarbeiterevents die Infektion von großen Teilen der Belegschaft zu vermeiden, sollten Sie die Abteilungen und Teams nicht zu stark durchmischen.
Wenn eine vollständige Trennung der Gruppen nicht möglich oder gewünscht ist, sollten die Abstands- und Hygieneregeln ganz genau eingehalten werden. Auch der umfassende Einsatz von Mund-Nasen-Schutz kann in diesem Fall ein geeignetes Mittel sein.
Weiterführender Artikel
Nachdem Sie die Planung Ihrer Veranstaltung abgeschlossen haben, geht es an deren Umsetzung. Dafür empfehlen wir unseren Artikel „Covid-19: 10 Tipps für die sichere Durchführung von Veranstaltungen“.
