Covid-19: Die 5 wichtigsten Maßnahmen für die Planung sicherer Veranstaltungen

Durch das Coronavirus ist die Planung einer sicheren Veranstaltung noch schwieriger geworden – schließlich gilt es, zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen zu bedenken. Dieser Artikel gibt Ihnen viele nützliche Tipps.
6. Juli 2020 | 
Manfred Machacek
Covid-19: Die 5 wichtigsten Maßnahmen für die Planung sicherer Veranstaltungen

Schwerpunkt „Covid-19 und Events“

Schon bisher war die Planung einer Veranstaltung kein leichtes Unterfangen. Durch das Coronavirus ist dies noch einmal deutlich schwieriger geworden – schließlich gilt es, zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen zu bedenken.

Invitario behält für Sie laufend die Handlungsempfehlungen für die Umsetzung von Veranstaltungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz im Auge. In diesem Artikel haben wir für Sie die fünf wichtigsten Empfehlungen für die Planung von sicheren Veranstaltungen zusammengefasst.


 

WELCHE EVENTS SIND IN IHRER REGION MÖGLICH?

Lesen Sie unsere Artikel über die behördlichen Einschränkungen für Veranstaltungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

 


 

1. EMPFEHLUNG

Covid-19-Präventionskonzept und -Beauftragter

Unsere Kollegen aus Österreich gehen mit einem guten Beispiel voran: Bei Veranstaltungen mit mehr als 100 Teilnehmern ist neben einem Covid-19-Präventionskonzept auch die Bestellung eines Covid-19-Beauftragten vorgeschrieben. Gleich zwei gute Gedanken, die sich einfach umsetzen lassen, selbst wenn diese in Ihrem Land nicht vorgeschrieben sein sollten.

Das Covid-19-Präventionskonzept soll Vorgaben zur Schulung der an Veranstaltungen beteiligten Mitarbeiter und Maßnahmen zur Minimierung des Infektionsrisikos auf der Veranstaltung beinhalten, die auf einer Risikoanalyse basieren.

Die Maßnahmen des Covid-19-Präventionskonzepts betreffen speziell:

  1. Regelungen zur Steuerung der Besucherströme
  2. Spezifische Hygienevorgaben
  3. Regelungen zum Verhalten bei Auftreten einer Covid-19-Infektion
  4. Regelungen bei der Nutzung sanitärer Einrichtungen
  5. Regelungen bei der Verabreichung von Speisen und Getränken

 

Die Bestellung eines Covid-19-Beauftragten ist auf mehreren Ebenen sinnvoll:

  • Es gibt einen Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder.
  • Alle Sicherheitsmaßnahmen können über eine Stelle geplant und gesteuert werden.
  • Höhere Qualität in der Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen.

Freilich sollte der Covid-19-Beauftragte dementsprechend qualifiziert sein und an einer Covid-19-Schulung teilnehmen, um auch alle weiteren Mitarbeiter von Veranstaltungen über die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen informieren zu können. In Österreich werden dazu bereits Online-Schulungen durch das Rote Kreuz angeboten.

 

2. EMPFEHLUNG

Information und Schulung der an der Veranstaltung beteiligten Mitarbeiter und Partner

Unter diesen schwierigen Umständen ist es besonders wichtig, alle an der Umsetzung der Veranstaltung beteiligten Mitarbeiter – des eigenen Unternehmens und der Partnerfirmen – genau über die Sicherheitsmaßnahmen zu informieren und diesbezüglich zu schulen.

 

3. EMPFEHLUNG

Digitales Teilnehmermanagement

Ein professionelles digitales Teilnehmermanagement wie Invitario ist bei vielen Veranstaltung bereits gängige Praxis. Zur Prävention von Covid-19 unterstützt Sie dieses bei den folgenden Maßnahmen:

  1. Kontaktdaten aller Teilnehmer erfassen: In immer mehr Ländern wird aufgrund von Covid-19 bei Veranstaltungen vorgeschrieben, die Kontaktdaten der Teilnehmer (vor allem Name, Anschrift und Telefonnummer) lückenlos zu erfassen, da diese im Ernstfall für die Kontaktaufnahme durch die Behörden dienen.
  2. Information der Teilnehmer im Vorfeld der Veranstaltung über die Sicherheitsmaßnahmen auf der Veranstaltung (z. B. Ablauf des Check-ins, Händehygiene oder Informationen zum empfohlenen Sicherheitsabstand).
  3. Zustimmung zur Hausordnung Ihrer Veranstaltung einholen. Diese können Sie um Covid-19 relevante Teile ergänzen, wie z. B. die Einhaltung des Sicherheitsabstandes oder weitere Maßnahmen des Sicherheitskonzepts.

