Covid-19: 10 Tipps für die sichere Durchführung von Veranstaltungen

Durch das Coronavirus ist die Durchführung einer Veranstaltung deutlich aufwändiger geworden – schließlich gilt es, zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen umzusetzen. Dieser Artikel gibt Ihnen viele nützliche Tipps.

Schwerpunkt „Covid-19 und Events“

Schon bisher war die Durchführung einer Veranstaltung kein leichtes Unterfangen. Durch das Coronavirus ist dies noch einmal deutlich aufwändiger geworden – schließlich gilt es, zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen umzusetzen.

Invitario behält für Sie laufend die Handlungsempfehlungen für die Umsetzung von Veranstaltungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz im Auge. In diesem Artikel haben wir für Sie die neun wichtigsten Empfehlungen für die sichere Umsetzung von Veranstaltungen zusammengefasst.


 

WELCHE EVENTS SIND IN IHRER REGION MÖGLICH?

Lesen Sie unsere Artikel über die behördlichen Einschränkungen für Veranstaltungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

 


 

1. EMPFEHLUNG

Steuerung der Besucherströme

Überlegen Sie sich Regeln zur Steuerung der Besucherströme. Denken Sie dabei vor allem daran, welchen Platzbedarf die Besucher sitzend, stehend und in Bewegung, z. B. beim Betreten und Verlassen der Veranstaltung, benötigen.

Planen Sie ausreichend große Wartebereiche, damit die Mindestabstände zu jedem Zeitpunkt eingehalten werden können. Unterstützen Sie Ihre Teilnehmer durch Bodenmarkierungen, die den nötigen Mindestabstand anzeigen.

Speziell beim Eingang und Ausgang, bei den Garderoben, bei den sanitären Einrichtungen und bei der Ausgabe von Speisen und Getränken sollten Sie große Wartebereiche vorsehen. Mehrere voneinander getrennte Eingänge und die Öffnung aller Ausgänge am Ende der Veranstaltung helfen dabei, die Teilnehmer zu verteilen.

Um Veranstaltungen mit höheren Teilnehmerzahlen unter Berücksichtigung aller Auflagen umsetzen zu können, bietet sich die Aufteilung der Teilnehmer in Gruppen und Zeitslots an. Dafür steht Ihnen in Invitario die Funktion „Sessions“ zur Verfügung. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel „Mit digitalem Teilnehmermanagement zur sicheren Umsetzung von Veranstaltungen“.

 

2. EMPFEHLUNG

Lüftung des Veranstaltungsortes

Gewährleisten Sie eine der Größe des Raumes angemessene Lüftung des gesamten Veranstaltungsortes. Besonders wichtig ist eine ausreichende und regelmäßige Durchlüftung bei niedrigeren und kleineren Räumen.

 

3. EMPFEHLUNG

Desinfektion der Eventlocation

In Absprache mit dem Betreiber des Veranstaltungsortes ist es ratsam, sämtliche Handkontaktflächen (Türklinken, Tischoberflächen, Griffelemente an Stühlen, Catering-Equipment etc.) vor Beginn der Veranstaltung zu desinfizieren sowie Kontaktflächen mit intensiver Nutzung im Verlauf der Veranstaltung mehrfach zu reinigen. Bei mehrtägigen Events müssen die Reinigungs- und Desinfektionsarbeiten zwischen den Veranstaltungstagen erneut stattfinden. Die Erstellung eines detaillierten Reinigungs- und Desinfektionsplans wird empfohlen.

 

4. EMPFEHLUNG

Gesundheitscheck und Desinfektion am Eingang

Am Eingang kann ein Screening der Besucher, z. B. durch Messung der Körpertemperatur und Check von Symptomen, durchgeführt werden. Personen mit Covid-19-Symptomen dürfen (auch bei milden Symptomen) den Veranstaltungsort nicht betreten.

Desinfektionsmittel-Spender sind in ausreichender Zahl an allen Ein- und Ausgängen und in den Sanitärbereichen zu platzieren. Darüber hinaus ist an neuralgischen Punkten des Veranstaltungsortes ein Spender pro 50 Besucher zu installieren. Denken Sie auch daran, diese regelmäßig zu kontrollieren und nachzufüllen.

 

5. EMPFEHLUNG

Check-in und digitale Gästeliste

Der Check-in der Besucher sollte möglichst kontaktlos erfolgen, z. B. mit dem Scan eines Barcodes oder QR-Codes auf dem Ticket. Eine professionelle digitale Gästeliste bietet viele Vorteile und ist in Zeiten von Covid-19 fast unerlässlich, da man jederzeit Auskunft auf die folgenden Fragen geben kann:

  • Während der Veranstaltung: Wie viele Personen sind aktuell anwesend?
  • Nach der Veranstaltung: Wer hat tatsächlich teilgenommen?

Weitere Informationen zum Thema Check-in finden Sie in unserem Artikel „Warum der elektronische Check-in von Teilnehmern für jede Veranstaltung unverzichtbar ist“.

 

6. EMPFEHLUNG

Information der Besucher vor Ort

Neben der Vorabinformation der Teilnehmer über das Teilnehmermanagement ist auch die Information am Tag der Veranstaltung unerlässlich. Vor allem am Eingang sollten Sie noch einmal deutlich auf die Sicherheitsmaßnahmen und Abstandsregeln hinweisen. Auch der Moderator der Veranstaltung sollte vor allem zu Beginn, aber auch vor und nach Pausen, charmant auf die Vorkehrungen und Regeln hinweisen.

Die folgenden Hinweise erachten wir als essentiell:

  • Einhaltung des Mindestabstands von 1,5 Metern
  • Allgemeine Hygienerichtlinien wie Händedesinfektion
  • Verhalten in speziellen Bereichen der Veranstaltung (z. B. Sanitäranlagen)
  • Information, in welchen Bereichen das Tragen von Mund-Nasen-Schutz vorgeschrieben ist (z. B. bei der Speisenausgabe).

 

7. EMPFEHLUNG

Mund-Nasen-Schutz

Das Mitführen des Mund-Nasen-Schutzes ist für alle Teilnehmer einer Veranstaltung verpflichtend, da dieser dann eingesetzt werden kann, wenn das Einhalten des Sicherheitsabstandes nicht mehr möglich ist.

Der Veranstalter sollte zusätzlich ausreichend Mund-Nasen-Schutz am Eingang und an neuralgischen Punkten zur Verfügung stellen sowie eine fachgerechte Entsorgung gewährleisten.

 

8. EMPFEHLUNG

Regelungen für sanitäre Einrichtungen

Damit der Mindestabstand in den Sanitäranlagen jederzeit gewährleistet werden kann, sollte der Zugang zu diesen durch Personal und/oder Einrichtungen (z. B. Bodenmarkierungen, Schranken etc.) gesteuert werden.

Wenn notwendig müssen WC-Kabinen, Urinale und Waschbecken gesperrt werden, wenn nur dadurch der Mindestabstand eingehalten werden kann. Die regelmäßige Kontrolle, Reinigung und Desinfektion der sanitären Anlagen sollte in einem engeren Zeitintervall als üblich erfolgen.

 

9. EMPFEHLUNG

Vorkehrungen bei der Ausgabe von Speisen und Getränken

Speisen und Getränke sollten im besten Fall vorportioniert und verschlossen angeboten werden. Bei der Ausgabe von offenen Speisen sind Schutzwände aufzustellen, Hygiene- und Abstandsregeln einzuhalten und es ist der Mund-Nasen-Schutz einzusetzen.. Es darf keine Selbstbedienung durch die Besucher erfolgen. Neben der Planung der Umsetzung sollten Sie die Durchführung auch kontrollieren und dokumentieren.

 

10. EMPFEHLUNG

Nach der Veranstaltung

Nach Abschluss der Veranstaltung haben Sie in Ihrem professionellen Teilnehmermanagement die Anwesenheitsliste datenschutzkonform gespeichert. Das bedeutet, Sie haben eine Liste aller tatsächlich auf der Veranstaltung anwesenden Personen – im Gegensatz zur Liste der angemeldeten bzw. eingeladenen Personen. Sie haben somit eine lückenlose Dokumentation der Anwesenheit, wie von den Behörden vorgeschrieben.
Im Ernstfall kann der Covid-19-Beauftragte Ihrer Veranstaltung die Kontaktdaten der Teilnehmer nach behördlicher Aufforderung an die Behörde weitergeben. Die Behörde übernimmt im Fall einer im Nachgang Ihrer Veranstaltung festgestellten Covid-19-Infektion die Nachverfolgung der Teilnehmer. Siehe auch unser Artikel „Warum der digitale Check-in von Teilnehmern für jede Veranstaltung unverzichtbar wird“.

 


 

WEITERFÜHRENDER ARTIKEL

Vor der Durchführung Ihrer Veranstaltung, sollten Sie sich auch die Sicherheitstipps für die Planung ansehen. Dafür empfehlen wir unseren Artikel „Covid-19: Die 5 wichtigsten Maßnahmen für die Planung sicherer Veranstaltungen“.

Autor: Manfred Machacek

Autor: Manfred Machacek

Manfred Machacek ist bei Invitario für die Website, Webinare und das Magazin zuständig. Er ist seit vielen Jahren in der Eventbranche tätig und besonders auf das Thema Covid-19 spezialisiert.

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