Weitere Details dazu finden Sie in unserem Artikel „Covid-19: Mit digitalem Teilnehmermanagement zu sicheren Veranstaltungen“.

 

4. EMPFEHLUNG

Begrenzung der Teilnehmerzahl

Wegen des vorgeschriebenen Sicherheitsabstandes ist es in vielen Fällen notwendig, die maximale Teilnehmerzahl zu begrenzen. Je nach Art der Veranstaltung und den vorhanden Räumlichkeiten kann die Reduzierung unterschiedlich hoch ausfallen. Deshalb legen Sie die maximale Gästezahl der Veranstaltung am besten gemeinsam mit dem Betreiber der Eventlocation fest.

Mit Invitario können Sie die Anzahl der Teilnehmer ganz einfach im Rahmen der Online-Anmeldung begrenzen und bei Erreichung die Anmeldung automatisch schließen. Optional ist auch die Erweiterung um eine Warteliste möglich.

Mehr dazu in unserem Artikel „Covid-19: Mit digitalem Teilnehmermanagement zu sicheren Veranstaltungen“.

 

5. EMPFEHLUNG

Interaktion der Teilnehmer einschränken

Aufgrund der aktuellen Situation ist es ratsam, die direkte Interaktion der Teilnehmer stark zu reduzieren oder gänzlich darauf zu verzichten. Dies können Sie bereits bei der Gestaltung des Programms bzw. im Ablauf der Veranstaltung berücksichtigen.

Interaktion ist nur unter sehr strengen Auflagen möglich. Hier steht „Vormachen statt selbst Ausprobieren“ im Vordergrund. Auch Geräte und Displays, die bei einer Interaktion verwendet werden, sind nach jeder Nutzung eines Besuchers zu desinfizieren.

Wie auch schon beim Eingang müssen Menschenansammlungen vermieden und unterbunden werden. Der Mindestabstand ist immer einzuhalten, wenn erforderlich kann der Mund-Nasen-Schutz zum Einsatz kommen.


 

Tipp für Mitarbeiterveranstaltungen

Um bei Mitarbeiterevents die Infektion von großen Teilen der Belegschaft zu vermeiden, sollten Sie die Abteilungen und Teams nicht zu stark durchmischen.

Wenn eine vollständige Trennung der Gruppen nicht möglich oder gewünscht ist, sollten die Abstands- und Hygieneregeln ganz genau eingehalten werden. Auch der umfassende Einsatz von Mund-Nasen-Schutz kann in diesem Fall ein geeignetes Mittel sein.

 


 

Weiterführender Artikel

Nachdem Sie die Planung Ihrer Veranstaltung abgeschlossen haben, geht es an deren Umsetzung. Dafür empfehlen wir unseren Artikel „Covid-19: 10 Tipps für die sichere Durchführung von Veranstaltungen“.

“Natürlich denken die Teilnehmer:innen nicht daran, dass auch ein, für sie, kostenloses Event viele Ressourcen kostet. Deshalb muss die Minimierung der No-Show Rate für jeden Veranstalter oberste Priorität haben.”

Stefan Grossek

Geschäftsführer, Invitario

 

Von welchen Faktoren ist die No-Show Rate abhängig?

  • PFehlende finanzielle Verpflichtung: Teilnehmer, die für eine Veranstaltung bezahlen müssen, erscheinen eher beim Event.
  • PUnterschied Online vs. Präsenz-Events: Online ist die No-Show Rate bei kostenlosen Events meist deutlich höher, da den Teilnehmenden die Nicht-Teilnahme besonders leicht fällt und auch weniger auffällt.
  • PEchte Intention zur Teilnahme fehlt: Einige Personen melden sich bei kostenfreien Veranstaltungen nur deswegen an, weil sie eben gratis sind. Ohne eine echte Intention, wirklich teilnehmen zu wollen.

 

Darum ist die No-Show Rate bei Events mit Eintritt niedriger

Bezahlte Veranstaltungen können in allen möglichen Formen wie Konferenzen, Networking-Events, Messen, Webinare oder virtuelle Konferenzen stattfinden, die für die Teilnehmenden kostenpflichtig sind. 

Die No-Show Rate fällt – wie zu erwarten – bei kostenpflichtigen Veranstaltungen deutlich geringer als bei kostenlosen Events aus und liegt durchschnittlich zwischen 5 und 10 Prozent. Das Erheben einer Eintrittsgebühr scheint daher eine effektive Strategie zu sein, um No-Shows zu verhindern. Diese Lösung ist aber nicht immer möglich und zum Beispiel für interne Events, PR-Veranstaltungen oder klassische Business-Events weniger geeignet. Aber es gibt noch weitere Faktoren, welche die No-Show Rate beeinflussen.

Wovon hängt die No-Show Rate bei kostenpflichtigen Events ab?

  • PEarly Bird-Angebote und Incentives: Je früher die Teilnehmer die Karten kaufen, desto eher nehmen sie auch am Event teil. Spezielle Early-Bird-Angebote und weitere Incentives können daher zur Verbesserung der No-Show Rate beitragen.
  • PReminder und Follow-ups: Beim Versenden von E-Mails im Vorfeld eines Events ist Zurückhaltung unangebracht. Regelmäßige Reminder – im Idealfall mit für den Teilnhemer relevanten und hilfreichen Informationen – führen dazu, dass die Anzahl der Teilnehmer bei Events steigt.
  • PRichtlinien zur Ticket-Rückerstattung: Je strenger die Richtlinien zur Refundierung der bereits gekauften Tickets sind, desto geringer ist die No-Show Rate.

„Mit Invitario können Sie Ihre Teilnehmer sowohl vor, während als auch nach der Veranstaltung automatisiert mit den passenden Inhalten gezielt ansprechen. So halten Sie die No-Show Rate ohne großen Aufwand niedrig.“ 

Marko horngacher

Produkt Manager, Invitario

 

Vergleich von Online- und Präsenz-Events: Wie ändert sich die No-Show Rate? 

Unabhängig davon, ob Veranstaltungen kostenpflichtig oder frei sind: Vergleicht man die No-Show Rate von Online und Live-Events, so ist sie bei Veranstaltungen im virtuellen Raum in der Regel deutlich höher. Bei kostenlosen Events liegt der Unterschied durchschnittlich zwischen 10 bis 20 Prozent bei Live-Events im Vergleich zu 20 bis 30 Prozent bei Online-Veranstaltungen. Bei kostenpflichtigen Events bestehen jedoch nur rund 5 Prozent Unterschied zwischen Präsenz und Online.

Faktoren, welche die No-Show Rate online und live beeinflussen:

  • PTechnische Probleme: Potenziell schlechte Internet-Verbindungen und technische Probleme auf Seite der Teilnehmer erhöhen die No-Show Rate bei Online-Events.
  • POn-Demand: Online-Events können mit On Demand-Zugriffsmöglichkeit auf ein Video auch im Nachgang noch die Anzahl ihrer Teilnehmer steigern.
  • PPersonalisierte Kommunikation: Je direkter und persönlicher die Teilnehmenden angesprochen werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie am Event teilnehmen.
  • PEvent-Größe: Die No-Show Raten sind höher, je größer ein Event ist – sowohl bei Präsenz-Events als auch bei Veranstaltungen im virtuellen Raum.
  • PDie Hauptgründe für No-Shows sind in beiden Fällen Terminkollisionen, Vergesslichkeit und unvorhergesehene Notfälle.

Die Aufgabe von Event-Veranstaltern liegt darin, abhängig vom jeweiligen Veranstaltungs-Typ Maßnahmen zu treffen, um die No-Shows so gering wie möglich zu halten.

FAZIT

Die No-Show Rate ist ein relevantes Problem für alle Veranstalter von Business-Events und die Minimierung muss eine der obersten Prioritäten bei jedem Event sein. Um die No-Show Rate auf ein Minimum zu reduzieren, ist es wichtig zu verstehen, aus welchen Gründen Teilnehmer vom Event fernbleiben und welche Besonderheiten die einzelnen Event-Arten bei den No-Shows aufweisen. 

In den kommenden 2 Teilen unserer Serie erfahren Sie, welche Unterschiede es bei der No-Show Rate im Vergleich vor und nach der Pandemie gibt und mit welchen Tipps Sie Ihre No-Show Rate so gering wie möglich halten.

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